電子政務系統中的檔案管理問題與思考

宿昊

【摘要】隨著電子政務系統的迅速發展，電子政務系統中的檔案管理問題也遇到了巨大挑戰，為了促進電子政務系統的進一步發展，這些問題亟須解決。目前，我國電子政務系統中的檔案管理仍然還有很多的不足。本文在觀察和研究了電子文件檔案歷史狀況和發展前景之后，指出了電子文件檔案發展中的不足之處以及對于這些不足的思索。

【關鍵詞】檔案管理；電子政務；問題分析

一、 阻礙電子文件檔案管理發展的因素

隨著計算機應用普及的廣泛，電子政務系統中的檔案也隨之出現而且發展迅猛，早在20世紀60年代，電子檔案就受到了計算機的深遠影響。上世紀60年代初期在瑞典斯德哥爾摩舉辦國際檔案會議，提出了檔案自動化的要求，這項會議高瞻遠矚，為電子政務檔案的發展開辟了新道路。后來在第五屆和第六屆國際檔案會議上，規范了檔案工作機械化和現行檔案管理的問題。

（一）電子文件檔案的安全問題不受重視。當今社會，自從第一臺計算機問世以來，計算機和因特網的發展越來越迅速，普及也越來越廣泛，互聯網已經是我們生活中不可分割的一部分，與人們的吃穿住行密切相關，互聯網的迅猛發展帶動了電子政務檔案的迅速發展，早在20世紀60年代，電子檔案就受到了計算機的深遠影響。因為因特網登陸沒有限制條件，總是會有肆意毀壞、大幅修改、惡意改削，這些情況，究其原因無非是因為電子政務系統中的檔案經過因特網的快速傳遞、隨意發布和任意瀏覽造成的，最重要的是在保管和存檔的時候還會被各種各樣的計算機病毒入侵，這就造成原有電子政務檔案的徹底損壞甚至于無法恢復，這些給電子文件檔案的管理人員帶來了很大的難題，這些安全問題難以處理。

（二）管理權限有問題， 責任主體不明確。業務部門和檔案部門比較的話，理論上說業務部門有電子政務系統中的檔案管理權限，但是事實上，檔案部門和業務部門是共同擁有電子檔案的管理權限的，所以，如果出現電子檔案被肆意修改或丟失無法尋回的情況，很難明確責任過失由哪個部門來承擔。這就造成了責任主體的不明確，造成了主體難分，罪名難定，管轄權無法明確的情況，

（三）整合共享方式不統一。在當今的政務信息體制下，常常是在各個不同的部門之中分別開展政務信息資源的開發和利用，規劃不能得到統一的保障，部門之間建設模式也無法得到統一的保障，這就很容易形成閉塞的信息孤島。而且電子檔案整合方式十分不統一，以至于共享概念十分模棱兩可，共享方式無論是從哪種層面來看都是參差不一無法統一的，內涵相差很多。而且更麻煩的是，整合共享模式多樣，從檔案實體來說，使用分散的管理使整合共享中經常遇到途徑單一，橫向體制和一致的系統；但是使用集中的管理使整合共享中遇到途徑多樣，縱向的體制和異構的系統，所以單單是檔案實體使用分散或集中的管理就有著截然不同的結果。再結合實際情況來看，整合共享的方法、方式有著多樣的模式，無法得到統一。

二、對電子信息文檔問題的思考

（一）完善電子政務技術和法律。在我們相關人員對在電子政務檔案進行收集整理的時候，或者是后續工作鑒定和保存的時候，一定要做好相應的準備工作，提前防備惡意毀壞、黑客入侵、無法修復等問題的出現，而且要意識到做好備份的重要性，以免出現電子政務技術方法不完善的問題；還要完善電子政務檔案管理的法律法規，做到有法可依。強化法律法規建設，而這個法律必須要具有很高的水平和可操作性，這些法律法規應依照計算機法、互聯網法、信息法等不斷深入探究，最重要的是出了問題有要保障，有措施，依照法律來辦事，真正做到有法可依。

（二）明確責任主體，向“無人管理”說不。因為電子政務的重要性，各單位領導需要高度重視電子政務的問題。因為責任主體不明確，所以關鍵還是在于抓落實，各個部門要按照分工和要求來進行工作。針對這些情況，筆者認為首先要明確電子政務檔案的責任主體，避免由于相關部門職能交叉和職責不清導致電子檔案被肆意修改或丟失無法尋回的情況。也可以明確監督考評機制，成立業務部門和檔案部門的工作領導小組，明確責任領導，專門負責電子政務檔案的管理工作，發現不到位的情況，及時整改，做到檔案信息化，向“無人管理”說不。

（三）整合共享策略。檔案管理工作應從檔案本身拓展到現行文件的生成背景、環境及整個過程，所以在信息整合過程中應該注意很多方面，一方面要想方設法盡量滿足共享方式的統一，形成無論是從信息上、還是實體上都要一體化的共享方式；另一方面，分散式和集中式電子檔案的結果截然不同，最好從共享方式、共享深度上來考慮，使得不管用什么方式都能達到有效的水平。

三、結論

總而言之，目前我國電子政務系統中的檔案管理仍然還有很多的不足等著我們去改進，比如說還有著信息泄露等安全問題，責任主體不明確和共享方式不統一、電子檔案管理軟件提升以及管理制度落后的問題。在電子政務系統中要意識到上述問題以及對這些問題的思考，這些對于現代檔案管理是一個重大的進步。

【參考文獻】

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