論單位出納崗位內部控制機制的建設

汪文錦

摘要：強化出納崗位內部控制是單位嚴格執行國家財經法規，有效杜絕財產損失浪費，提高單位財務信息真實性的必然要求。本文圍繞單位出納崗位內部控制建設，從崗位分工制度、現金授權審批制度、日清月結制度、現金清查制度、現金保管制度等多個方面提出了建議措施。

關鍵詞：出納崗位；內部控制；機制建設

一、相關概述

單位實施內部控制有助于增強單位財產安全性和完整性，能夠保障國家財經紀律的貫徹執行，并通過單位內部崗位之間的相互聯系和相互制約關系，實現單位內部管理控制措施、程序和方法的系統化、規范化。出納崗位是單位財務管理工作中的重要組成部分，圍繞出納崗位實施有效的內部控制能夠提高會計記錄的真實性，防止財產物資損失浪費。強化單位出納崗位內部控制應當從健全完善崗位分工制度、現金授權審批制度、日清月結制度、現金清查制度、現金保管制度等方面入手，增強出納崗位內部控制的實效性和針對性。

二、健全完善崗位分工制度

圍繞單位出納崗位內部控制建設，需要進一步明確崗位分工制度。健全完善崗位分工制度能夠對財務部門以及相關崗位的職責和權限進行進一步的明確和細化，是單位出納崗位內部控制管理中一個重要的環節。實施崗位分工制度，確保單位在辦理相關的現金業務時能夠實現不相容職務相互分離、相互制約、相互監督。單位在現金管理過程中建立相應的崗位分工制度，通過設置專職的出納人員，辦理單位的現金保管業務和現金收付業務，同時要求非出納人員不得從事現金保管業務和現金收付業務。對于從事現金款項的出納崗位，還應當跟負責債務、債權、收入、費用等賬目登記的工作崗位實現不相容職務相分離。

除此之外，出納人員還不應當擔任稽核、檔案保管等工作崗位。在具體的不相容職務分離上，要求授權現金業務和執行非現金業務的崗位要分離，現金保管和現金記錄的崗位要分離，現金記錄和現金執行業務的崗位分離，總賬登記和現金日記賬登記的崗位要分離，現金實存數賬存數核對和現金保管的崗位要分離。只有健全完善崗位分工制度，才能夠確保會計人員和出納人員相互監督，相互制約，在減少核算錯誤的基礎上，進一步預防財務舞弊和貪污行為的發生。在實際管理過程中，出納人員一般負責現金的保管和現金收付業務，同時對現金日記賬進行登記并編制現金日報表，而會計人員則負責登記總賬，這樣也能夠確保出納崗位內部控制的有效性。

三、健全完善現金授權審批制度

現金授權審批制度也是出納崗位內部控制中的一個重要環節。根據我國現金管理制度的要求，應當對單位現金開支的范圍進行明確，同時在現金的使用上也要進一步規范。單位應當結合本單位管理實際需求和業務特點，圍繞現金收付業務對現金收支的額度進行明確和規范。同時健全現金授權審批制度，進一步提高單位現金開支的合規性和合法性，通過強化現金管理增強出納崗位內部控制的質量和效率。一般情況下，單位通過現金授權審批制度實施內部控制，應當從以下幾個方面入手：

一是要進一步明確單位現金開支的范圍。根據《現金管理暫行條例》和實施細則的規定，單位在確定現金開支范圍時，要結合單位實際設置范圍和標準，但不得超過國家規定的范圍和標準。一般情況下，單位現金開支只是應用于職工差旅費支付、福利支出、工資支出、因公借款和其他零星支出等。

二是要進一步明確報銷手續和報銷方法，規范使用報銷憑證。單位應當結合自身業務內容，科學設計和印制單位的各種報銷憑證。在合理制定借款單、工資支付單、差旅費報銷單等報銷憑證基礎上，明確報銷憑證的使用方法，進一步規范報銷憑證的傳遞手續和傳遞流程。同時還要對現金支出等各項業務的報銷方法進行明確，對于未按規定辦理報銷手續和不符合現金開支范圍的報銷都不得進行現金報銷。

三是明確現金支出審批的權限。單位應當根據自身的經營規模和部門內部職責分工合理確定現金支出的審批權限。根據現金支出額度的不同，分別由不同的部門或人員進行審批。比如對于現金開支額度較小的，由會計人員進行審查和審批。對于現金開支額度稍大的，可以由單位的財務主管進行審查和審批。而對于現金開支金額較大的，則一般需要單位主管財務負責人或者單位領導進行審批。出納人員在現金報銷時，應當依據按規定權限經過審批的付款憑證和原始憑證進行付款。而對于超越權限進行審批或者是沒有經過審批的報銷憑證，出納人員則不應當對其付款。

四是進一步規范現金支出業務流程。一般情況下，出納在進行現金支出業務時，都是按照支付申請—支付審批—支付核算—支付報銷的流程來進行，通過規范現金支出業務流程，降低現金支出環節的管理風險。

四、健全完善日清月結制度

圍繞現金管理的內部控制，實施日清月結制度能夠有效保證會計記錄和業務記錄的真實性、完整性、及時性。實施日清月結制度就是要在辦理現金出納業務的過程中，確保按日清理按月結算，這也是現金出納工作崗位的基本要求。出納人員應當對當日的經濟業務進行清理，并全部登入現金日記賬，并圍繞現金日記賬的現金余額實地盤點和核對庫存現金，以此來確保按日清理的完成。

