如何高效做好辦公室行政事務工作

束必娟

摘要：辦公室行政管理工作的綜合性強，接觸面廣泛，既要起到各部門之間的橫向聯系，又要保障領導和下屬部門之間的承上啟下銜接任務，作為辦公室的行政事務人員必須要求很強的日常事務處理能力、較高的工作效率和良好的精神風貌。

關鍵詞：辦公室；行政事務；高效

辦公室的日常行政事務是瑣碎的、重復的服務性工作，辦公室的人員勞心又勞力，還會受一些委屈和埋怨，但辦公室的日常行政事務又具有很重要的地位，事關單位的工作成效和社會形象，所以必須高效認真的做好這些日常行政事務，為單位的正常運轉提供可靠保障。

一、辦公室行政事務概述

（一）辦公室的行政事務職能

辦公室在單位中具有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等六大職能。是溝通單位上下的重要的環節、發布政策傳遞信息的中間，還是領導做出決策的信息來源。辦公室是一個單位綜合職能和權利的集中體現，辦公室負責單位內部各部門之間工作協調關系，接觸面廣泛，既要起到各部門之間的橫向聯系，又要保障領導和下屬部門之間的承上啟下銜接任務，作為職能部門還要參與日常的政務工作；其次，辦公室的服務對象面寬，會議安排、客戶接待、宣傳安排、后勤保障等等大大小小的事都有辦公室參與其中，工作的事務內容及其的多而復雜。因此，作為辦公室的行政事務人員必須要求很強的日常事務處理能力、較高的工作效率和良好的精神風貌。

（二）辦公室日常行政事務在單位行政管理中的重要地位

辦公室是一個單位的窗口，體現了一個單位的綜合素質，也代表了一個單位的外面形象，其地位是特殊的，其作用是非常重要的。辦公室是一個綜合的、全面的辦事機構，大量地聯系上下的工作是通過辦公室及其工作人員來進行的，這些日常行政事務工作不僅僅代表和影響一個單位的行政管理，而且直接影響到單位的社會形象和威信。從單位的內部來看，業務部門之間的及時溝通、準確銜接，都要靠辦公室綜合協調處理解決。只有充分認識到行政管理工作特定的位置和職能，才能促進辦公室的各項工作有序開展。

二、提高辦公室行政事務高效運轉的方法

（一）人是確保部門工作高效的關鍵

在辦公室管理工作中做什么、怎么做是一件最簡單的工作任務，做好人事或人的職責人的問題才是最重要的，職責人的問題也是行政管理中的共性問題。要做好辦公室的日常行政事務首先要有一批素質高、作風正、原則強、服務優的辦公室工作人員，其次作為辦公室的管理者需要一定的管理技巧，既要博得下屬的尊敬和信任，還要能確保工作任務的執行效率和規范。管理者切忌對人過于親近或過于寬厚或過于冷淡或過于嚴格，管理人員是領導者而不是專注事務的一般工作人員。

（二）對辦公室工作進行有效分派

辦公行政事務有一個存在的通病問題，就是能干的人老實的人做的事情就多，越做事情越多整體被日常的文書工作搞得暈頭轉向，不利于工作完成的高質量和高效率。作為管理者要嘗試適當的委派任務，讓辦公室的其他人員參與進來，讓別人和你一起來為完成某項工作任務而共同努力，分享任務目標達成的成就感，既可以節省時間，又可以使下屬得到充分鍛煉。逐步地建立一整套切實可行的辦公室計劃制度，這樣就會使辦公室形成一個良好的秩序。

（三）用盡可能少的時間辦盡可能多的事

辦公室的日常工作重復很多，大事小事可有可無的事情也很多，如何能管理得當運籌帷幄做好計劃，就有可能減少很多無意義的時間，具體做法是對今天需要完成的工作考慮三個方面的問題：首先是這項工作能不能不做或者是能不能取消？一些對日常工作不會帶來任何影響的事務，就可以停止不做。其次是考慮這項工作是否可以替代或者是否可以和其它工作一起做，這就需要我們經常梳理要做的工作，看看是否能把一些重復的類似工作合并起來一起做，以提高辦事的效率。因此作為辦公室的管理者一定要成為一個有效的時間管理者。

三、保障辦公室行政事務高效運轉的措施

（一）辦公室行政事務實行精細化管理

行政事務辦公室經常出現機構臃腫、人浮于事、浪費時間的現象，就是缺少精細化管理制度。辦公室工作量化管理就是采用定性、定質和定量的方式對需完成的工作進行界定和確認，測量與評定工作效率避免較強的主觀性，好動靜結合制定辦公室工作標準、工作定額標準和工作分類標準，并建立起一套切實可行的制度并堅持下去。

（二）權責相稱提高行政事務人員的士氣

適當把工作授權給能勝任工作職責的那些人，讓能勝任工作的那些骨干工作人員充分發揮主動性、積極性和創作性。日常工作事務要出成果就必須了解每個工作人員的性格特點和能力特長，讓每個參與者對自己的工作權責清晰，才能有效發揮所長提高效率。作為被授權人應該清楚自己被授權的權利和職責以及必須要承擔的義務，從而才能更好地勝任自己所負責的工作。作為辦公室行政事務的管理人員不能猶豫自己心理上的不純思想而不肯授權與人，害怕自己的不足會暴露出來，害怕競爭，擔心失去信譽和在同事中的地位形象。這種保守的心理往往會導致部門整齊的效率低下，工作成效低下，并使辦公室的員工士氣低落。

（三）對行政事務人員進行有效溝通交流

溝通交流是辦公室管理者與下屬之間進行某種個人感情信息交流的過程，作為被溝通者對發出信息確認已被接收并能準確理解，選擇合適的溝通手段就接收信息者的情感、態度和感覺，就能達到溝通完成的目的。人際關系交流溝通成功與否，能夠有助于激勵工作人員盡可能有效的方式完成本職工作。溝通能有效必須是雙向的信息交流而不是單向的信息傳達或咨詢。

參考文獻：

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[2]周暢江.如何做好辦公室行政事務工作[J].現代企業文化，2010（08）：73-74.

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（作者單位：江蘇省鹽城市人力資源與社會保障局）