加強建設工程檔案收集工作確保歸檔質量

牛繼來

摘 要：工程檔案是城建檔案的關鍵構成部門，其質量的優劣，直接關系到它的應用性能。為了保證項目檔案的存檔質量，一定要做好采集工作，掌握采集途徑，編制一套完整可行的操作程序。

關鍵詞：建設工程；檔案采集；歸檔質量；優化措施

建設工程檔案設計施工管理信息、施工技術信息、施工進程與造價信息、工程物資信息、工作記錄、施工試驗信息和檢查報告、施工質量驗收信息以及完工驗收信息等多種檔案。因為建設工程的信息采集面大、采集周期長、存在較強的專業性等特征，造成建設工程檔案信息歸檔質量偏低，影響到檔案歸檔的完善性、成套性以及系統性，還影響到后期檔案的有效使用。

1 保證建設工程資料歸檔質量的意義

1.1 提升建設工程資料歸檔質量是發揮檔案作用的前提

建設項目檔案直接反映了工程施工階段的全部內容，和工程后續的應用、運維等工作息息相關。所以，在建設項目檔案歸檔過程，進一步提升資料的歸檔質量，令檔案信息具備完整性、系統性以及標準性，還為資料的提供利用奠定良好的基礎。

1.2 對科學標準建設項目檔案管理任務有著較大的作用

建設工程的施工時間很長，且施工環節形成檔案信息的過程繁雜、數量很多、類型不同、業務性強，這給建設項目檔案采集、整合帶來了較大的阻礙[1]。建設項目檔案歸檔任務是建設工程檔案管理的關鍵內容與環節，提高建設項目檔案的歸檔水平，對科學標準建設工程檔案管理有著極大的作用。

2 建設項目檔案歸檔問題

2.1 文件信息歸檔不及時

因為建設工程存在施工時間長、人員變化大等特征，文件信息若歸檔不及時極易導致文件信息丟失，如此形成的檔案信息會缺乏完整性與系統性，極大影響到信息的提供利用服務效果。

2.2 少數資料無法以原件模式歸檔

文件信息無法以原件模式歸檔的主要原因在于：一方面，因為施工時間長原始信息沒能及時歸檔。在文件信息整理環節，僅能用復印件取代原件裝進案卷中。另一方面，施工企業沒有制作充足的原件以導致建設企業歸檔的文件信息僅能用復印件取代原件。檔案是檢查平整的基礎？，復印件不具備法律效力，如此會給單位帶來巨大的損失。

2.3 重視程度低，工作人員檔案意識弱化，歸檔資料不標準

在建設項目中，工作人員把主要精力投放在施工進程、施工質量以及施工目標方面，忽視了檔案管理的重要性[2]。檔案意識弱化，對工程完工信息的初始平整屬性了解不夠，忽視原始信息的形成與采集，造成原始信息內容記錄不真實、簽署不規范、書寫不滿足要求、表格不滿足標準、簽字潦草不明和代簽情況時常出現。

2.4 施工日志記載不合理

施工日志記載項目建設全過程，記載的內容重點包含施工工作的調度、隱蔽問題和處理狀況；安全施工與文明施工建設；技術質量情況、隱藏問題、處理狀況等。記載內容一定要確保連續與完整。現階段，施工日志的信息基本上空洞籠統，部分日志記載的文字潦草，明顯知道是事后補充的結果。該種施工日志無法準確、全面的體現施工生產和施工階段隱藏的問題與處理狀況，也喪失了記錄工作日志的意義。

3 加強建設項目檔案采集工作保證歸檔質量的措施

3.1 做好檔案編制單位工作人員專業訓練工作

能夠通過開設培訓班統一對工程建設、施工、監理機構檔案原及相關單位檔案管理者進行崗前訓練，經過培訓使其全面認識到建設工程檔案的關鍵性，清楚建設工程檔案的相關法律規范，了解城建檔案業務要求。同時嚴格把關培訓考察的關，寬進嚴出，測試達標發放崗位訓練合格證明[3]。在常規檢查中，需要檔案從事人員持證入崗，為確保建設項目的完整、精準，提升歸檔質量奠定良好的基礎。

