試論高職院校教學秘書素質的提升

陳琴

摘 要： 教學秘書是高職院校教學管理工作中的基層管理成員，其素質水平的提升關系到院校的深入發展。本文通過介紹秘書具體的工作內容、素質要求，分析當前高職院校秘書工作存在的問題，并提出合理化建議。

關鍵詞： 教學秘書 高職院校 素質提升

教學工作是高職院校的中心工作，高職院校一直以提高教學質量作為發展的關鍵，而提高教學質量的前提有許多，除了要有一支優秀的教師隊伍外，還必須培養一批高素質、高水平、高效率的教學管理隊伍。教學秘書作為高職院校教學管理隊伍的關鍵人員，是教學管理系統中的重要環節，在教學管理中起著橋梁和紐帶作用。

一、高職院校教學秘書的工作

高職院校教學秘書的工作范圍涉及教學日常工作的眾多方面，既繁雜又牽扯到很多具體的事和人。高職秘書工作缺少重大科研項目，其負責的教學工作雖然瑣碎，但是每一件事情均可能會影響到教學工作的順利進行，教學秘書在平凡的工作崗位上用辛勤細致的工作保障著教學活動的順利開展。其具體工作范圍可歸納如下：

1.教學管理。

教學秘書在系專業主任領導下，根據教學計劃對教學活動進行組織與管理。教學活動包括安排課程表、調停課、落實教學計劃、協助系專業主任進行期中教學檢查，安排教師座談會和學生座談會，組織學生參加學期補考、重修考試，組織學生參加英語A級、四六級英語考試及計算機等級考試。安排期末考試，負責各類教學材料的收集存檔，等等。教學秘書在實際教學管理過程中還會經常碰到一系列狀況需要負責協調執行，如教學評估、教學計劃的變動、上課教師的變動、教師外出培訓研修、生病等原因調課等一些不可預知的情況。

2.上傳下達工作。

教學秘書是學生和教學職能部門之間的紐帶和橋梁，起到上傳下達、溝通信息等作用。能主動為廣大師生著想，切合實際做好本職工作，把服務真正落實到各項教學管理工作中。教學秘書負責將教務處的教學任務傳達到系專業，協助系專業主任做好教學管理、及時有效地組織教師、完成各部門下達的各項任務。例如各類考試、活動賽項通知、教師監考通知、教師調停課通知，等等。

3.學籍管理。

學籍管理是教學秘書很重要的一個項目工作。教學秘書要負責新生教務系統學籍信息采集，要時刻掌握好學生的學籍變化動態，及時處理學生休學、復學、轉學、留級、參軍、退學等學籍異動情況，收集好相關材料，及時辦理好手續，保存檔案。學生成績的管理、畢業資格的審核也需教學秘書承擔完成。

4.其他工作。

教學秘書除了協助系專業主任安排完成教學工作，服務于教師和學生的教學活動外，還要負責教材征訂、補考、重修成績錄入、試卷印刷、監考安排、專兼任教師工作量上報與核對、證書發放等，及時反映給院（系）領導日常管理工作中存在的問題和情況，主動向上級部門和領導提供資料、報告、教學動態信息，這些都是教學秘書的管理內容，只有細致的工作態度才能保障工作的正常進行。

二、教學秘書的素質

教師的魅力源于知識、品德和關愛，教學秘書作為高職院校教學管理隊伍中的重要組成部分，在教學管理中發揮著重要的作用，這一特性要求教學秘書具體較高的素質。

1.政治思想品德要過硬。

政治思想品德方面要熱愛中國共產黨、能自覺貫徹黨的教育路線方針政策，遵守社會法律法規和學校各項規章制度，遵紀守法，并能主動加強對政治理論知識的學習。積極參加學院組織的每次政治學習和各項集體活動，從不遲到、早退、缺席，以開闊自己的視野。關心國家與世界大事，通過多看報紙、電視新聞、電腦網絡了解國家大事與其他重要新聞，參加各種有益的活動等渠道提高個人的政治思想覺悟，構筑更加積極的人生觀和價值觀。

