數字化檔案文件格式選擇的基本要求

吳冰云

摘 要：檔案事關一個人的重要信息，它也是伴隨一個人一生的重要問文件，真可謂事關重大。它的真實性和長久保持性都要求數字化檔案文件的格式相對穩(wěn)定和它的環(huán)境相對安全穩(wěn)定，能夠長期不變和被保存。如果文檔的文件格式容易變化，容易被改變，或者是文件格式一遭受到破壞，或者被人惡意的損壞，就可能使檔案的安全受到威脅。所以對數字化檔案文件的選擇要特別謹慎，要堅持這些最基本的原則和要求。

關鍵詞：檔案文件格式；選擇；基本要求

隨著科學技術的發(fā)展，紙質版的檔案在人們處理問題、核實信息的過程中，呈現了它諸多的不足。紙質版檔案已經跟不上時代的步伐了。這就需要改變另一種模式，去實現檔案的管理和保存，這時候數字化檔案就出現了。數字化檔案的出現是互聯(lián)網進步的結果。是人類高科技的體現。數字化檔案可以有效的是實現檔案的長期性管理，它可以彌補紙質檔案的諸多不足，還可以提高人們對檔案管理的效率，可以保證全網檔案信息資源的充足、全面和系統(tǒng)，而且數字化檔案可以規(guī)避許多風險，真正實現檔案的長期保存和有效管理，對信息的管理意義重大。但數字化檔案文件的實現要求有適合它的文件格式，而且數字化文件格式又受諸多因素的影響，我們要全面綜合的去評估它，從而去選擇最合適的文件格式。

1 廣泛性

數字化檔案文件格式的廣泛性是指這種格式被廣大的商家和用戶使用，具有很大的通用性，廣泛的被大家采納。具體體現一個文件格式是不是具有通用性，就可以看它的數量，它被商家接受的程度，各個系統(tǒng)對這個文件格式的包容性，還有就是用戶獲取它的便利性。它能否被廣泛使用一個很大的程度，就取決于它的便利性，即是否可以更好的為大家服務。數字化檔案的格式化最終目的就是要被廣大的用戶去利用，所以它的廣泛性是很重要的，只有這個文件格式具有通用性，在較為平常的環(huán)境下，就能夠打開使用。這樣它才會有市場，才會得到廣大用戶的支持。如果一個文件格式具有通用性，那么相信更多的系統(tǒng)都會盡可能的去適合那個文件格式，各個系統(tǒng)就會以這個文件格式作為規(guī)范，以求達到兼容。這樣他的系統(tǒng)才能發(fā)展起來。技術是否開放性，必然會影響到一個文件格式的通用性，如果一個文件格式的技術是開放的，那么它的通用性肯定就很大。如果一些文件格式是具有專利的，僅被少數人使用，那么它的通用性是會受到很大的限制。所以檔案的文件格式，技術的開放也是一個很重要的因素。所以數字化檔案文件格式一定要有廣泛性，被很多商家用戶使用，使用戶在較平常的環(huán)境下就能打開和使用。這樣數字化文件格式，才實現了它應有的價值。

2 保證文件的保真性

數字化檔案是把紙質的檔案數字化，也就是進行拷貝。而且檔案一定要保證它的真實性，內容絕對不可以失真，不可以泄露。所以選擇文件格式一定要保證文件的保真度，任何文件檔案進行數字化時，都會造成一定的失真。失真是不可以避免的，但是要把那個范圍控制到很小，文檔一定要真實。在數字化時切不可失真，這是文件格式最起碼要保證的，也是最基礎的，同時也是最重要的。數字化檔案的目的不同，對其保真的要求也不同。但檔案文件的保真度是明顯要高于其他文獻的。所以一定要控制失真的范圍，把失真率控制到最小。如果連檔案最起碼的真實和準確都保證不了的話，那么數字化檔案就失去了它原有的意義。

