M茶業公司采購與付款內部控制活動研究

柳秋紅

摘要：本文分析了M茶業公司采購與付款業務內部控制活動存在的問題，并針對控制活動運行中存在的問題提出相應的政策建議。

關鍵詞：采購與付款；內部控制；控制活動

一、M茶業公司采購與付款內部控制活動概況

M茶業公司采購與付款在其內部實施過程中，操作流程顯得特別簡單而且比較粗糙，其操作方式是比較典型的家庭作坊的操作方式。董事長會指派各個采購市場的采購員，為各個地點的采購員配一名現金保管員，由于財務人員的數量有限，通常現金保管員都是由董事長較為信賴的人擔任，除此之外，還會有相應的貨運司機，同時兼顧對已購茶青的看管。在組合好每一個采購團隊之后，公司就會將其指派到特定的茶青交易市場或特定的茶青供應商進行交易事項。而在每天的交易中可能會發生的交易金額，都會設定一定的預算資金，都是由總公司的出納在每天交易前與各個采購團隊的現金保管員按照公司相應的規章制度來進行交接，如果出現交易資金不夠的情況，會由總公司派專人將現金送往交易地點，對于每天的結余，會在每天的茶業市場關閉之后進行對賬，確保每筆資金都用到了實處，也保證了資金的安全。

二、M茶業公司采購與付款內部控制活動存在的問題

1.請購與審批方面

按照現代企業的管理模式，對需求部門提出的采購需求進行審核、歸類匯總并提出采購申請，經相關部門審核批準后，交采購部門辦理采購手續。但是對于茶青的采購，都是跟隨著茶葉的成熟時期，季節分界明顯，主要集中在3月到5月，每到這個時候，公司都會提前準備好巨大的資金量，以保證收購的順利進行，除了與合作茶農的收購是直接進行以外，公司都會在茶青交易市場大量收購別的茶農的茶，以保證對二線市場的交易份額，因此在請購與審批方面，M茶業公司還遠遠沒有做到位，顯得并不規范。

2.采購過程方面

為了保證生產的順利進行，必須對采購過程進行嚴密控制，采購過程的控制制度的建立，屬于起點。但M茶業公司在進行采購過程的控制過程中，并未建立一套完善的采購過程制度，基本上只有一些口頭的話語和約定俗成的規定。在對茶青和茶農的選擇時，除了核心生態茶園園區的茶農與之簽訂了生產協議、采購協議以外，與其他茶農并沒有任何協議來保證采購的安全，只能在事后通過質量檢測機構的檢測結果，來對質量不達標的茶青供應者進行追究責任。而這一切，一旦在某一個環節發生意外，則會影響公司原有的計劃，甚至使公司蒙受一些不必要的損失。

3.驗收制度方面

為確保公司的正常生產，企業應該保證所采購茶青符合生產需求，對此，企業當建立嚴格、可行的采購驗收制度。但M茶業公司只有對核心生態茶園的茶青和茶農才有一套嚴格的茶青采購的驗收制度，確定了檢驗方式和標準，以保證采購的茶青符合公司加工生產經營需要。在核心生態茶園以外的其他茶區，公司的掌控力度偏弱，甚至是無法在采購前對茶葉市場的散戶進行控制，除了部分的合作茶農以外，都只能事前記錄，事后追責，會額外地增加公司的成本，影響公司利益。

4.付款管理制度方面

為確保公司的資金安全了，整個公司內部應建立一套完善的、科學的付款管理制度。但在實際過程中，M茶業公司采購茶青的付款環節，作為茶葉交易市場中的散戶，在其進行交易過程時，大部分的茶農都是隨行就市，而不是選擇固定的收購商。在價格一致的情況下，大部分散戶茶農都會選擇到交易量少的采購商那里進行交易。使得公司為了能夠增大采購量，除了多增設采購點以外，只能讓采購人員減少交易步驟，以最快的方式進行采購、付款兩個程序。這種情況的出現，就會使得在對付款環節實施相互監督和牽制時有一定的困難，對于防范舞弊行為的難度也增加了。

三、改進M茶業公司采購與付款控制活動的建議

1.強化采購計劃的管理，強化采購價格控制管理

M茶業公司編制茶青采購計劃時需要對當地周邊環境和天氣季節進行綜合考慮，還要清楚的了解茶青庫存以及使用情況，對最后的采購計劃進行確認。公司在進行茶青的收購工作時，一定要嚴格關注市場價格，避免與其他公司進行價格戰或者陷入價格陷阱。如果發現收購價格異常，應及時向上級領導報告，找出原因，相關部門做好相應的措施來應對。

2.加強茶青的質量控制，加強驗收控制

公司就必須加強對茶青的質量控制，參與茶青的成長環境與茶農的工作環境，與茶農形成良好的關系，及時了解茶青的情況。M茶業公司需分兩個階段進行驗收，第一次是在收購時由采購人員憑借自身的專業素養和經驗來驗收，第二次是由公司將茶青的樣品送往質量檢測機構，由專業的質量檢測機構出具質量檢測報告，只有當檢測合格采購部門負責人簽字后才能辦理相關的入庫手續。

3.完善購銷協議管理，加強采購協議簽訂與跟蹤控制

由于M茶業公司和自己生態園區的茶農都已達成協議，那么這里就不做補充。現在主要面對的是市場散戶以及同行業的茶青供應商，公司在進行交易的時候，應與散戶及其他供應商簽訂購銷結算協議。采購協議由公司統一編制，一式三份。對于協議的履行情況，公司應進行監督與追蹤管理，確保采購行為得以圓滿完成。

4.建立輪崗制度，建立績效考評體系

M茶業公司要對采購與付款部門的員工建立輪崗制度，杜絕舞弊現象，促進采購人員提升綜合素養。為此，公司在該部門可以要求采購人員進行內部的輪崗制度，將負責業務的采購人員相互調換，這能加強對采購人員的行為進行監督與控制，防止員舞弊行為的發生。M茶業公司應該對采購部門的各個采購小組進行績效考評，通過對采購物資的數量、質量、成本、效率等因素的考慮，對其進行評分。將員工的薪酬與績效聯系在一起，激發員工的工作熱情和積極性。

參考文獻：

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