關于新時期人事檔案的收集歸檔工作研究

慕孟良

摘 要：進入二十一世紀以來，我國進入經濟爆炸式發展新階段，隨著經濟的發展，各企事業單位對傳統的人事檔案收集歸檔工作愈加重視起來，希望能夠提高檔案管理的技術含量，與互聯網、大數據等進行信息化融合，實現新時期的現代化轉型，以更好地整合優化資源，提供用人決策方案等，促進企事業單位的健康穩定發展。本文基于新時期的視角，對新時期人事檔案的收集歸檔工作進行了深入研究，旨在提高各企事業單位人事檔案管理的工作效率和質量，促進各單位發現和利用更多的優質人才，為單位的高效運營提供推動作用。

關鍵詞：新時期；人事檔案；收集歸檔

人事檔案的收集歸檔是現代勞動用工管理的重要組成部分。其中人事檔案是職工個人的原始材料，包括就學信息和求職歷程等基本信息，是用人單位全面了解職工履歷和品性的基本途徑。而人事檔案收集就是將每個職工的個人檔案匯聚到一起，歸檔就是將這些收集起來的人事檔案分類保存，方便職工本人及用人單位隨時調檔，以備不時之需。本文首先對人事檔案管理工作的現狀進行了簡單分析，然后重點探究了新時期下人事檔案的收集歸檔工作應進行的具體改革措施，希望能夠引起更多業內人士的關注和思考，解決一下現行的人事檔案管理中存在的實際問題，促進人事檔案管理的健康發展。

1 人事檔案管理工作現狀

（一）對人事檔案管理重視程度有待提高

部分單位存在對于人事檔案管理工作不重視的情況，甚至把人事檔案管理當成附屬工作，簡單地認為只要人事檔案不丟失，妥善保管，不發生泄密就是做好了人事檔案管理工作。導致人事檔案工作得不到重視，開展工作沒有計劃，經費也得不到保障等。

（二）人事檔案管理制度有待進一步完善

人事檔案管理在開展工作的過程中要有依據，無規矩不成方圓，必須制定科學的規章制度和管理細則，才能保證人事檔案管理工作的有效開展。但是很多單位都不注重人事檔案管理制度的建立，導致人事檔案管理缺乏力度，工作質量差、效率低等。

（三）人事檔案管理人員綜合素質有待提高

檔案管理工作需要專業人士來完成，具有一定的專業性，同時還需要管理人員必須有責任心、耐心、細心等，尤其是新時期背景下，對于人事檔案管理人才的要求更高。但是部分單位存在臨時聘用兼職人員開展人事檔案管理工作，而且變動頻繁。同時也存在部分單位在編人事檔案管理人員綜合素質不強的現象，比如業務水平有限、工作責任心不強等。這些問題如果不及時得到改善，勢必會影響人事檔案管理工作的大局。尤其是檔案信息化管理方面，必須要不斷加強和提高，才能適應新時代人事檔案管理工作的正常發展和進步。

2 探究新時代人事檔案歸檔收集工作的改革

利用好人事檔案，能有效對人力資源進行開發應用，在選拔人才中起著重要的作用。人事檔案信息只有通過利用最大化，才能展現潛在價值。

（一）提高人事檔案收集和歸檔的重要性認識。各單位需要加強對人事檔案的收集和歸檔工作的重視，從發展理念的角度將人事檔案收集歸檔工作放入企事業單位的發展規劃和戰略中，并且制定相關管理層負責的檔案工作階段性和長遠目標，使得單位領導層到基層員工都對人事檔案的收集和歸檔工作產生重視的心理，才能真正的提高新時代人事檔案收集和歸檔工作的效率和質量，促進人事檔案管理的發展進步。

（二）完善人事檔案收集和歸檔工作的相關制度。從各單位的實際情況出發，建立健全一套科學的使用程度高的人事檔案管理制度，可以有效應對繁雜的人事檔案收集和歸檔工作，使工作人員在進行人事材料的收集、鑒別和歸檔等流程時井然有序，工作效率和質量得到大幅度的提升。

（三）加強人事檔案管理的現代信息化建設。傳統的人事檔案收集和歸檔工作需要面對紛繁復雜的人事材料信息，將其人工進行收集整理和分類歸檔，工作效率低下且出錯率較高，同時還浪費了大量的人力資源。加強人事檔案管理的現代信息化，能夠提高工作效率與資料的搜索整理功能。要提高人事檔案工作的效率，就需要更新對檔案管理的輔助工具。

（四）加強人事檔案管理員的管理水平。單位對檔案管理員制訂有效的晉升獎勵的激勵機制，促進他們提高自身的工作勝任力，改變檔案管理員簡單的管理員、投遞員的身份，使新時期的干部人事檔案管理員變成人力資源開發利用的直接參與者。提高自己的能力，要掌握文書學、檔案學、檔案保護技術學、檔案學史等等基本知識及組織文字材料的寫作能力，具備檔案宣傳和展覽、領導學、管理圖書館學等相關專業知識外，還應掌握外語技能，并具備穩定的心理特質、較高的道德水平、較強的成就動機以及較強的演講能力。

（五）轉變觀念，提高歸檔人事案卷的質量

在檔案工作中，要敢于向傳統的人事檔案工作管理觀念提出大膽的質疑，培養檔案工作人員的獨立思維，解決人事檔案工作中的新問題。在人事檔案工作要注重服務觀念的轉變，告別坐等上門借閱提供利用的舊觀念，改被動式服務為主動式服務，使人事檔案工作的效用得以真正發揮。人事檔案管理負責人需要明確新時代下人事檔案工作的效用，通過宣傳及培訓等方式改變坐等借閱的觀念，提高歸檔人事案卷質量，開展主動式服務，讓人事檔案發揮出最大的效用。

3 結束語

綜上所述，本文對新時期人事檔案的收集歸檔工作進行了深入探討，指出現在的人事檔案管理工作存在重視程度不夠、管理制度不健全、管理人員素質不夠高等問題，并切實提出了幾點可行性比較強的改進措施，包括強化人事檔案的收集與歸檔意識、完善人事檔案管理制度、加強人事檔案管理的現代信息化建設、加強檔案管理員的管理水平和轉變人事檔案管理觀念等。總而言之，新時期人事檔案的收集歸檔工作固然存在著許多問題，但是并不是不能規避和解決。只要各用人單位在人事檔案管理方面給予重點關注，培養現代化管理人才，運用科學的手段建立、管理、利用每一份人事檔案，那么社會工作效率一定會大大提高，我們的社會主義現代化建設也會更加美好。

參考文獻

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