關于信息時代辦公室保密工作的思考

郝芳

摘 要：辦公室是辦事機構的主要場所，辦公信息量也不可估量。隨著信息技術蓬勃發展，辦公室保密工作也面臨一定壓力，因此信息時代下，如何順利開展辦公室保密工作是辦公人員需要重點考慮的問題。本文站在信息時代的角度，以供電公司為例，主要對現階段我國辦公室保密工作進行創新思考。

關鍵詞：信息時代 辦公室保密工作 思考

中圖分類號：F272.9 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）11-000-01

前言

信息時代不斷發展的前提下，我國辦公室人員在日常工作中出現了信息泄露現象，不僅對部門工作造成一定影響還給供電公司帶來一定經濟損失，如此一來導致了信息高速發展步伐緩慢，給辦公室工作人員帶來一定壓力，因此為了有效避免辦公室信息泄露現象出現，必須不斷強化辦公室人員責任意識以及風險意識，認識到加強對辦公室信息的有效保護是自身職責，所以需要在計算機設備配備前提下，積極做好保密工作，以此促進信息時代下辦公室相關工作的順利進行。

一、辦公室保密工作概念

保密是指不宜外界人員所知的信息，在通常情況下，國家法律法律會及時規定哪些使國家機密，比如軍事基地，軍事計劃等信息。對供電公司來說也是一樣，供電公司領導者會規定在公司發展過程中哪些是需要強加保護的辦公信息，如：投資計劃、項目開發、實施進度、項目銷售、經營運行等，這些信息和普通信息不同，他們具有很高的利用價值，因此這些機密信息具有一定的階段性。辦公保密工作就是負責這些信息的專門管理，保證供電公司在生產以及經營過程中依法進行的各項工作。

二、供電公司辦公室信息泄露的危害性

1.信息泄露影響供電公司競爭力提升

比如某供電公司在經營過程中會涉及到產品生產配方，生產步驟，客戶資料，財務計劃，投資計劃等相關信息，同時這些信息與公司生死存亡有著非常密切的聯系。這些信息一旦被競爭對象知道，對整個企業來說就是一個致命的打擊，不僅當前工作無法進行還因客戶信息泄露最終導致了大量客戶流失，其損失不可估量，嚴重的會導致公司破產。

2.信息泄露影響國家安全

比如項目開發計劃信息被泄露，導致公司項目計劃、投資失敗，資金鏈斷裂，公司生產以及經營狀況癱瘓，遭受嚴重打擊，辦公信息泄露造成供電市場動蕩，這對國家經濟建設帶來不利影響，因此在信息技術不斷發展情況下，我國辦公信息保密工作面臨著重大挑戰。

三、信息時代下辦公室保密工作創新思考

1.營造和諧良好的保密環境

由于供電公司辦公室有大量公司信息，同時這些信息與公司發展密切相關，一旦這些辦公信息被泄露，將給公司帶來巨大的經濟損失，強化辦公信息保密工作宣傳是很有必要，以此可以及時營造和諧良好的保密環境，有效提高公辦人員保密意識以及風險防范能力。比如供電供電通過加強對辦公信息保密工作的大力宣傳使員工認識到辦公信息保密工作的重要性，有利于促使辦公人員自覺遵守辦公保密工作管理制度，嚴格遵守辦公信息保密紀律。如此一來不僅增強供電公司辦公人員保密意識還積極促進人員專業水平進一步提升，這對公司未來發展起到了潛移默化的推動作用。在此過程中一定要告知辦公人員如何對辦公信息進行保密，比如在宣傳保密工作過程中要積極滲透辦公信息保密措施有關內容如：公司員工不得攜帶保密性資料以及檔案進行外出參觀，訪友等活動，若因工作原因需要攜帶辦公資料必須對其進行妥善保管，資料使用完之后及時帶回公司并放回原處；不得將會議活動，訪談記錄隨意擺放，必須將其放置在有利保密的地方；對任何會議，訪談活動形成的管理決策予以保密，由公司總經理或相關管理人員來安排傳達事宜，個人不得隨意傳達。同時還需要以知識競賽的形式來對公司辦公信息保密工作進行宣傳，及時借助多媒體，互聯網等現代化消息傳播手段來強化辦公人員保密意識，積極查出辦公信息保密漏洞，以此有助于及時發現泄密隱患，從而將辦公保密公司的精細化和嚴肅性得到最佳體現，有效避免了形式化現象出現。

2.加強對辦公軟件的科學管理

從源頭出發，比如加強對辦公過程中計算機系統以及信息處理軟件的有效管理，為了有效防止辦公信息泄露，供電公司管理高層要定期對辦公部門進行嚴格檢查，在檢查過程中突出重點，如目前人員辦公環境，重要文件、資料的保管，會議環境等，及時將公司內部局域網和保密系統進行隔離，實現對保密信息系統的分級管理，有效減少信息系統和其他軟件接觸。在保密信息管理中必須由專人對其妥善保管，對泄密系統活動的全過程監控，以此方式有效防止辦公信息遭到他人竊取。嚴格管理辦公區域內的傳真機和復印機，有必要對其設置密碼、指紋操作權限，從而防止不正當操作行為出現導致公司機密泄露。嚴格按照誰主管誰負責的管理原則，積極落實供電公司辦公信息保密工作管理制度，保證辦公區域電腦不混用，上網不泄密，強化信息保護管理。

3.謹慎使用存儲設備

在信息時代下，辦公移動存儲設備也呈現多樣化特征，同時移動存儲設備使用容易導致計算機系統中病毒，因此供電公司要求辦公人員必須謹慎使用移動存儲設備，在應用設備過程中重點其病毒影響。養成及時存儲，妥善保管的好習慣，同時指定專人對辦公存儲設備進行嚴格管理，禁止系統維修人員私自讀取辦公信息，對于需要淘汰的設備應該按照公司辦公保密工作規定，由專門的保密部門制定信息銷毀管理條例，這樣做可以保證公司辦公信息不被泄露。

4.及時查漏補缺

供電公司辦公人員要及時進行自我檢測，有助于查漏補缺，辦公區域內同事之間要互相借鑒，相互監督，強化日常辦公信息保密，針對公司目前對信息保密工作的管理情況積極提出創新想法，為辦公信息保密工作出謀劃策，從而最大限度保障供電公司辦公信息安全。

結語

營造和諧的辦公環境有助于及時形成和諧，安全的辦公氛圍，在信息時代下，為了保障公司信息的安全性必須強化辦公人員管理，提高人員保密意識，嚴格遵守誰主管，誰負責的辦公信息保密工作管理制度，實現對辦公信息的實時保護，以此最大限度避免信息泄露，這對供電公司穩定發展具有深遠意義。

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