一方面要對憑證進行清理，憑證作為單位經濟業務往來的記錄依據，也是出納人員現金按日清理的重要內容。應當對現金收付款憑證進行核查，確保憑證跟原始憑證相符合。通過單證相符保障現金日記賬記錄的正確性，同時對檢查完成的憑證單據加蓋收訖、付訖戳記。

另一方面也要進行日記賬登記和清理。出納人員應當將當日所發生的全部現金收付業務在現金收付款憑證進行登記入賬，檢查證賬的一致性，確保收付款憑證的內容、金額與日記賬的內容、金額相符。在清理完現金日記賬之后，還應當對日記賬的當日庫存余額進行結算，并對庫存現金進行每日盤點。出納人員應當將每日清點的現金實存金額跟現金日記賬的賬面余額進行核對，及時檢查兩者之間金額的一致性。對于短款或者長款的情況，應當及時查明原因并妥善處理。對于現金實存數大于或者小于賬面金額的長款、短款情況，如果是由于記賬錯誤而發生的則應當對賬務處理進行及時糾正。假如是由于疏忽或者失誤造成的長款或短款情況，則應當明確并追究責任。對于難以明確責任的，則可以作為收益或損失進行會計處理。另外，還應當檢查庫存現金實際金額是否超過了庫存現金的限額。endprint

五、健全完善現金清查制度

現金清查制度是在日清月結制度基礎之上設計的，其目的是為了進一步強化對出納工作崗位的監督。由現金清查小組對庫存現金進行定期或不定期的盤點清查，通過實地盤點清查及時發現現金收付過程中存在的差錯和失誤，有效防止挪用公款、貪污盜竊等違法行為的發生，增強庫存現金的安全性。日清月結是出納人員應當遵循的工作制度，而庫存現金清查制度則可以強化外部對出納工作崗位的監督。通過日清月結制度和現金清查制度的結合，實現出納崗位自身管理和外部監督的有機結合。

在現金清查過程中，應當重點關注賬款一致性，重點審查有無私借公款、挪用公款、白條抵庫等違規行為。實施現金清查應當采用突擊檢查的方式，以此來防止出納人員對庫存現金做手腳。一方面應當要求出納人員鎖上保險柜，暫停辦理相關的現金收付業務。另一方面要求出納人員對庫存現金的余額進行核算，對于已經辦理收付款手續但沒有在現金日記賬中進行登記的應當全部登記入賬，并核算出當日庫存現金的余額。在清點過程中，應當由出納人員自行盤點，執行點數，同時清查人員在旁監理，并按照金額分類填寫現金清單，在現金清點完成后，檢查賬面結存數跟實際盤點數是否一致。

六、建立健全現金保管制度

現金作為單位流動性最強的資產，也是最容易被竊取的目標。出納人員作為現金保管的直接責任人，應當嚴格遵守現金保管制度，確?，F金安全完整，切實避免由于工作疏忽和制度不嚴可能造成的現金遺失問題。在建立和實施現金保管制度過程中，應當重點圍繞以下幾個方面來開展工作。

一是有合理確定現金的保管限額。對于超過庫存限額之外的現金，應當在結算之后送存銀行。二是除因工作需要存放的小額備用金之外，其他現金都應當在專用的保險柜中進行存放，不得隨意存放現金。三是對庫存限額之內的現金，應當每日核查，在完成核查且金額正確的情況下，將所有的庫存現金在保險柜中存放。四是單位的庫存現金都不得以個人名義存放銀行。這有助于規避財務人員公款私存問題，同時也可以避免單位設立賬外小金庫問題。五是分類保管庫存現金。應當按照票面金額和種類分類保管，單位應配備專用保險柜用于存放銀行票據、有價證券和庫存現金等。要圍繞保險柜使用制定相關的使用辦法，并設專人進行管理。一般情況下，保險柜的管理都是由財務負責人授權出納人員負責具體的使用管理。同時在保險柜鑰匙的配備上也要明確具體的持有人，出納人員沒有經過授權的情況下，不能私自將保險柜鑰匙交由他人代為管理。

七、增強現金差錯處理的科學性

對于單位出納崗位來講，應當盡量確保現金管理的準確性，但是在管理實踐中出現現金差錯也難以避免。能否正確處理現金差錯提升單位出納管理質量，在很大程度上直接影響到單位的資產安全性和完整性。單位發生現金差錯的原因是多方面，既可能是人為因素造成的責任性差錯，也可能是事故性差錯或者技術性差錯。單位出現為現金差錯之后，出納崗位需要對其進行科學合理的處理，要針對不同的現金差錯類型分別對待和處理。一方面，要提升出納人員的專業素質和綜合管理水平，提高日?，F金管理的準確性，盡量減少現金收入支出方面的差錯，同時了解和把握現金差錯的處理方法和手段；另一方面，當單位發生現金差錯時，應當及時查找和分析現金差錯原因，采取針對性措施，準確界定現金差錯的性質，區別對待正確處理。

出納人員應當對現金進行每日清點，對于發現的現金差錯無論是短款還是長款都需要及時向領導報告，分析差錯原因并采取針對性措施加以糾正。對于書寫或者計算原因造成的技術性現金差錯，金額較小的可以按照審批權限按照“短款報投、長款歸公”的原則進行處理。對于不能查找差錯原因的可以在報經領導批準之后按照“待處理財產損溢”進行處理，并及時銷賬。對于因為違法財經紀律、玩忽職守或者有章不循等原因造成的重大責任性現金差錯，應當對相關責任人進行責任追究，并給予一定的紀律處分。對金額較大，影響較為惡劣的還應當追究法律責任。對于出納收付差錯造成的現金差錯，應當按照單位的相關規定和審批權限上報審批。

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（作者單位：山東省古建筑保護研究院）endprint