新時期高校學生檔案管理改革探究

孫鵬

摘 要：隨著時代和社會的快速發展，教育改革也進入了新的發展階段，同時高校的改革措施也得到了落實，高校學生檔案管理工作也有了一定的改善。高校的學生檔案主要是記錄學生在校期間的學習情況以及重要的生活內容，所以在對學生檔案進行管理時，一定要保證學生檔案的完整性。隨著教育制度的改革，高校的學生數量也隨之增加，這種情況給各個高校的檔案管理工作帶來了非常大的難度。本文主要是對新時期高校學生檔案管理改革進行探究，從而使得高校學生檔案管理工作更加完善。

關鍵詞：新時期 高校 學生檔案管理

中圖分類號：G645 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2018）10（b）-0122-02

對于廣大高校的學生來說，學生檔案是一份非常重要的資料。在各個高校都存放著大量的學生檔案，當學生檔案在記錄學生學習情況以及重要的生活內容時，通常保留的都是各種材料的原件以及諸多的歷史證件。在學生就業時，各個企業的人力資源為實現有效的開發，都需要參考學生檔案信息。由此可見，學生檔案從性質上來說，它的使用價值非常高，同時也反映了高校的教學狀況。

1 新時期高校學生檔案管理存在的問題

1.1 學生檔案信息不完善

目前，對于學生檔案，高校并沒有進行科學有效的管理。在檔案信息管理過程中，高校僅僅是對材料進行了歸類、保存。從材料歸類方面來看，主要有三方面的內容：第一，學生政治表現方面，如學生的入團材料、黨申請書、政審時需要的相關材料、學生的獎懲材料、學生的畢業鑒定等諸多方面的內容；第二，學籍方面的材料，如學生的高考成績，獲取獎學金時需要的證明，大學期間歷年學習成績單，學位、學歷證明等；第三，學生身體狀況材料，如學生入學體檢表、畢業體檢表等。

1.2 學生檔案管理手段落后

目前，由于高校的檔案管理手段比較落后，所以對于學生檔案，高校難以真正的實現科學、有效的管理，管理方法還停留在紙質管理階段，主要采用的方式仍然是手工方式。隨著教育制度的改革，高校的學生數量也隨之增加，這種情況給高校的檔案管理工作帶來了非常大的難度。如果不改變檔案管理的方式，只會浪費更多的人力、物力、財力，同時也會嚴重阻礙檔案信息資源的開發利用。

1.3 學生檔案利用率低

在學生入學后，學生的檔案就會被存放在學校的某一部門中，教師很少能通過學生的檔案來了解學生，從而對學生進行因材施教以及選拔任用班干部。由于高校的教學管理改革很少把學生檔案作為參考，所以學生在校期間，學生的檔案并沒有被有效的利用。在雙向選擇就業時，學生檔案沒有發揮畢業“推薦表”的作用。一方面，學生檔案材料內容不完整，不能夠為用人單位提供參考；另一方面，落后的查詢方式，使得用人單位因為效率低，從而放棄這種需求。總之，學生的檔案利用率很低，并沒有發揮重要的作用。

1.4 學生檔案管理制度不規范

許多高校對檔案管理一直都不是很重視，在學生檔案管理過程中，相關的制度并不完善、規范化、科學化，學生檔案難以實現有效的管理。在學生檔案管理實施的階段，主要是由某個部門全權負責，比如學生處全部負責，人事處和其他部門就概不負責。在學生入學后，對于自己的檔案無法充分整理、落實到位，材料就會出現積壓等不良現象。

