企業檔案信息化探究

黃柳聰

摘要：本文主要圍繞企業檔案信息化進行研究，通過展示企業檔案信息化資源建設的成果形式，明確企業檔案信息化建設的原則，進而確定了企業檔案信息化資源建設的主要措施，最終引出對檔案信息化建設的幾點思考。

關鍵詞：檔案；信息化；資源建設

當前，信息化已經成為社會發展的必然選擇，是繼工業化之后生產力發展的一個全新階段，它對經濟社會的發展及至整個人類文明產生著巨大影響，在檔案工作中，“信息化”的作用也越來越凸顯，特別是在信息化最活躍的企業，“檔案信息化”更成為擺在企業檔案部門面前的一個重要課題。

一、研究背景

企業檔案信息化建設是企業信息化的重要組成部分。企業檔案信息化調研現狀分析表明，企業信息化的加速發展，必然要求企業檔案信息化。近年來，廣東省企業信息化和電子商務發展較快，尤其是大型企業的信息化，已經從簡單的數據處理發展到實現企業資源計劃信息化，將信息技術應用到了研制和生成的全過程，有力地推動了信息技術對傳統產業的改造和提升。

從長遠來看，信息時代下的檔案工作如果不實現信息化，將可能出現“斷檔”現象，進而影響企業的可持續發展。現代企業特別是已經實現無紙化辦公的企業，如果不能充分認識到檔案信息化建設的重要性和緊迫性，不僅會使檔案管理與其他各項工作脫節，還有可能造成大量已生成電子文件的流失，導致文件歸檔不齊全、不完整甚至“斷檔”，給企業的可持續發展造成無可挽回的損失。

二、企業檔案信息化資源建設的成果形式

根據目前企業檔案信息資源的主要內容，企業檔案信息化資源建設首先應形成以下成果形式：

（一）館（室）藏檔案目錄（包括文件級和案卷級）數據庫；

（二）數字化檔案數據庫；

（三）照片檔案數據庫；

（四）多媒體檔案數據庫；

（五）本企業的發明、專利檔案數據庫；

（六）本企業的資產、資質證照數據庫；

（七）根據企業生產、經營、管理需要構建的專題知識庫。

上述數據庫、知識庫，都屬于對象數據庫，是針對企業檔案資源來建立的，是企業檔案部門的主要管理對象，也是企業檔案部門提供服務的資本和財富，因而是企業檔案信息化資源建設的核心內容。

三、企業檔案信息化建設的原則

企業檔案信息化建設應堅持以下原則：

（一）整體規劃，同步建設

企業要將信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案，堅持檔案信息化建設與企業信息化建設同步的原則。企業檔案部門應加強與企業信息化建設主管部門的聯系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統納入企業信息化系統之中，實現檔案管理系統與企業信息系統的無縫鏈接。

（二）善用技術，注重管理

企業檔案信息化必須堅持技術與管理并重的原則。以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新。信息技術應用要服從和服務于企業管理的需要和企業信息化建設進程的整體要求。

（三）資源為本，服務為上

檔案資源建設是企業檔案信息化建設的基礎和核心，應該以“集成管理”為理念，以電子文件歸檔管理為首要任務和重點，以數字檔案館系統信息化建設為基礎，以網絡信息資源采集為必要補充。開展企業檔案信息化建設，必須堅持服務為上的原則，開拓服務領域，創新服務機制，提高服務本領。

四、企業檔案信息化資源建設的主要措施

企業檔案的來源和存在形式不同，在進行企業檔案信息化資源建設時，也應采取不同的措施和方法：

（一）電子文件的歸檔與管理

1.明確電子文件管理系統的功能要求。電子文件的真實性、完整性、可靠性等屬性最終還是要依靠電子文件管理軟件來實現。電子文件管理軟件的設計應遵循頂層設計的理念，應具備比較完善的功能要求規范。

2.實行電子文件與紙質文件并存管理。電子文件作為一個新生事物，代表了一種方向和趨勢，但是由于技術問題及電子文件本身的特性，目前電子文件的法律憑證性還未得到認可、安全及長期保存問題還沒有得到根本性解決，在今后相當一個時期內，紙質文件和電子文件還會繼續并存。

