淺析高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新要點(diǎn)

覃正納　劉迎春

摘要：文章在對(duì)目前高校檔案管理存在問(wèn)題進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出了高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新措施，并闡述了高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新的途徑，希望為高校檔案信息化管理工作的改革與創(chuàng)新提供一定的幫助。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化管理；改革創(chuàng)新

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2017）50-0024-02

一、前言

在信息時(shí)代環(huán)境下，高校檔案管理工作也逐漸向著信息化方向發(fā)展，檔案的管理方式逐漸從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，再到數(shù)字化檔案。對(duì)于檔案的管理，也從以人工和物理管理為主的方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案的自動(dòng)化、數(shù)字化管理方式。所以，高校檔案信息化管理緊跟信息化發(fā)展步伐，并在管理工作上已經(jīng)取得了初步的成果。不過(guò)，高校檔案管理在很多管理細(xì)節(jié)方面依舊存在不少的問(wèn)題。高校檔案信息化管理工作還要不斷地改革與創(chuàng)新，完成全面的、系統(tǒng)性建設(shè)成就檔案信息化，同時(shí)學(xué)習(xí)和充分利用信息化技術(shù)手段，不斷推動(dòng)高校檔案信息化管理工作的發(fā)展。

二、目前高校檔案管理存在的問(wèn)題

1.高校檔案管理觀念還很落后。一直以來(lái)，高校的工作重點(diǎn)一般都放在教學(xué)方面，忽視了檔案的管理工作。所以，高校檔案管理觀念落后，換句話說(shuō)，對(duì)檔案管理工作還不夠重視，其中，最直接的影響就是檔案管理需要的經(jīng)費(fèi)投入少，難以滿足正常的檔案管理工作需求，間接影響管理工作積極性。

2.高校檔案管理方法陳舊。高校檔案管理工作需要對(duì)相關(guān)資料加以收集、整理、歸檔、保管，所以檔案管理工作既單調(diào)又煩瑣，有時(shí)候整理的檔案量很大，若只是依靠人工作業(yè)無(wú)法提高效率，難以在約定時(shí)間內(nèi)完成資料整理。雖然目前高校已采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的管理，但也只能搜索以及查詢檔案的信息，無(wú)法真正地提升檔案管理工作效率。

3.高校檔案管理制度建設(shè)欠健全。現(xiàn)階段，一些高校檔案管理部門沒(méi)有真正地履行好自身職責(zé)，主要的原因是高校檔案管理制度欠健全。由于制度的欠健全，導(dǎo)致檔案管理較混亂，這不利于檔案管理工作發(fā)揮的應(yīng)有作用。

4.高校檔案管理人員素質(zhì)偏低。即使在高學(xué)歷、年輕化的今天，一些高校的檔案管理人員中，仍有不少人員還不是專業(yè)型技術(shù)人員。這些人員很多是從高校中其他一些部門抽調(diào)而來(lái)，有的屬“硬”安排來(lái)的，他們沒(méi)有受過(guò)專業(yè)的知識(shí)以及技能教育與訓(xùn)練，有的年齡偏大也不想接受培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)偏低，在一定程度上束縛了高校檔案管理推行檔案信息化管理方向發(fā)展。

三、高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新措施

1.轉(zhuǎn)變高校檔案信息化管理觀念。高校檔案信息化管理工作的改革與創(chuàng)新，需要現(xiàn)代化的管理理念，這也是信息化時(shí)代發(fā)展的新要求。所以，在高校開(kāi)展檔案信息化管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代的發(fā)展，轉(zhuǎn)變檔案信息化管理的理念，提高高校檔案信息化管理的前瞻性，進(jìn)一步推動(dòng)高校檔案信息化管理工作向前發(fā)展。高校檔案管理不僅僅是保存歷史、記載信息，更是對(duì)高校發(fā)展歷史的一種全方位記錄。因此在一所高校，只有檔案能夠詳細(xì)地反應(yīng)該所學(xué)校歷史發(fā)展進(jìn)程以及整體概況，才能夠?yàn)楦咝Ｉ罨母锾峁┲匾膮⒖己鸵罁?jù)。

2.進(jìn)一步優(yōu)化高校檔案信息化管理模式。信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的迅猛發(fā)展，極大地推動(dòng)了社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步，還使得高校檔案信息化管理模式得以改變。在高校檔案信息化管理過(guò)程中，最重要的是確保檔案資源的信息化建設(shè)。將信息化手段應(yīng)用在高校檔案管理工作中，將更明顯提升檔案管理工作效率，增加檔案管理工作的準(zhǔn)確性，并且更利于檔案保管。

3.健全完善高校檔案信息化管理制度。在高校檔案信息化管理過(guò)程中，管理制度不但能夠?yàn)闄n案管理工作提供一定的規(guī)則、約束以及指標(biāo)，還能夠保證檔案信息化管理工作的規(guī)范性和紀(jì)律性，有利于高校檔案信息化管理制度的進(jìn)一步健全與完善，是確保高校檔案管理工作整體效率得以提升的關(guān)鍵。由于高校檔案容量呈現(xiàn)不斷增加的趨勢(shì)，不斷健全自身的檔案管理制度，是現(xiàn)階段應(yīng)對(duì)高校檔案不斷增加、處理好檔案管理過(guò)程中各種問(wèn)題的關(guān)鍵之所在。

