淺析檔案管理在高校管理中的作用

摘 要：現(xiàn)如今，高校中檔案管理十分關(guān)鍵。檔案管理其所包括的信息十分多樣，比如教學(xué)、科研、活動(dòng)、后勤、建設(shè)等多種活動(dòng)，而且還給學(xué)校中一些決策提供了可靠的依據(jù)。因此，為了使高校中管理的更為科學(xué)化，必然要加強(qiáng)高校中檔案管理工作，并將檔案管理工作納入高校工作者日常管理項(xiàng)目當(dāng)中。

關(guān)鍵詞：檔案工作 高校管理 作用

一、檔案管理在高校管理中的作用

1.促進(jìn)高校教學(xué)的發(fā)展

高校的教學(xué)檔案大多數(shù)都是與高校中教學(xué)實(shí)踐和研究的材料，與此同時(shí)也為管理高校現(xiàn)在的發(fā)展和未來發(fā)展的走向提供了一些很有價(jià)值的依據(jù)，因此高校的檔案則是高校中最為寶貴的一份資產(chǎn)。如果高校中忽略檔案工作，再遇到一些曾經(jīng)發(fā)生過的問題時(shí)，無法很快的找到其資料，解決問題，也無法更好的對(duì)教學(xué)工作進(jìn)行相對(duì)的改進(jìn)工作。因此，高校做好檔案管理工作，對(duì)于改進(jìn)教學(xué)工作以及提高高校中的管理質(zhì)量都具有很重大的作用和意義。[1]

2.高校教學(xué)質(zhì)量的提高

在高校檔案中可以很直觀的看到學(xué)校培養(yǎng)人才的全過程，得到的資料即準(zhǔn)確又完善。現(xiàn)代教師在研究教學(xué)方法的時(shí)候，可以參考這些檔案，對(duì)這些檔案進(jìn)行深入的了解和研究。例如，教師可以通過調(diào)用教學(xué)檔案查詢學(xué)生以前的試卷和學(xué)習(xí)成績(jī)，并且對(duì)試卷和學(xué)生出現(xiàn)的錯(cuò)題進(jìn)行研究。這種方法不斷可以為教師提供豐富的教學(xué)材料，同時(shí)還可以讓教師在教學(xué)實(shí)際過程中，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，能夠更好提升教學(xué)質(zhì)量。[2]

3.提高高校教師的教學(xué)水平

高校中每一位教師都有屬于自己的一套教學(xué)方式，對(duì)于一些資歷老、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的教師來說，可以將其教學(xué)的經(jīng)驗(yàn)以及所用到的方法總結(jié)在一起，成為一套檔案。不僅可以作為未來高校教師能夠參考的資料，還可以讓其他教師進(jìn)行傳閱。這樣的方法可以使其他教師豐富自己的教學(xué)水平以及教學(xué)方法，從而提升自身的教學(xué)能力，提高學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)等。

4.提升高校的品牌和影響力

高校是科學(xué)和文化、精英等集合的地方，有的時(shí)候，高校出現(xiàn)的人才就可以代表一所高校的形象，比如北京大學(xué)的李大釗、胡適等。這些在世界上都享有盛名的任務(wù)就是學(xué)校的人才檔案。除此之外，他們的所造成的成就不僅可以不斷提升高校在社會(huì)的形象，還為學(xué)校的學(xué)生們樹立良好的形象。因此，建立高校檔案不但可以將這所學(xué)校的師資力量和科研力量表現(xiàn)出來，還可以通過這些名人提高這所高校的名譽(yù)和影響力。因此，高校中檔案管理尤為重要。

二、高校檔案工作存在的問題

1.檔案管理和改革不匹配

現(xiàn)如今，很多高校都進(jìn)行改革，但是改革方向和檔案管理不匹配。高校的改革主要體現(xiàn)在辦學(xué)體制、管理體制方面，高校都進(jìn)行相互合并和重組，不斷將高校的規(guī)模變大，而且所包含的系、專業(yè)越來越廣泛。因此，綜合性的辦學(xué)格局漸漸的顯示出來。與此同時(shí)，這樣的格局也導(dǎo)致高校中檔案管理工作變得多層次，也變的尤為復(fù)雜和多變。如果對(duì)其不進(jìn)行合理化的修改，那么就不能形成高校中統(tǒng)一的管理模式和指標(biāo)，因此管理和改革顯得不匹配。

2.不重視高校管理工作

現(xiàn)在很多高校中的管理人員都不重視檔案管理工作，對(duì)高校檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)和理解。在高校工作人員看來，高校最重要的就是教學(xué)和科研，檔案管理只是微不足道的一部分，在工作當(dāng)中不需要浪費(fèi)的精力，還有很多高校工作人員，雖然在高校中口頭宣傳檔案管理的重要性，但是從不把檔案管理工作落實(shí)到實(shí)處，同時(shí)也沒有制定相關(guān)的管理規(guī)章。這樣就將一些反應(yīng)高校教育規(guī)律和特點(diǎn)的材料、檔案無法按時(shí)收入到檔案中，無法保證檔案的完整度以及安全性無法得到保障。

3.缺乏必要的硬件設(shè)施設(shè)備

現(xiàn)如今學(xué)校的檔案越來越多，也變得尤為復(fù)雜，如果只是用傳統(tǒng)的人工管理方式，不但容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，同時(shí)在工作效率無法跟上現(xiàn)代高校檔案管理。但大多數(shù)高校在當(dāng)今還是沒有使用現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，檔案就容易損壞和缺失。除此之外，學(xué)校在檔案管理的設(shè)施設(shè)備投入資金較少，基礎(chǔ)條件不好，所以無法滿足現(xiàn)代高校檔案管理的需求。[3]

三、高校檔案管理的措施

1.總體特點(diǎn)提高學(xué)校管理工作人員的檔案意識(shí)

高校的工作人員需要加強(qiáng)檔案管理的意識(shí)和水平，重視檔案管理工作。多多向工作人員和學(xué)校師生宣傳檔案管理的重要性，激起他們的積極性。管理工作人員同時(shí)還要意識(shí)到學(xué)校檔案是管理當(dāng)中至關(guān)重要的部分，他還能夠在一定程度上提高學(xué)校的可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，檔案管理工作人員加大投入的力度，全力指出檔案管理工作。

2.提高檔案管理人員的能力和素質(zhì)

高校中檔案管理人員的能力以及素質(zhì)直接關(guān)聯(lián)到管理的成效，必須對(duì)其進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容要對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，還要對(duì)其職業(yè)道德進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)。從根本上提高其能力以及素質(zhì)，使其產(chǎn)生積極的思想。嚴(yán)格要求其在工作上認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，實(shí)事求是，不能搞不正當(dāng)?shù)娜穗H關(guān)系，不負(fù)責(zé)任。將工作的能力和薪資獎(jiǎng)金掛鉤，制定合理的獎(jiǎng)懲制度。這樣才能不斷完善高校中檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]吳曉琴.淺議高校人事檔案在人力資源信息化管理中的作用[J]. 中國管理信息化，2013（6）：66-77

[2]徐霞.淺析規(guī)范檔案管理在推進(jìn)高校學(xué)生精細(xì)化管理中的作用[J].都市家教：下半月，2013（6）：124—124

[3]蔡躍江，楊丹.高校人力資源檔案管理的作用績(jī)效、動(dòng)力來源與建設(shè)策略[J].檔案學(xué)研究，2012（2）：39-42

作者簡(jiǎn)介

楊小彤 出生年月（1972-）性別：女 民族：漢族 籍貫：山東省濟(jì)南市，學(xué)歷：本科 研究方向：檔案管理方向。