新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理工作的思考

于海濤

[摘要]根據(jù)現(xiàn)在企業(yè)的發(fā)展來(lái)看，檔案的管理工作越來(lái)越受重視。主要工作就是收納、整理，然后將企業(yè)最原始的資料保存起來(lái)。其不僅有密集性的特點(diǎn)，而且還有很強(qiáng)的原則性。但是企業(yè)發(fā)展是否健康，還是要看企業(yè)檔案管理者的態(tài)度如何。企業(yè)檔案管理工作者不僅要認(rèn)真執(zhí)行檔案管理制定的相關(guān)規(guī)定，還要嚴(yán)格做到保密要求管理。在此基礎(chǔ)上，工作人員一定要自覺(jué)學(xué)習(xí)和發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案的重要意義，不斷探索企業(yè)檔案管理工作中所出現(xiàn)的問(wèn)題，并努力去解決，這是對(duì)管理者最基本的要求。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理工作；新形勢(shì)；檔案管理

[DOI]1013939/jcnkizgsc201807130

檔案是伴隨我們一生的東西。其為人類的發(fā)展做了真實(shí)的歷史記錄。更重要的是檔案還為公民保存了更有價(jià)值的信息資料，例如政府、社會(huì)上的組織、企業(yè)及公民在社會(huì)活動(dòng)中所產(chǎn)生的勞動(dòng)價(jià)值，這些都被檔案所記錄。隨著新時(shí)代的知識(shí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案工作者必須清楚地認(rèn)識(shí)現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，結(jié)合實(shí)踐，勇于創(chuàng)新，將檔案管理通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)相結(jié)合，這樣不僅能提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，還能提高其認(rèn)可度及滿意度。

1做好企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的影響

能夠推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展的重要資源就是所謂的檔案管理工作，也是提高企業(yè)管理質(zhì)量的先決條件。而且對(duì)于企業(yè)的健康和安全發(fā)展也是一個(gè)基礎(chǔ)上的管理，企業(yè)檔案主要是記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。例如企業(yè)的管理與經(jīng)營(yíng)、技術(shù)的開(kāi)發(fā)以及產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)憑證等，這些都離不開(kāi)企業(yè)原始和現(xiàn)有的供銷、人物等基礎(chǔ)性條件的確鑿數(shù)據(jù)。就個(gè)人而言，檔案的意義是每個(gè)人在學(xué)習(xí)和工作中的重要依據(jù)，而作為檔案的管理人員就要正確認(rèn)識(shí)其重要性，并進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的監(jiān)管力度，科學(xué)并且規(guī)范地整理檔案，才能促使檔案發(fā)揮其有效作用。因?yàn)闄n案的準(zhǔn)確與否，關(guān)乎所有人員的發(fā)展，因此所有人員都應(yīng)該重視起來(lái)。

檔案對(duì)于公司運(yùn)營(yíng)來(lái)說(shuō)是一個(gè)好教材，其為企業(yè)制訂了一個(gè)好的發(fā)展方向。做好企業(yè)檔案管理工作，一方面為企業(yè)的高級(jí)人員隨時(shí)可以查閱和了解單位的整體情況提供服務(wù)；另一方面有利于各部門對(duì)各方面的企業(yè)工作有個(gè)準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，為企業(yè)與各公司進(jìn)行合作提供了保障。因此，做好企業(yè)檔案管理工作有利于推動(dòng)我國(guó)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。但是，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的全面發(fā)展，企業(yè)部門及工作人員不能總是按照陳舊的規(guī)則運(yùn)行，也應(yīng)該不斷更新思想觀念，更新檔案管理觀念，勇敢創(chuàng)新，大膽嘗試新形勢(shì)下的檔案管理方式，不斷提高企業(yè)檔案的管理效率。只有這樣，企業(yè)檔案管理工作才能正常運(yùn)行，才能實(shí)現(xiàn)企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。[1]

