文檔一體化管理系統在檔案工作中的應用分析

楊蓉璠

【摘要】本文分析了文檔一體化管理系統的管理對象，文檔一體化管理系統的應用價值，并結合工作實際，對文檔一體化管理系統的改進進行了研究探討。

【關鍵詞】文檔一體化管理系統;檔案工作;應用分析

在計算機技術與網絡技術的普及應用背景下，信息化程度已經成為衡量社會發展進步的一個重要指標。在檔案工作領域，文檔一體化就是檔案工作信息化的體現，而文檔一體化管理程度可以體現其信息化程度。現如今電腦辦公已經成為常態，檔案工作人員在檔案管理工作中必須要科學做好大量的電子文書、電子檔案的管理工作，確保檔案具有完整性以及真實性。為此，檔案部門需要建立起文檔一體化管理系統，切實提升文檔一體化管理的水平。

一、文檔一體化管理對象的內涵

文檔一體化管理是指要把文件管理與檔案管理相互結合，使其形成統一的管理工作形式。而通過辦公自動化系統開展文檔一體化管理工作，則需要構建起文檔一體化管理系統。電子公文從一開始的形成到后來的流轉、歸檔利用，這整個過程可以實現一體化的管理系統，就是文檔一體化管理系統。文檔一體化管理系統可以實現公文流轉與管理的程序化、規范化，也可以做到收發文、歸檔工作的一體化，并且可以實現文檔信息存儲的數據化、文檔查詢利用電子化。

在這一管理系統的運用方面，需要界定其管理對象的內涵，即電子文件與電子文檔的內涵。

首先，電子文件實際上就是指一種在數字設備、數字環境中形成的以數碼形式存儲在光盤、磁盤或者磁帶等載體中的文件，它們能夠借助計算機設備來讓人們進行閱讀與處理，還能通過通信網絡渠道來進行傳遞。電子文件的信息主要是通過二進制數字代碼來進行記錄與表達，人們還會將其稱為數字文件，使其區別于其它形式的文件。

其次，電子檔案則主要是指存儲在計算機磁盤等設備之中的通用電子圖像文件的集合，也就是一種電子案卷。電子檔案也是誕生于數字環境中的產物，可供使用者借助于計算機等設備對電子檔案中蘊含的信息進行讀取、存儲以及利用。可以說，電子檔案就是一種由電子文件篩選轉化而形成的數字化檔案文件。但是需要注意的是，文件雖然是檔案的前身，但是卻并非所有的文件都可以被轉化成為檔案。兩者之間的關系存在著一種批判繼承的辯證關系，尤其是在社會活動的過程中，產生了海量的電子文件，卻沒有必要將其全部轉化成為電子檔案。再加上電子檔案要成為檔案，并非是一個自動化的過程，依舊要經過檔案人員的鑒別與挑選，將保留下來的電子文件轉化成為檔案。因此，電子文件需要遵循一定的程序，實現條理化管理，并且得以集中保管，才可以轉化成為檔案。

二、文檔一體化管理系統的應用價值

當前辦公自動化系統的廣泛運用早已改變了檔案的保管工作方式，現已朝著文檔一體化管理的方向進行轉變與發展，甚至建立起了文檔一體化管理系統。而文檔一體化管理系統已經運行了一段時間，取得了很好的管理效果。具體而言，文檔一體化管理系統的應用價值可以體現在以下幾點：

（一）大幅度減少了檔案人員的勞動量。在以往的檔案工作中，檔案人員面臨著繁瑣的手工勞動量，很容易在文件歸檔的過程中出現文件的重復著錄情況，這不利于提高檔案工作的質量。而在文檔一體化管理系統的運用中，卻可以明確規定公文運轉步驟。從收文到發文，這整個運行過程可以實現電子文件的實時邏輯歸檔，而紙質文件則可以現行歸檔。因此，在文檔一體化管理過程中，檔案人員一般是負責保證電子文件與紙質文件的完整性、準確性，將有保存價值的歸檔文件進行收集，并判定與檢查歸檔文件的期限，做好電子文件的借閱管理、電子文件數據整理等方面的工作。實際上只要文件產生的過程完成了，也就相當于完成了檔案的歸檔工作。而文件管理與檔案管理的著錄相一致，可以大幅度減少檔案人員的勞動量。

（二）有效提高了辦文辦事的工作效率。文檔一體化管理系統在實際運行的過程中，可以在很大程度上降低公文流轉強度，有利于加快公文辦理速度，進而可以縮短收文與發文等過程的辦理周期，這就有效提升了行政辦事的工作效率。而且文檔一體化管理系統能夠對正在辦理中的相關文件實施監督與查詢。若是文件長時間處于辦理狀態，則可按照辦結期限對有關人員適時地催辦，避免檔案人員出現忘記辦理的問題。文檔一體化管理系統也可以對電子文件的流轉情況進行詳細全面的記載，管理人員可通過這一系統，對電子文件的辦理過程進行實時的監督，公文提交運轉的效率得到了有效的提升，大大地減少了公文積壓的問題。此外，文檔一體化管理系統的運行可以實現無紙化辦公，可以減少文檔紙質辦公的費用，具有經濟性的特點。