3 保證文件的大小

眾所周知，卷帙浩繁的檔案文獻，就算是精品中的數字化，也需要占據大量的存儲空間。而且檔案一年增加就特別多，逐年的累加，只會多，不會少。所以會需要大量的存儲空間，在剛起步的時候，可能覺得檔案存儲空間需求不是那么大。但是數字話檔案文件是需要長期保存的，它的累積量是驚人的。所以文件大小的選擇，十分的重要。使用不同格式的文件格式，它所占據的存儲空間的差別是非常大的。所以我們要盡量選擇一個文件檔案，但是它所需的存儲格式要盡量的小。而且對于音頻、視頻文件格式，里面的差別就越發(fā)的大。有時一個文件的大小，用不同的文件格式，其中最大的容量是最小容量的92倍。由此可見，選擇小的文件，是有多么的重要。而且對于同一種檔案文件，采用不同的壓縮方式，它所占據的存儲空間也相去甚遠。其最大占有空間比可以達到兩百比一。但是他們的視頻保真度卻相差不大，即效果差不多。需要值得注意的是文件格式的大小，不僅與它所采取的壓縮方式，它所選擇的文件格式有關，還跟數字化過程中有關參數的設定有關，比如圖像文件的分辨率、音頻文件的采樣頻率，還有某些文件格式的壓縮方式和壓縮比等等。而且文件的文件越小，它的保真度就可能不那么好，文件的大小是與保真度成反比的。所以，如果你對檔案的要求特別高，要求保證率特別高的話，那么它的文件就不能特別小。要根據具體情況具體分析。，要明確數字文件所能所允許的最大的范圍。在這情況下，盡量選擇所需空間小的文件。

4 檔案數字化的目的

檔案數字化的目的是為了長期的保存，但是為長期保存的目的，同時也存在兩種情況，一種是原件銷毀，用數字化檔案文件代替原件。當然這種檔案文件要求可以長期保存，且不失真。另一種就是原件不消毀，利用數字化制作一個復件。對于前一種情況，要求的保真性及長期保存性要遠遠高于后者，數字化檔案文件的目的不同，那么它所要求的文件格式類型也就不一樣。我們要根據檔案數字化的目的，去選擇，盡量適合它的文件格式。各種檔案的文件格式可以不一樣，但一定要是最適合的，可以讓用戶在較為平常的環(huán)境下就能夠打開使用。使它的普及性比較高，通用性比較強。檔案數字化的目的就是最大限度的發(fā)揮檔案資源的價值。對傳統(tǒng)檔案進行數字化，旨在為信息傳輸備貨，其意義不言而喻。所以，檔案對它的失真度及長期保存有著嚴格的要求，對文件格式的選擇極其嚴格，文件格式對檔案數字化的意義是非常重大的。

5 結語

數字化是檔案信息建設過程中一個非常重要的環(huán)節(jié)，它將紙質的各種信息如紙質檔案、圖片信息、聲音檔案等信息通過掃描、攝入、采集等方式轉化成數字化的文件。通過這項技術，可以極大的提高檔案信息的利用率。在這之前有許多歷史檔案老化，或者是保存不當、管理不當的原因，而遭受到毀壞。甚至有一些重要的檔案，現在已經不存在了。但是通過制作數字化副本來代替原來的紙質檔案。可以有效的保護重要歷史檔案免遭破壞。還可以避免各種自然災害給紙質檔案帶來的災害性后果。通過異地存放多種數字化檔案文件可以解決以前紙質檔案的諸多不足。但是，數字化檔案文件也需要選擇合適的文件格式，而且選擇合適的文件格式是受諸多因素的影響的。比如說文件的大小、文件格式的通用性、文件的保真性和文件的目的的影響等等，我們要根據數字化檔案的背景，去合理的選擇文件格式。使得數字化檔案文件可以最大限度的為人們服務，實現它的最大化價值。

參考文獻

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