淺析檔案管理在高校管理中的作用

摘 要：現如今，高校中檔案管理十分關鍵。檔案管理其所包括的信息十分多樣，比如教學、科研、活動、后勤、建設等多種活動，而且還給學校中一些決策提供了可靠的依據。因此，為了使高校中管理的更為科學化，必然要加強高校中檔案管理工作，并將檔案管理工作納入高校工作者日常管理項目當中。

關鍵詞：檔案工作 高校管理 作用

一、檔案管理在高校管理中的作用

1.促進高校教學的發展

高校的教學檔案大多數都是與高校中教學實踐和研究的材料，與此同時也為管理高校現在的發展和未來發展的走向提供了一些很有價值的依據，因此高校的檔案則是高校中最為寶貴的一份資產。如果高校中忽略檔案工作，再遇到一些曾經發生過的問題時，無法很快的找到其資料，解決問題，也無法更好的對教學工作進行相對的改進工作。因此，高校做好檔案管理工作，對于改進教學工作以及提高高校中的管理質量都具有很重大的作用和意義。[1]

2.高校教學質量的提高

在高校檔案中可以很直觀的看到學校培養人才的全過程，得到的資料即準確又完善。現代教師在研究教學方法的時候，可以參考這些檔案，對這些檔案進行深入的了解和研究。例如，教師可以通過調用教學檔案查詢學生以前的試卷和學習成績，并且對試卷和學生出現的錯題進行研究。這種方法不斷可以為教師提供豐富的教學材料，同時還可以讓教師在教學實際過程中，總結經驗，能夠更好提升教學質量。[2]

3.提高高校教師的教學水平

高校中每一位教師都有屬于自己的一套教學方式，對于一些資歷老、教學經驗的教師來說，可以將其教學的經驗以及所用到的方法總結在一起，成為一套檔案。不僅可以作為未來高校教師能夠參考的資料，還可以讓其他教師進行傳閱。這樣的方法可以使其他教師豐富自己的教學水平以及教學方法，從而提升自身的教學能力，提高學生的學習成績等。

4.提升高校的品牌和影響力

高校是科學和文化、精英等集合的地方，有的時候，高校出現的人才就可以代表一所高校的形象，比如北京大學的李大釗、胡適等。這些在世界上都享有盛名的任務就是學校的人才檔案。除此之外，他們的所造成的成就不僅可以不斷提升高校在社會的形象，還為學校的學生們樹立良好的形象。因此，建立高校檔案不但可以將這所學校的師資力量和科研力量表現出來，還可以通過這些名人提高這所高校的名譽和影響力。因此，高校中檔案管理尤為重要。

二、高校檔案工作存在的問題

1.檔案管理和改革不匹配

現如今，很多高校都進行改革，但是改革方向和檔案管理不匹配。高校的改革主要體現在辦學體制、管理體制方面，高校都進行相互合并和重組，不斷將高校的規模變大，而且所包含的系、專業越來越廣泛。因此，綜合性的辦學格局漸漸的顯示出來。與此同時，這樣的格局也導致高校中檔案管理工作變得多層次，也變的尤為復雜和多變。如果對其不進行合理化的修改，那么就不能形成高校中統一的管理模式和指標，因此管理和改革顯得不匹配。

2.不重視高校管理工作

現在很多高校中的管理人員都不重視檔案管理工作，對高校檔案管理工作缺乏認識和理解。在高校工作人員看來，高校最重要的就是教學和科研，檔案管理只是微不足道的一部分，在工作當中不需要浪費的精力，還有很多高校工作人員，雖然在高校中口頭宣傳檔案管理的重要性，但是從不把檔案管理工作落實到實處，同時也沒有制定相關的管理規章。這樣就將一些反應高校教育規律和特點的材料、檔案無法按時收入到檔案中，無法保證檔案的完整度以及安全性無法得到保障。

3.缺乏必要的硬件設施設備

現如今學校的檔案越來越多，也變得尤為復雜，如果只是用傳統的人工管理方式，不但容易出現錯誤，同時在工作效率無法跟上現代高校檔案管理。但大多數高校在當今還是沒有使用現代化的信息技術進行檔案管理，檔案就容易損壞和缺失。除此之外，學校在檔案管理的設施設備投入資金較少，基礎條件不好，所以無法滿足現代高校檔案管理的需求。[3]

三、高校檔案管理的措施

1.總體特點提高學校管理工作人員的檔案意識

高校的工作人員需要加強檔案管理的意識和水平，重視檔案管理工作。多多向工作人員和學校師生宣傳檔案管理的重要性，激起他們的積極性。管理工作人員同時還要意識到學校檔案是管理當中至關重要的部分，他還能夠在一定程度上提高學校的可持續發展。同時，檔案管理工作人員加大投入的力度，全力指出檔案管理工作。

2.提高檔案管理人員的能力和素質

高校中檔案管理人員的能力以及素質直接關聯到管理的成效，必須對其進行相關的培訓，培訓內容要對管理內容進行專業的指導，還要對其職業道德進行相關的培訓。從根本上提高其能力以及素質，使其產生積極的思想。嚴格要求其在工作上認真負責的態度，實事求是，不能搞不正當的人際關系，不負責任。將工作的能力和薪資獎金掛鉤，制定合理的獎懲制度。這樣才能不斷完善高校中檔案管理工作。

參考文獻

[1]吳曉琴.淺議高校人事檔案在人力資源信息化管理中的作用[J]. 中國管理信息化，2013（6）：66-77

[2]徐霞.淺析規范檔案管理在推進高校學生精細化管理中的作用[J].都市家教：下半月，2013（6）：124—124

[3]蔡躍江，楊丹.高校人力資源檔案管理的作用績效、動力來源與建設策略[J].檔案學研究，2012（2）：39-42

作者簡介

楊小彤 出生年月（1972-）性別：女 民族：漢族 籍貫：山東省濟南市，學歷：本科 研究方向：檔案管理方向。