4.進(jìn)一步提升高校檔案信息化管理人員的素質(zhì)。高校檔案信息化管理工作要想順利以及高效地開(kāi)展，離不開(kāi)優(yōu)秀的管理人員。所以，要求高校檔案管理人員要進(jìn)一步提升自身的專業(yè)知識(shí)與技能，認(rèn)識(shí)到高校檔案及其檔案信息化管理對(duì)于高校的改革與發(fā)展的重要性，并不斷地提升自身保密意識(shí)。高校也要重視對(duì)于檔案管理人員的知識(shí)與技能培訓(xùn)，組織檔案管理人員進(jìn)行學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，確保檔案管理人員的個(gè)人能力得以提升，不但成為專業(yè)型人才，而且成為綜合型人才，確保高校檔案信息管理水平的進(jìn)一步提高。

四、高校檔案信息化管理工作改革與創(chuàng)新的途徑

1.緊跟信息化發(fā)展的步伐。在開(kāi)展高校檔案信息化管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)緊跟著信息化發(fā)展的步伐。高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合國(guó)家所制定的信息化發(fā)展戰(zhàn)略，從頂層設(shè)計(jì)來(lái)的整體性對(duì)高校檔案信息化管理進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，確保高校檔案信息化管理能夠緊密地結(jié)合國(guó)家信息化戰(zhàn)略布局，借助國(guó)家發(fā)展信息化技術(shù)的戰(zhàn)略，促進(jìn)高校檔案信息化管理工作的發(fā)展。在信息化環(huán)境之下，高校應(yīng)當(dāng)把教育管理工作和檔案管理工作緊密地結(jié)合，構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，確保高校檔案資源的進(jìn)一步電子化與數(shù)字化。應(yīng)當(dāng)不斷增加信息化建設(shè)的資金投入，為高校檔案信息化管理工作進(jìn)一步發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)保障，對(duì)高校內(nèi)的智慧服務(wù)系統(tǒng)進(jìn)一步的整合，通過(guò)合理利用信息化技術(shù)，不斷推動(dòng)高校檔案信息化管理工作的改革與創(chuàng)新。

2.推動(dòng)高校數(shù)字化檔案建設(shè)。在高校檔案信息化管理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)緊密結(jié)合信息化技術(shù)，進(jìn)一步挖掘高校檔案之中的信息資源，確保高校在進(jìn)行深化改革與戰(zhàn)略制定的過(guò)程中，擁有準(zhǔn)確、豐富、充足的參考信息。①對(duì)于高校檔案的設(shè)計(jì)，應(yīng)當(dāng)從頂層設(shè)計(jì)的角度出發(fā)，將高校中不同部門間存在的壁壘徹底打破，對(duì)整個(gè)學(xué)校檔案資源流向進(jìn)行統(tǒng)一的把握與管理，確保檔案管理更加的高效化與集中化。構(gòu)建檔案資源的數(shù)據(jù)信息中心和資源信息管理平臺(tái)，利用校園網(wǎng)平臺(tái)，確保檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共享，為高校檔案信息化管理提供有力的工具，服務(wù)于學(xué)校教育事業(yè)的發(fā)展，有利于教育質(zhì)量的提高。②不斷地促進(jìn)高校檔案信息化管理中檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，確保高校檔案信息化管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的目標(biāo)。③應(yīng)當(dāng)對(duì)于信息化資源進(jìn)行有效的儲(chǔ)備與管理。首先，應(yīng)當(dāng)確保信息化資源的備份工作做到位，特別是對(duì)于一些擁有較高價(jià)值的信息化資源，需要做好儲(chǔ)備工作。另外，還應(yīng)當(dāng)盡量地多儲(chǔ)備一些信息化資源，構(gòu)建相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保更多的信息化資源得以儲(chǔ)備，這樣才能確保高校檔案管理工作能夠更好的服務(wù)于高校管理工作。

3.構(gòu)建高校信息化檔案服務(wù)平臺(tái)。在高校檔案信息化管理的改革以及創(chuàng)新過(guò)程中，要應(yīng)用信息化思維模式，要能夠滿足用戶的需求，確保高校在深化改革以及開(kāi)展管理工作中能夠更加快捷地獲得優(yōu)質(zhì)檔案信息。因此，必須構(gòu)建信息化檔案服務(wù)平臺(tái)，借助于校園網(wǎng)、微博、微信等工具，確保高校檔案信息化管理工作能夠?yàn)楦咝Ｌ峁└涌旖莸姆?wù)。高校在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)借助于信息化發(fā)展的契機(jī)，構(gòu)建信息化檔案服務(wù)平臺(tái)，進(jìn)一步發(fā)揮出高校檔案應(yīng)有的作用。通過(guò)構(gòu)建信息化檔案服務(wù)平臺(tái)，能夠有效轉(zhuǎn)變高校檔案管理中存在的低效問(wèn)題，進(jìn)一步提升高校檔案信息化管理的質(zhì)量，為高校師生提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息化管理的過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)重視數(shù)據(jù)信息的安全工作。所以，既要確保高校檔案信息化管理工作中的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是安全的，同時(shí)還要對(duì)檔案進(jìn)行定期的備份工作，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失的問(wèn)題。高校檔案信息化管理工作，是檔案管理工作的發(fā)展需求，同時(shí)也是信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。通過(guò)采用信息化的管理手段，能夠顯著提升高校檔案管理的水平與質(zhì)量，為高校深化改革以及管理工作提供更加準(zhǔn)確與全面的信息參考。因水平有限，本文論述膚淺，只為高校檔案信息化管理工作提供參考。

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