做好企業(yè)檔案管理工作還能提高企業(yè)信譽(yù)額度，信譽(yù)對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一種無(wú)形的資產(chǎn)。現(xiàn)如今社會(huì)講究的是誠(chéng)信，人們也越來(lái)越重視，特別是在各個(gè)企業(yè)及經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，企業(yè)信譽(yù)關(guān)系著企業(yè)的成敗。在這個(gè)充滿競(jìng)爭(zhēng)的社會(huì)中，不管是正在工作還是在找工作的人，首先考慮的就是企業(yè)的信譽(yù)度，其原因是關(guān)乎著市場(chǎng)及人員的發(fā)展前景，如果信譽(yù)額度上去了，那么工作人員的積極性也就調(diào)動(dòng)起來(lái)了，在無(wú)形之中就提高了對(duì)工作的信心。因此，做好企業(yè)檔案管理工作已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展的核心力量，在提高企業(yè)信譽(yù)度的同時(shí)幫助企業(yè)、員工走向成功。

2新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作的狀態(tài)

在當(dāng)今社會(huì)，我國(guó)企業(yè)都會(huì)建立自己的檔案室，特別是一些國(guó)企或者國(guó)企轉(zhuǎn)制后的企業(yè)。現(xiàn)在建立的檔案室的特點(diǎn)就是規(guī)模較大，管理制度及體系也比較完善，工作也能令人接受。但是，也不可避免會(huì)有一些小型或中型企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)及私營(yíng)企業(yè)的檔案在管理中存在一些問(wèn)題。問(wèn)題主要出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)不到位，有些領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在現(xiàn)實(shí)工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)違反規(guī)則等管理現(xiàn)象，只要想查閱的時(shí)候就隨意查閱，而不是按照應(yīng)有的程序進(jìn)行。還有在原有檔案資料上做記號(hào)，甚至損壞檔案材料，借閱檔案不按時(shí)歸還、隨意擺放等。這些現(xiàn)象都能體現(xiàn)出某些領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)薄弱，對(duì)工作的不負(fù)責(zé)。還有一方面是檔案管理的方式跟不上現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展，比較落后。由于受舊思想的約束，有些檔案在收集、整理、歸納等方面的規(guī)章制度沒(méi)有健全，文件整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)環(huán)節(jié)，還在采用手工操作方式，這樣都是比較落后的，再加上檔案管理的工作人員受過(guò)高等專業(yè)教育的并不多，整體的素質(zhì)低下，而且讓沒(méi)有經(jīng)過(guò)教育培訓(xùn)就直接進(jìn)入工作，業(yè)務(wù)能力有待提高。與此同時(shí)，人員調(diào)動(dòng)機(jī)會(huì)過(guò)多，有的企業(yè)做檔案管理工作人員的年齡會(huì)稍大一些，其對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)功能方面了解不是很多，可能連基本操作都不會(huì)，因此，很難達(dá)到檔案信息化管理的規(guī)則要求。這些問(wèn)題都不利于企業(yè)檔案的有效管理，導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理工作發(fā)展不穩(wěn)定、不平衡，與企業(yè)的發(fā)展成反比。那么，為了企業(yè)更好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就必須給一系列的問(wèn)題找出解決方法。[2]

3怎樣做好企業(yè)檔案管理工作

31加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)能力，提高認(rèn)識(shí)

企業(yè)檔案的發(fā)展不能光看眼前的實(shí)施方案，一定要做出長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃方案和近期實(shí)施方案，建立各項(xiàng)規(guī)則制度，改善企業(yè)檔案管理?xiàng)l件，要將檔案室、查閱室及辦公室三者清楚分明。現(xiàn)在的檔案管理工作做得還是有點(diǎn)欠缺，不能完成企業(yè)的全面發(fā)展，對(duì)企業(yè)的發(fā)展前景造成了堵塞。在此，要想企業(yè)整體得到提升，就必須找到關(guān)鍵點(diǎn)。例如，加大企業(yè)的硬件設(shè)施，提高檔案管理質(zhì)量，制定明確的檔案管理要求，如對(duì)分類號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一，保證正確檢索；用關(guān)鍵詞標(biāo)明，對(duì)查找條件進(jìn)行簡(jiǎn)化，使其更加方便。同時(shí)還要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)并提高認(rèn)知能力，這就需要檔案管理人員提高運(yùn)用信息技術(shù)的水平，總結(jié)各級(jí)檔案人員的知識(shí)框架體系，提高工作效率和工作能力，以便更好地為他人服務(wù)。