2.職業道德。

職業道德方面要尊敬領導、團結同事，真誠對人、愛護學生，人際關系要和諧融洽。能正確處理好與領導同事之間的關系，能自覺遵守職業道德，廉潔自律，作風正派，秉公辦事。工作要積極認真，責任心強；勇于承擔重任；愛崗敬業，為人師表，以身作則，言行符合師德規范，團結同事，尊重他人，有團結協作精神，積極參加各項集體活動。嚴守教學機密，堅守原則，嚴格按照規章制度辦事。能主動、認真地服從和配合學校各級領導的工作安排。

3.工作能力和創新精神。

當今世界，新技術、新思想、新領域、新知識不斷涌現。這就需要教學秘書精通崗位政策業務知識，豐富管理實踐經驗，具備較強的獨立工作能力，具備較強的組織協調能力，富有創新精神，能夠在工作中提出新的思路、新的見解、新的措施。教學秘書不僅要有現代化的管理理念，還要熟練操作計算機，掌握信息搜索查詢的技能，會熟練使用網上辦公系統和數據庫管理，可以用現代化的手段安排考場，現場辦公，既提高工作效率，減輕勞動強度，又為師生提供方便快捷的服務。如學籍管理、檔案管理、教學計劃修訂等工作都應利用計算機完成，才能更好地協助系專業主任工作，成為系專業主任合格的助手。

4.業務知識水平。

教學秘書作為高職院校的教學管理人員，需要具備良好的教育觀、知識觀及學習觀，了解和掌握高等教育和高等學校管理的基礎知識，以及學校學籍管理條例等各項規章制度，了解院、系專業的基本概況、師資人員情況、教學培養方案的特點和內容、專業課程體系設置的相關規定、課程的主要內容和教學特點。綜合上述，教學秘書只有加強教育學、教學管理學、秘書學等管理知識的學習，才能不斷提高業務水平、服務水平，掌握更新的知識，才能提高工作效率，才能做好教學管理工作。

三、高職院校教學秘書隊伍存在的問題及建議

1.外出參觀學習培訓項目少，建議增加專業進修、培訓和交流的機會。

重復性、枯燥性是高職院校教學秘書工作的特點，學院可以在兩個方面改善其職業發展條件：一是增強辦公軟件的智能化，智能軟件將極大地減少秘書的工作強度，同時提高準確率；二是學院職能部門應提供系統的秘書技能培訓，諸如教學管理崗位培訓、繼續教育和參觀學習機會等。同時，學校可以定期組織教學秘書交流平臺，互相交流學習，提出工作中的難題，大家共同商討得到好的建議。只有視野寬闊，知識豐富，才能提高教學秘書的創新能力和整體素質。

2.職業生涯上升空間不大。

教學秘書把絕大部分時間和精力都花在了教學管理和服務上，無暇顧及教學和科研，造成處于兩難境地的職稱晉升。高職院校允許教學秘書職稱不按教師系列評定，社科管理系列不是自己的專業，沒有科研成果，無法晉升，使教學秘書上升空間受阻。建議秘書與學校雙方選擇，一方面是提高秘書的思想修養，提高其主動參與教研的積極性，另一方面是通過一些教改課題，將秘書引入課題研究，形成教師、學生、秘書三位一體共同參與教改的新氛圍。

3.日常事務繁重瑣碎，易產生職業倦怠。

新時期以來，高職院校專業設置越來越多，學生數量急劇猛增，教學秘書的工作量也逐年增多，日常事務繁重瑣碎，事大如教學安排、考試安排，小到調課、組織座談會、會議記錄，等等。每件事都得親力親為，考慮到位，不能出錯。事實研究證明，工作負荷過重與完成時間能力的相對不足會引起一定的職業倦怠感。建議院校將一些權利下放到如學生自律委員會、記者團等組織，而由秘書備份，這樣不僅可降低秘書的工作強度，還可在一定程度上鍛煉學生的能力。

高校教學管理人員要秉承著“服務教學、服務教師、服務學生”的理念，加強與教師、學生的溝通，主動為廣大師生著想，切合實際做好本職工作，真正把服務落實于各項教學管理工作中，為日常教學活動的順利舉行做出貢獻。

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