淺談職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理的現(xiàn)狀及對策

劉魯運 何珍 王馳 王鵬程

【摘要】職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理是職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)管理工作的一部分，是提高工作質(zhì)量和工作效率的必要條件。本文總結(jié)了職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理工作中存在的不足，提出了解決管理問題的具體措施和對策。

【關(guān)鍵詞】職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案;現(xiàn)狀;對策

職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案是指職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)在技術(shù)服務(wù)及日常管理過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等文件資料。它是職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)實施職業(yè)病防治活動的真實記錄和反映，也是各級衛(wèi)生行政部門和安全生產(chǎn)監(jiān)督機構(gòu)開展行政執(zhí)法的重要依據(jù)。

一、職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。由于部分領(lǐng)導(dǎo)對職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案認(rèn)識存在一定誤區(qū)，認(rèn)為檔案不是單位的主要工作，則偏重于職業(yè)病防治及臨床工作，忽略了檔案價值，使職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案尚未充分發(fā)揮作用。

（二）職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案制度不健全。職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)雖然制定了相應(yīng)的研、醫(yī)、防、教及行政后勤等各方面較為健全的管理制度、工作流程和人員職責(zé)，但職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理的各項規(guī)章制度欠缺，工作流程不規(guī)范、職責(zé)不明確。同時，并未將此項檔案管理工作納入科室年度目標(biāo)管理考核方案中，導(dǎo)致檔案收集效率不高，造成資料缺失，不能保證職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)過程的可在現(xiàn)、可溯源。

（三）檔案專業(yè)管理人才匱乏。大部分檔案管理人員是從行政后勤或護理專業(yè)調(diào)換下來的人員，未能參加檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，檔案意識淡薄，缺失法治觀念，重要的極具保存價值的文件材料往往被湮沒在紙堆中被處理掉，造成資料殘缺不全，所以嚴(yán)重制約了檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

（四）檔案基礎(chǔ)設(shè)施保證不到位。檔案設(shè)施不齊全，檔案庫房不夠規(guī)范;大部分檔案存放于兼職的檔案管理人員辦公室中，沒有專門的庫房、檔案柜，檔案材料被蟲蛀和發(fā)霉的事件時有發(fā)生。這種狀況對檔案的安全性、完整性以及長期保管會造成無法彌補的損失。

（五）職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理手段滯后。在檔案工作中計算機技術(shù)已獲得應(yīng)用，但是由于檔案管理人員文化素質(zhì)參差不齊，未能充分發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，在收集、整理、錄入檔案信息的時候，都是靠人力來完成工作的，這樣做不僅消耗人力，還降低了工作效率。

二、職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案工作的對策

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案工作的關(guān)鍵。檔案管理是職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)干部要加強對檔案管理工作的重視，要把檔案管理與職業(yè)病防治工作同步規(guī)劃、同步發(fā)展。加強法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高檔案管理意識，樹立正確的檔案管理工作理念，切實認(rèn)識到檔案管理工作對于單位發(fā)展和建設(shè)具有重要意義。

（二）建立健全各項規(guī)章制度，是檔案規(guī)范化管理的根本。逐步完善職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理收集、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密、庫房、質(zhì)量控制等管理制度。加大管理力度，增強管理意識，建立完善檔案質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)，將檔案管理工作納入科室年度目標(biāo)管理考核方案中，定期考核評價，其考核結(jié)果與科室績效、評優(yōu)和科主任年終目標(biāo)管理考核等掛鉤。

（三）明確檔案管理人員工作職責(zé)。規(guī)范檔案內(nèi)容，充實和更新原有的檔案資料;全面細(xì)致歸納并整理所接收的職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案資料，對程序文件、質(zhì)量手冊、國家職業(yè)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、現(xiàn)場調(diào)查記錄、工作日寫實等相關(guān)原始記錄、預(yù)評和控評合同評審記錄、服務(wù)與供應(yīng)商名錄、儀器設(shè)備檢定維護、核查記錄、職業(yè)衛(wèi)生人員培訓(xùn)資料等相關(guān)材料并按類別歸檔，以免出現(xiàn)遺漏或丟失。

（四）加強培訓(xùn)是提高檔案管理質(zhì)量的重要途徑。加強培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員素質(zhì)和自身業(yè)務(wù)水平，舉辦各種形式的檔案知識及職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)知識培訓(xùn)，以提高檔案專兼職人員的業(yè)務(wù)水平;定期組織檔案工作人員和檔案兼職人員到上級檔案部門進行培訓(xùn)或進修，開拓視野，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。

（五）加大投入是職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機構(gòu)檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)。進一步優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，建立符合防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體、防蟲要求的職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案專用庫房。加強職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案室的硬件建設(shè)，配備計算機、照相機、攝像機、打印機、掃描儀、刻錄機、鐵質(zhì)架、防磁柜、空調(diào)、門禁、消防報警設(shè)備、溫度和濕度控制設(shè)施。使檔案管理工作的效率能夠從根本上得到提高。

（六）建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，是檔案管理工作的保證。加強檔案數(shù)字化和信息化建設(shè)，提高檔案管理現(xiàn)代化水平。使用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、效果良好的職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案管理軟件，進行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作，改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況，提高工作效率，實現(xiàn)檔案管理辦公自動化和數(shù)字化。

（七）檔案開發(fā)利用是檔案管理工作的目的。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分開發(fā)利用，因此，檔案管理人員要樹立服務(wù)意識和責(zé)任意識，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，使職業(yè)衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)檔案更好地發(fā)揮檔案資源的優(yōu)勢，為各項工作提供真實可靠的材料。同時，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，為單位整體發(fā)展提供借鑒和參考。

【參考文獻】

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