（三）有效保證文檔的完整性與準確性。在文檔一體化管理系統的運行中，遵循了實時歸檔的要求。因此，在發文這個環節中，一旦正式發布，就可以實現即時歸檔。檔案人員可批復系統給出“工作請示”，就可以實現立即歸檔的工作。在歸檔工作完成后，電子文件自身及其信息數據會被自動化地輸入檔案的臨時數據庫，管理人員可對其進行在線管理，包括電子文件的鑒定、電子文件的校對、電子文件的整理、電子文件的數據庫導入等等。電子文件信息實際上具有易變性與易逝性的特點，出現文件不完整或者不真實等情況的概率并不低。而在文檔一體化管理系統的運行中，檔案人員可以在電子文件形成的這個階段，就對其辦理過程進行嚴格全面的監督與控制，保證其所有的信息數據都得到即時的高效歸檔，可確保電子檔案的完整性以及真實性。

三、文檔一體化管理系統的改進研究

在檔案工作領域，文檔一體化管理系統的推廣運用獲得了較好的成果，但是其中也存在一些問題，在一定程度上限制了這一系統的運行實效性。因此，我們應該對文檔一體化管理系統進行合理的改進，改善其中的問題，切實發揮這一系統的功能。

（一）改進管理系統的安全問題。實際上，在電子文檔的使用過程中出現的安全性問題依舊是檔案部門非常重視和亟待改進的問題。比如有病毒問題、黑客攻擊、數據丟失問題、數據泄密問題等等。為了切實保障文檔一體化管理系統的有效運用，則需要將電子文檔的使用安全性擺在首位。要改進文檔一體化管理系統的電子文檔安全性問題，則可從三個方面入手。首先，檔案部門應該加強文檔一體化管理系統所使用的網絡的安全性。為此，我們在開發軟件的過程中，就需要考慮增強電子文檔的加密技術。在電子文檔的存儲方面，可以考慮使用專用的服務器，使其只在內部網絡進行安穩的運行。其次，檔案部門需要做好電子文檔的保管安全工作。對于歸檔的載體，需要進行防寫處理，也要防止出現擦、劃等損傷的可能性。單片載體可以放置在專用的裝具之中，防止其受到擠壓，或者遭遇到強磁場與熱源，從而保障單片載體的使用安全性能。最后，在文檔一體化管理的初期階段，檔案部門應該做好紙質文件與電子文件之間的雙重歸檔工作。若是后來的電子文檔性能比較穩，則可考慮將一般的文件僅以電子版文件的形式保存下來。

（二）優化管理系統的系統功能。在文檔一體化管理系統中，應該切實統籌考慮數據結構、系統功能結構，真正實現信息共享和功能的有效銜接，保證系統功能的齊全性、便利性、高效性，從而在整體上優化文檔一體化管理系統，從而提高這一系統的運用實效性。一方面，在數據結構方面，應該保證其一致性。在文檔一體化管理系統的運行過程中，電子文件和電子文檔具有一定的先后關系，這一關系會對數據源產生影響。為了保證系統的數據結構發揮其應有的功能，則應該對公文與檔案著錄的數據結構進行統一。在公文處理的過程中，就應該盡可能地形成會揭示檔案內外部特征的信息，可以在檔案信息輸入環節減少重復輸入的工作量，發揮出更優的文檔一體化管理效果。其次，在功能結構方面，要盡可能地保持其連貫性。在設計文檔一體化管理系統的功能時，可以結合文檔處理業務流程、系統管理者操作思路等來進行，保證管理者在操作時可以高效率地完成系統的各項管理業務。

（三）提升管理系統的自動化水平。在文檔一體化管理方面，需要面臨日益豐富的文檔種類，而且文檔數量也在與日俱增。若是要提高文檔一體化管理系統的運行水平，則應該提高其辦公自動化水平，實現檔案調用的網絡化，降低一些工作的重復性，節約不同職能部門的辦公時間，滿足其實際的工作要求。這是進一步加強檔案管理信息化建設的體現，而這一建設進程還需要更強的技術設備的支持，提高文檔一體化管理的辦公自動化水平是必要的舉措。為此，有關機構或者單位可加大技術設備的投入，并且適當組織培訓活動，提高檔案部門人員的文檔一體化管理能力。同時，可以積極引進現代管理人才，為當前的檔案管理部門注入新鮮活力。

（四）建立文檔一體化的標準化體系。在建立標準化體系的過程中，要注重對存檔光盤制定相應的標準，便于進行統一保管。比如，管理人員可以對光盤類型及其格式進行統一。若是光盤種類不同，那么相應的生產用的原料也會有一定的差距，光盤保存壽命也不一致，不利于實現文檔一體化的標準化。而在存檔格式方面，若是對其進行統一化和標準化，可以避免出現存檔內容在其它計算機平臺不能讀取的問題。此外，對光盤的封面標識、簽署等等，都可以統一化和有序化，還可以制定光盤信息遷移的統一標準，實現光盤的全面有效保管、維護。

四、結束語

綜上所述，在檔案工作領域，文檔一體化管理是非常重要的檔案工作管理趨勢。尤其是在辦公自動化愈發突顯的當下，推廣和使用文檔一體化管理系統是不可避免的檔案工作路徑。為此，我們可以有效認識文檔一體化管理系統的管理對象和應用價值，并針對其實際運行中已經存在或潛在的問題，采取有效的改進措施，完善這一管理系統，保證系統的正常運行，切實保障檔案工作的規范化、有序化、標準化。

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