新時期高校檔案管理信息化建設研究

楊偉娜

摘 要：隨著社會經濟的發展，科學技術的不斷進步，在高校傳統的檔案管理方式已經不能滿足工作的需要了，因此需要積極的利用信息化來進行檔案管理。本文第一部分主要介紹了現階段高校檔案管理信息化建設存在的問題，第二部分則重點研究了新時期高校檔案管理信息化建設的對策，希望本文能夠給予相關人員參考意見。

關鍵詞：新時期 高校檔案管理 信息化建設 問題 對策

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）12-00-01

引言

新時期實現檔案信息化管理是高校檔案辦公自動化的必然之路，實現信息化管理能夠提升工作效率與資源利用率。利用信息技術對文檔、文字、圖像等信息進行資源整合，從而更好的推動教學改革，提高資源利用率，使高校檔案管理工作更加規范化。

一、現階段高校檔案管理信息化建設存在的問題

1.思想認識不足

一些高校領導沒有清晰的認識到檔案信息化建設的重要性，導致高校檔案管理信息化程度較低。高校檔案管理人員沒有形成完善的檔案管理意識，在檔案管理過程當中沒有對檔案管理的內容、形式進行創新，日常管理手段落后，只是簡單的借用信息資源。

2.管理人員素質不高

現階段我國高校檔案管理人員的專業素質較低，無法滿足檔案管理發展的要求。尤其是在新時期背景下，面對信息、網絡等各種手段的時候顯得無所適從。管理人員仍然采用傳統的檔案管理手段，使檔案管理工作速度慢，內容流程繁瑣[1]。不能熟練的運用計算機來進行數據操作，對于信息的整理與加工能力也不高。在人才結構方面存在不足之處，缺乏能夠熟練的管理檔案，掌握計算機技術的復合型人才。

3.資金投入不足

現階段我國高校檔案管理實現信息化建設的最大阻礙就是資金投入較少，檔案管理需要信息處理、網絡等硬件設施，需要高素質專業的管理人員，因此這就需要大量的資金投入。然而很多高校由于忽視檔案管理工作，且不愿意將大量資金投入到檔案管理設施的購買當中，因而阻礙了檔案管理信息化建設。

4.網絡安全問題嚴重

隨著網絡信息化程度的不斷加深，檔案管理信息化建設的集中化與多樣化發展，高校內部的檔案管理部門在校內外之間的聯系也變得密切起來，因此在實現管理的過程當中也就加大了信息安全的風險。一些網絡黑客、不法分子等利用網絡技術對檔案信息進行盜取，就造成了檔案管理工作的不穩定，使高校檔案信息安全工作面臨著嚴峻的考驗[2]。

二、新時期高校檔案管理信息化建設的對策

1.強化檔案管理信息化建設意識

在新時期，高校檔案管理人員應該轉變思想觀念，充分認識到檔案管理的重要性，不斷的提高管理手段，創新管理方式。現階段信息技術飛速發展，傳統的管理觀念已經不再適應目前的發展了，需要改變原有的傳統觀念，不斷的與時俱進，積極的利用信息化技術重新整合、定位檔案管理工作。同時加大對檔案管理信息化建設的資金投入，給予人力、物力、財力上的大力支持。

2.提高管理人員綜合素質水平

高校檔案管理人員綜合素質的高低決定著檔案管理工作的高效與否。提高檔案管理人員對信息技術的掌握水平，信息化建設要求的是能夠全面的利用計算機來進行檔案的管理和創新，因此要通過各種教育培訓來提高管理人員的專業技能，提升知識結構和業務水平。可以對檔案管理人員定期的進行培訓，培養創新意識，或是通過知識講座、繼續教育、研討會等方式來提升檔案管理人員的信息技術管理能力。還要積極的引進各種高質量的人才來進行檔案管理工作，為檔案管理注入新鮮的血液[3]。引進國外先進的檔案管理人員，使之與高校的管理人員進行交流與溝通，分享經驗，學習他們的先進管理手段。

3.加強檔案管理的安全性

高校需要重視檔案管理信息化建設的安全性，在進行檔案管理的過程當中做好安全措施，設置好防火墻，采用殺毒軟件防止黑客的侵入，避免將病毒帶入檔案數據之中，采用先進的科學技術，安排專業的人員定期的檢查檔案信息的安全性，防止信息的丟失，一旦發現問題需要立刻升級安全級數[4]。

同時高校還可以建立科學化的檔案安全保障機制，制定科學的管理制度，實行用戶身份實名制認證，并完善檔案管理的收集、輸出、加工、處理體制，對硬件設施的建設標準、軟件資源的開發標準以及數據庫資源的格式標準等及時更新。

4.構建檔案管理信息化建設平臺

首先需要建設基礎平臺，購入完整的基礎設施，如計算機、數碼相機、復印機、圖像識別儀等設施，并組織科研人員積極的開發信息化軟件程序。其次是要大力建設檔案管理信息資源的服務平臺。例如建立電話咨詢或是網絡資源共享服務。最后還需要高校實現與合作企業的對接，將本校的學生信息檔案資源推薦給企業，滿足企業人才需求。

5.大力整合信息資源

新時期下要想實現高校檔案管理的信息化建設，就必須進行信息資源的整合。首先對高校檔案資源重新收集、歸納、處理、統計，將學校的人事、行政、教學、黨群等不同類型的檔案信息重新分類歸檔。其次是傳統的紙質的檔案容易出現紙質老化、腐爛、破損，字跡模糊等現象，這樣就加劇了檔案管理的困難性。因此要加強高校電子資源檔案的整合，將傳統的紙質檔案信息備份到數據資源庫之中。最后要建立完善的檔案信息資源數據庫體系，完善檔案目錄，實現全文信息化。以檔案室為中心，構建全面的檔案管理網絡資源體系，方便資源的收集、處理與加工。

結束語

隨著信息時代的帶來，信息技術已經被廣泛的應用于人們的日常生活和工作中。高校應用信息技術實現檔案辦公的自動化，將紙質資源和電子資源進行有效的歸檔，從而提高了工作效率。

現階段雖然我國的高校檔案管理工作已經取得了較大的進步，但是在實際的管理過程當中仍然存在管理思想、管理水平、信息化程度不高等問題，因此需要高校積極重視起來，不斷創新檔案管理的思想、方式，提高管理人員的綜合素質，加強檔案管理的安全性，構建信息化建設平臺，大力整合信息資源，積極的利用信息技術更新檔案管理工作，抓住好信息化發展這個機遇，為高校檔案管理工作開創更廣闊的空間。

參考文獻

[1]權寶.新時期高校檔案管理信息化建設研究[J].卷宗，2015，（7）：61.

[2]李燕.新時期下對高校檔案管理信息化建設的探賾[J].華章，2013，（15）：291-292.

[3]閉線林.新時期高校檔案信息化建設探析[J].山西檔案，2014，（5）：69-71.

[4]石言民.高校檔案管理信息化建設探究[J].文教資料，2017，（17）：132-133.endprint