檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

林志謀

摘要：新時代下，檔案信息化建設已提上事業單位檔案管理工作的議事日程。原始的保存方法非常的麻煩，查找困難，且不夠準確，不夠統一。想要管理好企業的檔案，就必須跟上時代的步伐，與時俱進，利用信息化建設，使檔案辦公自動化，讓檔案工作更加規范更加標準。

關鍵詞：檔案；信息化建設；檔案管理

隨著社會發展和科技進步，事業單位的各項工作開展也面臨新的挑戰和機遇。其中，以檔案管理工作表現最為明顯。目前，很多地方檔案管理部門已把檔案目標管理考評工作列為機關事業單位一項非常重要的日常工作。傳統的檔案管理工作方式已經不能適應新形勢的要求，檔案管理信息化建設已成為事業單位檔案管理工作的重點。只有在事業單位中不斷加快信息化建設步伐，才能保證跟上時代和社會發展的腳步，實現檔案較高的利用價值。

一、檔案管理信息化建設的必要性

傳統的檔案管理主要是紙質檔案的管理，隨著時代的發展和科技的進步，傳統紙質檔案在管理上的弊端已經逐漸顯現。紙質檔案的保管空間有限，并且會受到來自天氣的影響，引起文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等現象，每年都需投入較大的檔案保管經費。在實現檔案信息化管理之后，大量的檔案信息通過計算機軟件對檔案資料的收集，統計、分類、存儲等信息處理工作都變得方便有序，一方面節約了大量的空間，避免了各方面的浪費，從而更大程度保證了檔案信息的安全。檔案管理全面實現信息化之后，一方面需求者在獲得適當的權限之后，通過搭建的專業平臺就能夠方便、快捷地查詢到特定信息。另一方面，檔案管理工作可依托于互聯網在很大程度上實現遠程服務，資源共享。查詢或核實某方面檔案信息時，只要能夠出示合理的證明材料，就能夠獲取檔案信息資源，大大提高了檔案信息利用的時效性。實現了信息化的檔案管理，各類檔案信息都能夠通過互聯網進行搜索，一旦發現錯誤，便可以申請糾正，能夠在很大程度上提高檔案信息的準確性。

二、檔案信息化管理當中存在的問題

（一）檔案管理信息化理念未深入人心，缺乏對其建設力度

目前有一部分事業單位相關管理人員未能意識到信息化檔案管理的重要性，依舊采用傳統的檔案管理形式，并且由于相關領導及干部對信息技術的認識存在較大的偏見，認為要進行檔案管理信息化建設需要消耗掉大量的人力、物力以及資金的投入等，同時導致不論是單位領導還是各個部門的工作人員對檔案管理信息化建設都持有一種觀望的態度，嚴重的阻礙了檔案管理的信息化建設，嚴重之時對整個單位在未來道路上健康良好的發展具有較大的阻礙性。盡管在部分單位的檔案管理過程中，已經將信息化建設作為未來檔案管理的重要課題之一，但是往往在進行建立過程中只是對其有個表面的了解，并未對其進行深化管理或者健全完善，也尚未對此項工作的建設投入過多的精力。

（二）信息化建設的設備比較落后

在實際的檔案管理過程中缺乏相應的機器設備就不能稱為信息化建設。從整體單位檔案管理的常規工作中不難發現，其發展較為緩慢的重要原因是源于大部分的單位依然采用傳統的檔案管理設備，有些設備在現代化的生產生活中甚至已經被完全淘汰，并且由于設備的破舊，不僅在使用過程中容易產生故障，導致檔案管理工作不能正常運行，導致檔案信息的安全性、正確性及有效性均不能得到保障。

（三）檔案管理信息化建設缺乏專業的管理人員

任何工作的實施與管理都離不開人對其的執行力。對于現階段事業單位檔案管理工作來說，最重要的是缺乏既具備現代化信息技術知識以及綜合素質較高的專業管理人員。在現階段事業單位中的檔案管理人員大多是一些退休的老舊干部，盡管在管理檔案方面累計了豐富的經驗，但是對于信息技術的應用上嚴重匱乏，工作效率較低。

三、檔案管理信息化建設的方法和策略

（一）加強對于館藏紙質檔案的數字化建設

傳統的檔案管理形式主要是通過對所登記檔案信息進行備案記錄，整理為紙質檔案并進行收藏管理。隨著現代化技術在各個領域的應用，為人們的生活帶來了極大的便利。檔案管理工作應當有觸痛的紙質檔案逐步轉變為數字信息化的一種數據，而數字化處理不僅能夠便于檔案的整理及保存，同時還是進行檔案信息化建設的主要因素。首先檔案管理人員要進一步對現有的紙質檔案，根據不同種類及不同部門的資料信息進行分類，并對分類好的檔案信息進行整理，其次將一些需要做永久性保留的檔案信息進行數字化處理，避免日后由于時間及空間上的變化導致檔案信息的丟失，從而不能保障檔案信息的完整性。

（二）加大對檔案管理的資金投入

不論是工程項目還是企業管理，之所以能夠順利進行下去是由于各個單位對其投入了大量的人力、物力以及資金等。檔案管理工作也一樣，為了能夠及時的更新老舊設備，有足夠的資金引入高新技術，必須要加大對檔案管理的資金投入。首先，可以在相關部門的大力支持之下，積極的引進現代化的管理設備，將原有的計算機、掃描儀以及打印機等檔案管理的必備物資進行更換。但是，需要注意的是在更換設備之后，工作人員要對原有的數據保存下來，并轉移到新型的設備進行有效的分類整合。

（三）加強檔案管理工作人員的培訓力度

為了能夠完全適應現代信息化建設的潮流，也為了能夠保障檔案管理信息化建設工作能夠順利的進行，就需要在加大資金投入以及轉變管理形式的同時，不能忽視對管理人員相關專業培訓等工作。相關部門要在單位內部定期進行先進技術及先進知識的培訓教育工作，充分調動單位工作人員對于學習新技術與新知識的積極性。制定相關的考核機制，對參加培訓的相關人員實行考核，檢驗工作人員的學習成果，以便盡快的將所學知識應用到實際的管理工作中。

四、結語

總之，相關檔案的管理部門都必須要引起相應的重視和關注，從而不斷的對檔案管理的流程進行完善，以及對硬件的建設進行不斷的加強，從而不斷的對檔案管理的工作能夠更快更高效的發展進行推動，最終實現信息資源的共享以及對信息資源的有效利用進行保證。

參考文獻：

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