對(duì)檔案管理工作的探討

劉啟偉　潘麗莉　白凌

摘要 檔案作為重要數(shù)據(jù)的記錄載體，在細(xì)致分析數(shù)據(jù)時(shí)有著重大的參考作用，是數(shù)據(jù)分析的可靠依據(jù)。面對(duì)時(shí)代變化提出的新的要求，檔案管理工作也應(yīng)作出相應(yīng)的調(diào)整以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流。要想適應(yīng)現(xiàn)如今檔案管理新的發(fā)展要求，就要修正其存在的弊端。這樣才能保證檔案更加規(guī)范和安全。本文首先分析了檔案管理的作用，然后就檔案管理工作要點(diǎn)進(jìn)行闡述。

關(guān)鍵詞 檔案管理 工作要點(diǎn) 作用

一、檔案管理工作的重要作用

檔案既是歷史的記錄者同時(shí)也是未來的指引者，相關(guān)人員通過對(duì)檔案的查閱可以對(duì)企業(yè)未來的發(fā)展做出科學(xué)的規(guī)劃，因此檔案管理工作是具有重要意義的。

（一）行政管理作用

檔案管理也是行政管理工作的一部分，它為企業(yè)的各項(xiàng)規(guī)章制度的制定提供了管理的參考依據(jù)，況且想要制定有效的管理制度就需要依靠檔案來進(jìn)行參考，因此檔案在某些方面為管理工作提供了決策的依據(jù)。

（二）項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)作用

檔案詳細(xì)真實(shí)地記錄著企業(yè)的各種業(yè)務(wù)往來，它是有憑證和參考作用的。這種業(yè)務(wù)記錄為企業(yè)的管理提供了各種管理數(shù)據(jù)，各種項(xiàng)目上的檔案整理會(huì)給整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)提供了促進(jìn)的作用，也能不斷地提升項(xiàng)目的盈利和管理水平。

（三）企業(yè)文化作用

檔案是與企業(yè)文化息息相關(guān)的，它是企業(yè)文化的重要組成部分，它見證著企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)的發(fā)展做好記錄；同時(shí)它也是企業(yè)精神文化與價(jià)值觀的一種體現(xiàn)，記錄著企業(yè)的各種文化氛圍，一張張真實(shí)的照片，一段段真實(shí)的影像，都是企業(yè)真實(shí)的回憶，也是企業(yè)員工的珍貴經(jīng)歷，它凝聚著企業(yè)的向心力，因此它在企業(yè)文化中有著無可取代的作用。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問題

檔案管理工作在我國(guó)具有悠久歷史，提高對(duì)檔案管理工作的重視能夠加強(qiáng)其系統(tǒng)性和科學(xué)性。然而當(dāng)前的檔案管理工作存在一定問題和不足，需要管理者和工作人員進(jìn)行改正和完善。首先，落后傳統(tǒng)的檔案管理方式限制了檔案管理工作的高效推進(jìn)，沒有將檔案管理工作與現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行很好的整合，使檔案管理工作的效率大大降低而檔案管理工作的難度極大提升。也提高了對(duì)檔案信息進(jìn)行收集的難度。其次，當(dāng)前檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性和有效性，管理規(guī)范的缺失使得檔案管理工作發(fā)展受限。最后，缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)和高度重視，導(dǎo)致檔案管理工作方式單一、效能低下，服務(wù)形式落后，難以快速進(jìn)行檔案信息的查閱和利用。

三、如何做好方案管理工作

（一）注重檔案管理人員能力的提升

檔案管理工作對(duì)管理人員的要求極高，需要其具備專業(yè)性的檔案基本知識(shí)和較高的檔案管理能力，必須要對(duì)現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)進(jìn)行熟練應(yīng)用，通過對(duì)多個(gè)學(xué)科的知識(shí)掌握達(dá)到檔案管理工作的高水平和高素質(zhì)。此外，單位、企業(yè)還應(yīng)當(dāng)定期組織對(duì)檔案管理人員進(jìn)行工作技能培訓(xùn)，及時(shí)更新落后低效的檔案管理方式與技術(shù)，確保其能夠以最先進(jìn)、最高效的方式方法進(jìn)行檔案管理。

（二）做好檔案收集工作

檔案管理需要做好檔案收集工作，這樣才能保證檔案內(nèi)容的全面性與廣泛性。管理層可以做好檔案管理的收集工作，提高檔案管理者的收集意識(shí)，以及檔案所有者的提交檔案的意識(shí)，保證檔案管理人員能及時(shí)進(jìn)行檔案的歸檔與分類工作。

（三）做好檔案價(jià)值鑒定工作

檔案價(jià)值的鑒定工作主要指在龐雜的檔案資料中選擇一些有保存價(jià)值的內(nèi)容，進(jìn)而實(shí)施分類與歸檔工作，這就需要檔案管理人員具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，才能辨別出檔案的各種檔案資料的價(jià)值，能分析出檔案的歷史價(jià)值與全面性價(jià)值，最終決定對(duì)資料進(jìn)行存檔。

四、檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）理念的創(chuàng)新

首先，要在案管理人員心中樹立檔案就是資產(chǎn)的全新理念。各領(lǐng)域長(zhǎng)久保存下來的圖、文、聲、像資料，都是該領(lǐng)域的智慧結(jié)晶和業(yè)績(jī)成果，這些寶貴的財(cái)富需要檔案管理人員精心保存，方便隨時(shí)查考。第二，時(shí)代的更新變化要求檔案管理人員不再是僅僅做好檔案保存工作，檔案管理人員要實(shí)地深入工作一線，清楚明白一線的工作流程，使檔案管理人員對(duì)所管理的檔案資料真正做到心中有數(shù)。

（二）體制的創(chuàng)新

首先要改變傳統(tǒng)的檔案管理制度，建立“檔案管理平臺(tái)”，使檔案管理工作得到擴(kuò)展和深化，使檔案管理工作高效地進(jìn)行。第二，從企業(yè)或領(lǐng)域的實(shí)際情況出發(fā)，以原有檔案管理制度為基礎(chǔ)，制定詳細(xì)、具體的方案目標(biāo)，其中包括明確的階段目標(biāo)和檔案管理的方式方法，制定檔案管理工作考核，使得檔案管理工作與時(shí)代接軌。

（三）管理的創(chuàng)新

電子信息技術(shù)的發(fā)展也為檔案管理提供了一個(gè)好的發(fā)展機(jī)會(huì)。需要檔案管理人員能夠利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，熟練掌握辦公軟件的操作流程和使用方法，清楚電子文件和紙質(zhì)文件的聯(lián)系，明確在操作各環(huán)節(jié)中所擔(dān)負(fù)的責(zé)任。各領(lǐng)域在進(jìn)行信息共享的同時(shí)，不僅要做好信息的利用工作，還應(yīng)切實(shí)做好信息的保密工作。

五、結(jié)語

檔案管理工作對(duì)于各個(gè)組織單位來說都具有非常重要的指導(dǎo)作用，所以，各單位的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要對(duì)其足夠的重視，改變以前的工作態(tài)度，真正投入到檔案管理工作中來。在管理過程中，必須建立和不斷完善檔案管理的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)和制度體系，明確不同檔案的具體整理要求。此外還要不斷加強(qiáng)檔案的信息化管理，使但敢掛你工作滿足時(shí)代變化所提出的新要求，解決新問題，進(jìn)一步提高檔案管理水平。endprint