3.2 學習業務知識，提升業務管理與業務能力

檔案管理質量的優劣，在一定程度上和檔案管理者有密切關系。而建設工程檔案的內容復雜，涵蓋面比較廣泛。如此就需要檔案管理者深入學習新的業務理論與技能，不僅要具備項目技術理論，還需具備建設工程檔案管理層面的專業理論，而且具備處理實際問題的技能。為此，能夠采用“走出去、引進來”的方法，使單位內部的部分業務精英走出去，引進有經驗的檔案管理者來加強互動，經過溝通學習兄弟企業在檔案管理工作中的優點及成功經驗，進一步補充、健全本單位工作人員的專業理論與能力，改進業務與管理理念，檔案工作人員的管理能力將會由此得到明顯提升，進而不斷提升管理效率，這樣還確保了建設工程資料的歸檔質量。

3.3 加強服務指導，提升資料歸檔質量

當前，有些建設工程檔案管理人員依舊墨守成規，一成不變，等待施工企業主動上交項目檔案，這樣必定造成建設工程檔案工作非常被動。建設工程檔案工作人員在思想觀念上，一定要努力克服資料采集難的畏難思想，積極動腦、愛崗敬業、充滿責任感，形成主動服務觀念，提高業務積極性和主動性，經過與建設單位進行互動，掌握檔案信息采集狀況第一手信息，為后期檔案整理、接收與提升歸檔質量打好基礎。施工單位在簽訂合同時應當進行項目資料記錄，檔案管理單位把項目分配給相關工作人員，業務人員按照項目資料定期到工程場地檢測指導，使服務工作更為有效。保證所有項目均有專業管理、全程監督、經常性項目指導。

此外，經過在建設工程施工環節不定期去現場監督、檢查建設企業、施工企業、監理機構是否有專業的檔案人員采集、整合項目檔案信息，采集的檔案信息是否完整、精準。特別是包含框架質量安全的檢驗報告、設計和變更、材料檢查、施工檢驗、隱蔽項目等文件信息的歸檔任務，一旦出現問題要立即處理，保證檔案信息的真實、精準、完整。

3.4 加強同各職能部門的溝通

首先，由建設項目質量監督部門嚴格審查項目資料的完整和準確，貫徹落實檔案專項驗收體制，需要建設企業在進行完工驗收前，一定要把施工信息按要求細分整理，并構成滿足標準的案卷后上交城建檔案館，實施預驗收審核，經業務部門工作人員認真審核項目檔案的內外與外在質量，審核達標后發放相關預驗收意見數，不達標的提出調整意見，責令限期調整。修改后達標的出具相關預驗收意見書，這樣建設企業才能夠進行完工驗收。其次，由市城鄉施工規劃部門工程項目管理機構把關，在辦理項目完工備案時，檢驗建設項目是否有相關驗收認可證明，否則不得備案。經過各職能部門的全力配合，為建設項目檔案歸檔帶來了科學的監督與制約保障，保證建設項目檔案可以按時完整、精準、系統的采集歸檔。

3.5 文件信息的采集貫穿于施工全過程

施工完工文件信息的采集、整合、歸檔與文件信息的移交要和工程立項準備、施工與完工驗收同時進行，文件信息要全面體現施工互動及項目具體狀況，歸檔的文件不能產生偽造及事后補編的情況，確保歸檔資料的標準性、系統性、準確性以及完整性。

4 結束語

綜上所述，在新時代背景下，建設工程檔案一定要掌握時代發展的趨勢，采用科學的措施，加強采集力度，保證工程檔案信息的完整、真實和精準，提高工程資料的歸檔質量，促使建設工程檔案總體質量的提升，更好為城市規劃、施工、管理服務。

參考文獻

[1]劉付英.以創新發展為引領提升歸檔管理水平——淺議貫徹落實《建設工程文件歸檔規范》[J].城建檔案，2017，（05）：25-27.

[2]周浩.加強業務指導認真貫徹《建設工程文件歸檔規范》[J].城建檔案，2017，（09）：9.

[3]唐海云，黃元發，賈建華.邵陽縣：農業開發辦對項目工程檔案管理實行“四同時”[J].檔案時空，2013，（12）：46.endprint