（二）數字檔案館系統信息化建設

數字檔案館系統項目，是應國家檔案管理工作要求和適應公司十二五信息規劃的形勢下提出的。“十二五”時期，既是企業發展的戰略機遇期，更是企業檔案事業發展的黃金發展期。

數字檔案館系統信息化建設的總體目標定位為“一個平臺、兩個窗口、三個體系、四個中心”。

一個平臺：一個檔案管理信息化平臺。

兩個窗口：企業檔案展示窗口、企業全員服務窗口。

三個核心體系：檔案資源體系、檔案利用體系、檔案安全保管體系。

四個中心：檔案資源管控中心、檔案信息利用中心、檔案安全保管中心、檔案業務協作中心。

（三）網絡信息資源的采集

網上信息都是已經數字化的信息，而且包含著豐富的內容和知識，特別是與本企業相同或相關的其他企業的網上信息，可以通過互聯網或其他專用網絡進行搜集。為發揮企業檔案知識庫的作用，還需要不定期地將互聯網或其他網絡中零散、無序但對企業工作具有一定指導意義和參考價值的信息采集下來，如新聞、照片等，并按照統一的標準將信息及其元數據轉入到數據庫中。由于網絡信息資源內容龐雜，真實性、準確性、可靠性難以考證，這就要求企業檔案部門在采集時要嚴格堅持相關性原則，進行仔細的甄選。尤其要注意的是，由于網上采集到的信息隨意改動的機會比較大，采集時要將信息的版本、元數據及其相關的日志文件和背景信息都完整地記錄下來，并且作為信息文件的組成部分一起采集過來。

五、對檔案信息化建設的幾點思考

企業檔案信息化建設是一個動態的系統工程，需要各部門和檔案人員樹立一種“大檔案”的觀念，以科學發展為指導，建立既適應市場經濟需要，又適應現代化要求的一體化管理模式。

（一）領導重視是組織保障

企業領導者檔案管理的信息化意識水平直接決定了是否會進行信息化建設以及信息化的深度和廣度。尤其是主管檔案工作的領導，通過了解檔案工作現狀，明確檔案信息化的建設目標，并為之提供人才、技術、資金保障，才能推動檔案信息化建設的不斷發展。

（二）檔案管理人員的素質是關鍵

企業檔案信息化必須依賴于檔案人員素質的提高。致力于建設一批德才兼備、精干高效、勇于高拓創新的檔案人才隊伍，這是企業檔案工作創新的保證，也是檔案持續發展的根基。

（三）建設獨立的數字資源庫是難點

目前電子文件存儲隨時間的推移，遇到許多問題，檔案信息化建設的重點是數字檔案資源庫，目前，國內大多數的數字檔案資源庫都是以紙質檔案管理目錄為中心的，少量的電子文件原文，用一個ID隨機碼掛接在目錄上，離開目錄和軟件便找不到電子原文。而完善的數字檔案館的檔案庫是基于獨立資源集合基礎上的可以幾十年穩定不變的獨立實體，通過一定規范將電子文件分層分包存儲，并有一個像Windows資源管理器那樣的查詢管理視圖，檔案管理員可以脫離軟件系統和目錄進行管理、遷移、保存。

（四）增強保密意識是構筑企業檔案信息化的安全保障

檔案管理人員必須要有保密意識，認真地對檔案信息作出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。同時，在現代信息社會中樹立高度的安全意識，有效地防止人為的干擾破壞，注意防毒殺毒，確保檔案信息的安全性和完整性。

（五）加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件

檔案信息化標準規范主要包括管理性標準規范、業務性標準規范和技術性標準規范。其中，管理性對電子文件檔案信息進行管理的一套規劃，包括計算機安全法規與數字檔案信息資源合法化確認標準等，加強檔案信息標準化和規范化建設，為信息化建設提供必要條件。

（六）檔案管理創新是必由之路

檔案信息化不僅是技術上的改變，更重要的是管理觀念、方式和方法，甚至是整個管理模式的變革和創新。要解決檔案信息化建設的各種障礙，關鍵在于管理創新。檔案部門要根據企業信息化建設的實際，改革檔案的形成、流轉、處置和監控制度，收集、歸檔、鑒定制度，以及安全管理與責任追究等規章制度，才能適應企業發展，開創檔案管理的新局面。

參考文獻：

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[2]湯雷，熊婭，周淑琴，《企業檔案信息化建設的思考》[J]，《機電兵船檔案》，2012（1期），44-45