供電企業電子檔案集中管理模式的思考

周利群

摘 要：目前，我國供電企業電子檔案管理存在制度不完善、管理制度落后等一系列問題，影響供電企業整體檔案管理質量。本文針對近年來供電企業電子檔案管理情況，總結出其中存在的問題，并從電子文件收集、電子文件生成、脫機歸檔三方面，論述了供電企業電子檔案集中管理的具體方式，希望對供電企業檔案管理工作起到一定幫助作用。

關鍵詞：供電企業 檔案集中管理 脫機歸檔

中圖分類號：G276 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2017）12-00-01

前言

客戶檔案管理是供電企業與用電客戶之間的業務往來憑證，同時也是為客戶提供優質服務的重要渠道之一。隨著電力行業的不斷發展，企業之間的競爭日益激烈，為客戶提供優質服務，是每個電力企業所追求的發展目標。因此，電力企業在發展過程中，應提高服務質量和管理水平，建立合適的電子檔案集中管理模式，為企業發展提供保障。

一、電子檔案管理現狀

1.企業對電子檔案集中管理重要性認識不足

在供電企業發展過程中，往往注重于電力工程建設，忽視檔案管理，再加上很多供電企業管理人員認為檔案管理對企業發展沒有幫助，對檔案管理工作不夠重視，導致企業檔案庫存信息管理混亂。這種錯誤的企業發展觀，影響了檔案的集中管理進程，讓檔案信息無法得到及時更新和調整，不利于電子檔案集中管理模式的實施。

2.缺乏規范化的管理流程和標準

電子檔案集中管理涉及到的部門很多，流程復雜，很多企業在檔案管理中并未制定統一標準，造成工作人員對有價值的信息記錄不全面，而沒有價值的信息卻占據著企業大量內存空間，造成了空間的浪費。尤其是在企業大營銷體系建設完成之后，對于之前的檔案資料，供電企業也沒有制定出相應的歸檔標準，在新舊信息交替過程中，導致很多檔案信息流失。另外，企業檔案未實現同等性歸檔，隨意性較大，檔案整理方式也存在很多不恰當之處，加之供電企業檔案管理人員變更頻繁，導致材料收集工作脫節嚴重，影響檔案電子化發展[1]。

二、電子檔案集中管理的具體方式

所謂電子檔案，就是將紙質檔案通過網絡技術加工，最終轉變成電子文件的過程。通過這一過程，企業可以對檔案進行更好的集中管理。

1.加強對文書檔案和科技檔案的收集管理

供電企業的相關檔案資料需要在各個科室中相互傳閱，而在此過程中，涉及到很多文書檔案和科技檔案。因此，在檔案收集管理中，如果不進行針對性的收集管理，很容易造成檔案信息的流失，讓檔案完整性遭到嚴重破壞。首先，可以對檔案信息進行立卷，由于文書檔案和科技檔案內容相對復雜，在立卷過程中需要保證信息完整性，并對其進行分類保存，這樣，有利于后期的使用和傳閱。尤其是對于供電企業會議記錄、各地區統計報表、學習文件等，更需要做好歸檔處理。其次，對于一些比較重要的文書文檔和科技文檔，但目前還在繼續使用中，可以對其進行復印使用，并對原件進行歸檔保存，避免文件出現丟失或損毀，對企業管理造成影響。另外，文書檔案和科技檔案在編制上應具有較強順序性，避免出現重復現象。

2.電子文件的生成

供電企業可根據實際業務的數據收集，將電子文件中的相關敘述改變，最終保證電子文件傳輸的完整性以及對相關資料信息進行確定。首先，運用掃描儀器或高清拍攝儀器等，對工單中印制的字體或者符號進行掃描，隨后再經過檢驗來確立檔案外形，最后利用網絡字符辨別技術將外形翻譯成相對應的計算機文字。在利用圖像文本辨別手段進行文本材料辨別過程中，需要將圖像文件進行具體的探究和整理，從中獲取有價值的信息和文字。例如，在電子文件生成過程中，容易出現信息錯誤運用和錯誤識別，相關工作人員在工作過程中，需要保證信息識別的準確率，將識別之后的信息，演變文檔案全文內容，從而確保電子檔案的準確性。其次，在電子文件生成中，還會運用到圖像壓縮技術。將圖像信息中的多余數據進行壓縮，幫助數據實現更好的儲存和傳輸。圖像壓縮技術主要分為有損壓縮和無損壓縮。如果想要將供電企業營銷特征和客戶營銷價值的共同作用體現出來，那么無損壓縮方式具有很強的可行性[2]。

3.脫機歸檔

脫機歸檔主要是對供電企業中的電子檔案進行匯集，并全部下載到能夠脫機儲存的介質當中，實現與檔案管理部門的有效交接。由于時間的集聚，企業檔案儲存數量不斷增加，而電子檔案的存儲空間畢竟有限，也會增加檔案的查閱時間。因此，為了提高檔案實用效果，相關檔案管理人員利用脫機歸檔方式，對電子檔案進行有效管理。首先，需要進行檔案交接處理。電子檔案可以通過信息技術實現交接，在此過程中需要保證電子檔案資料的完整性，并保證不被病毒侵染。一旦發現不合格的電子檔案信息，則應立即回到前一個操作步驟。其次是檔案判定，為了保證脫機檔案管理質量，需要對檔案信息進行全面判定。第一，檔案信息的切實性：依靠紙質檔案材料，對電子檔案進行仔細審核，保證與紙質檔案信息同等。第二，確保檔案材料的完整性，檔案材料的完整性與電子文件存在直接關系，而電子文件的檢查需要相關部門的大力配合。第三，保證檔案材料就有良好的可閱讀性。例如，各個文件通過傳遞、轉移和壓縮等過程之后，依然可以對相關文件進行查閱，將文檔信息中的切實性和完整性有效表現出來。另外，電子文件的可閱讀性變現為信息儲存的好壞上，如果文件在讀取過程中出現問題，即使具有在高的價值，也無法將其意義有效展現出來。

總結：綜上所述，目前供電企業檔案管理工作中，依然存在對檔案管理工作的不重視、沒有有效的監管措施等一系列問題。因此，供電企業在發展過程中，要反思之前在檔案管理中存在的問題，利用電子檔案集中管理模式，實現對企業發展的有效監管。未來，檔案管理在企業發展中的作用將會越來越大，實施電子檔案集中管理已成為企業發展的必然趨勢，也是企業實現可持續發展的基本保障。

參考文獻

[1]段旭良，申云成. 個人數據銀行——一種基于銀行架構的個人大數據資產管理與增值服務的新模式[J]. 計算機學報，2017，40（01）：126-143. （2016-08-09）[2017-08-16].

[2]黃斌頻. 關于代管縣級供電企業管理提升的思考——以國網西藏電力為例[J]. 科技創業月刊，2017，30（11）：109-111. [2017-08-16].endprint