32增強(qiáng)獲取信息能力，加快檔案信息化的腳步

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的運(yùn)行，牽引著人類，其不僅有傳播速度快的特點(diǎn)，還能突破時(shí)空的限制。由于現(xiàn)在是信息時(shí)代，在信息方面難免會(huì)造成與實(shí)際情況不符或漏洞等現(xiàn)象，因此，管理人員一定要增強(qiáng)辨別能力和提高評(píng)估水平。然后有目的、按步驟對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化，并且提高檔案的錄入速度，慢慢實(shí)現(xiàn)信息化管理，規(guī)范地管理好新型檔案資料；將電子檔案進(jìn)行有序歸檔，一般要有保障地將電子文件進(jìn)行備份，以免丟失和防止修改。所以，加快信息化腳步，也是目前檔案管理工作的有效措施。檔案管理人員也要加快檔案信息化的腳步，正確利用網(wǎng)絡(luò)整理檔案，科學(xué)地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)程序。

33檔案管理人員要加強(qiáng)自身修養(yǎng)和提高綜合素質(zhì)

對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，檔案管理人員的素質(zhì)是非常重要的。根據(jù)上述所言，有些企業(yè)的人員不夠，老板就會(huì)盲目地聘用一些知識(shí)匱乏及對(duì)管理工作經(jīng)驗(yàn)不足的人。所以，選拔人才和對(duì)人才的培訓(xùn)是很重要的。根據(jù)現(xiàn)在檔案部門工作人員的知識(shí)傳統(tǒng)化，對(duì)新技術(shù)認(rèn)識(shí)不到位的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須帶領(lǐng)組織相關(guān)工作的培訓(xùn)，搜尋一批具有豐富專業(yè)知識(shí)的人員來(lái)從事檔案管理工作，并要開(kāi)展對(duì)檔案管理人員的教育工作，針對(duì)不同人員的需求，對(duì)其實(shí)施再教育方針。使其在受教育的同時(shí)不斷提升自己的管理能力，增強(qiáng)管理經(jīng)驗(yàn)，提高綜合素質(zhì)，為企業(yè)的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

34健全企業(yè)檔案管理的法律制度

遵守法律，是我國(guó)發(fā)展的第一要素，也是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)。國(guó)法不可觸犯，想要做好檔案管理工作就必須按照法律制度來(lái)執(zhí)行。在新形勢(shì)下，有效的檔案管理工作首先要將法律條文寫在前面，建立健全法律規(guī)章制度，使檔案管理體系有法律依據(jù)。然而，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員也要提高法律意識(shí)，增強(qiáng)法律觀念，使企業(yè)檔案管理工作走向合法化、規(guī)范化。

4結(jié)論

總而言之，企業(yè)檔案管理工作還是會(huì)面臨眾多挑戰(zhàn)的。隨著社會(huì)的改革，辦公自動(dòng)化的生成及信息高速的建立，對(duì)以往的檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是一個(gè)很大的沖擊，因此，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須引領(lǐng)員工在檔案管理上的工作方式進(jìn)行一次徹底改革。同時(shí)，檔案部門要認(rèn)清目前的形勢(shì)，抓住工作重點(diǎn)進(jìn)行改造。企業(yè)檔案的管理人員，要能夠站在時(shí)代的最高峰，跟隨著企業(yè)不斷改革發(fā)展的腳步，不斷去吸納新時(shí)期檔案規(guī)劃的文化內(nèi)涵，隨時(shí)切換企業(yè)文化的多變模式。還要利用各種資源進(jìn)行檔案的信息化管理，自覺(jué)學(xué)習(xí)檔案管理相關(guān)知識(shí)，加強(qiáng)認(rèn)識(shí)，不斷提升自己的文化素養(yǎng)和綜合素質(zhì)，以更好地迎接新的挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]牟丹宇，趙淑芳略談信息時(shí)代的檔案工作[J].陜西檔案，2010，25（6）：78-82

[2]趙晨宏論新時(shí)期檔案工作要為企業(yè)改革服務(wù)[J].東方企業(yè)文化，2010，16（4）：12-15