2 新時期高校學生檔案管理改革的策略

2.1 完善學生檔案信息

學生檔案歸檔范圍實行了幾十年，在很大程度上即不能為用人單位提供學生檔案信息，又不能反映學生的發展全貌。因此，無論是在利用價值方面，還是在歷史真實性方面都已經不再適用。在當今強化素質教育的背景下，高校應該根據學生學習、生活的特點，修改學生檔案歸檔范圍，通過檔案的材料來反映學生個性化發展的特征，最大限度地為用人單位提供參考，使學生在就業競爭中更加順利地走向工作崗位。高校要想完善學生的檔案信息，可以增加以下3個內容：第一，增加學生信用檔案。誠實守信即是中華民族的傳統美德，又是個人發展的重要品德，同時也是用人單位的基本要求。信用檔案是學生個人職業生涯的資本，其主要形成的方式是積累學生在校期間誠實守信方面的材料，以此來準確地反映學生的品行情況、信用行為。第二，注意關注學生的能力。檔案材料既要關注學生的成績，又要發現學生各方面的潛能，特別是學生的實踐能力與創新能力，同時高校應特別注意收集、反映學生成長進步的相關材料，如學生的榮譽證書、個人作品、資格證書等。第三，建立學生心理檔案來反映學生的心理狀況。近年來，隨著高校對學生心理健康的教育以及對學生心理健康狀況的跟蹤、調查。在這個過程中，形成了大量的關于學生心理素質的材料，高校應該對這些材料進行收集、整理，形成學生心理檔案。從學校教育管理方面來看，通過心理檔案能夠準確地分析出學生的個性特征，從而及時的對學生進行相應的心理疏導，促進學生健康成長。從用人單位選拔人才方面來看，用人單位可以通過心理檔案來了解學生的心理健康狀況，選擇最適合單位的人才。因此，高校應特別注意收集、利用心理檔案這一重要的信息資源。只有增加了這3個內容，才能更好地為用人單位提供完整的學生檔案信息，幫助學生在就業競爭中順利地找到心儀的工作。

2.2 朝著網絡化方向發展

隨著計算機的快速發展，計算機在各行各業被廣泛應用，無論是高校的錄取，還是學生畢業，網絡化管理已經被廣泛的應用，這為學生電子檔案的形成和推廣奠定了基礎。為了落實檔案管理，計算機需要擔當核心作用，在對學生檔案進行分類歸檔時，需要有計劃、有步驟地進行，最終實現網絡化的檔案管理。現階段，各大高校開始逐漸普及應用校園網絡，學生檔案也逐步的實現了科學管理。由于學生電子檔案的普及推廣，所以信息數據得到有效的構建。同時在檢索過程中，慢慢地朝著網絡化方向發展，節省了一定的人力物力資源，提高了工作效率。

2.3 提高學生檔案利用率

著名的檔案學家吳保康曾說過“檔案必須利用，通過利用發揮其作用，為社會服務，并同社會的政治、經濟、文化、教育、科學等方面緊密的聯系起來，實現其自身價值”。由此可見檔案室是學生檔案信息的收集與傳播機構，最終的目的就是將學生檔案信息提供給用人單位，從而實現檔案信息的價值。高校的檔案工作人員需要根據當前教育發展的新形勢，以為學生服務為根本宗旨，認真、細致地研究學生檔案信息資源的開發與利用，最大限度地發揮學生檔案信息資源的價值。

2.4 規范學生檔案管理制度

高校要想保證檔案信息的完整和準確，應該根據檔案形成的特點，建立一套完善、規范的檔案管理制度。首先，高校必須明確學生檔案管理的主管部門，劃分出相關部門的職責范圍，使其做到分工明確，各盡其責。其次，對材料的歸檔時間要做出明確的規定，只有這樣才能及時地進行歸檔，使檔案材料更加的齊全、連貫，這樣即能減輕集中整理檔案的工作量，又能使檔案及時的反映出學生發展的新情況，最大限度地保證了檔案信息的完整性和最新性。最后，形成了統一的存檔標準，對學生檔案的接收、存放、管理、傳遞提出了較為嚴格的要求，確保學生檔案材料真實、安全。

3 結語

高校的檔案管理是提升學校管理水平的重要部分，即能夠對學生的在校情況做出完整的記錄，又能充分保障學生檔案信息的收集、歸檔等環節的管理。所以，要想幫助學生在激烈的就業競爭中順利地走向工作崗位，各個高校就必須要完善學生檔案信息，朝著網絡化方向發展，提高學生檔案利用率，規范學生檔案管理制度，只有這樣才能更好地為用人單位提供學生的檔案信息，從而幫助學生找到心儀的工作。

參考文獻

[1] 程愛榮.新時期高校學生檔案管理改革初探[J].生物技術世界，2016（2）：248.

[2] 李彩霞.新時期高校學生檔案管理改革探析[J].求知導刊，2016（10）：89.