漫談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理信息化

侯亞楠

摘要：檔案管理的信息化首先需要的就是懂得信息管理的人才，現(xiàn)代化檔案管理要求工作人員不僅需要滿足一般計(jì)算機(jī)使用操作，更重要的是要具有較高的知識(shí)層面與技術(shù)水平，能夠有效管理大量、繁雜的信息資源。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息化；探討

當(dāng)今社會(huì)，隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)顯得尤為重要。檔案管理是一個(gè)單位平穩(wěn)發(fā)展的必要條件，通過檔案管理可以查閱歷史訊息，記錄歷史績(jī)效。科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，能夠?qū)v史工作情況系統(tǒng)全面地存檔與展現(xiàn)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠及時(shí)了解工作狀況，為下一步的指導(dǎo)工作提供理論依據(jù)，讓職工在實(shí)際工作中能夠有所借鑒，避免走彎路，為高效工作提供條件，也有利于提高社會(huì)認(rèn)定單位的工作效果，為單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定根基。

一、檔案管理信息化的概念與分類

檔案管理信息化是運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)尤其是以計(jì)算機(jī)為主的智能化工具來加強(qiáng)檔案資源信息的收集、整理、開發(fā)和利用。檔案管理信息化建設(shè)主要包括建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。我國(guó)處于快速發(fā)展的信息化時(shí)代，檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)推動(dòng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展具有十分重要的作用。

二、檔案管理信息化的作用與意義

（一）檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)資源共享的重要途徑。

在經(jīng)濟(jì)社會(huì)全球一體化發(fā)展形勢(shì)下，檔案資源的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)提上日程，這是實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的現(xiàn)實(shí)需要。檔案管理信息化建設(shè)能夠打破信息使用者之間閉塞的壁壘，加快促進(jìn)信息資源的開發(fā)、利用、保存和傳遞，實(shí)現(xiàn)資源共享。

（二）檔案管理信息化是檔案事業(yè)發(fā)展的新起點(diǎn)。

傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)當(dāng)今飛速發(fā)展的形勢(shì)，檔案工作的內(nèi)部需求和外部條件都在發(fā)生改變，打破“收檔案，管檔案”的傳統(tǒng)觀念已是勢(shì)在必行。檔案管理人員要在具體工作中，積極消除影響檔案信息化發(fā)展的弊端，運(yùn)用適合于檔案管理信息化的工作結(jié)構(gòu)，使檔案管理工作與社會(huì)整體發(fā)展相互協(xié)調(diào)一致。

（三）檔案管理信息化是改革進(jìn)步的新要求。

過去的檔案管理工作，主要是運(yùn)用人力對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、保管和應(yīng)用，人力資源投入很大，效率卻不高，而檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)在于不僅提高了檔案的儲(chǔ)存數(shù)量，而且還解放了人力、提高了效率、節(jié)約了資源，這一革新適用于信息化快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)。在我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展、科技日新月異的大環(huán)境下，要抓好檔案管理這一重要的工作，對(duì)于提升單位在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的影響力具有重要意義，原因在于：（1）檔案是單位行政管理和業(yè)務(wù)工作的查考憑據(jù)。（2）檔案是生產(chǎn)活動(dòng)的參考依據(jù)。（3）檔案是科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件。（4）檔案是宣傳教育的生動(dòng)素材。

（四）新時(shí)期下檔案管理信息化的要求。

在網(wǎng)絡(luò)信息化高速發(fā)展的今天，檔案工作人員應(yīng)該意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，著力加強(qiáng)檔案信息化意識(shí)，提高檔案管理的效率，積極開展信息化過程中的各項(xiàng)工作，促使檔案信息化建設(shè)快速有效地開展。當(dāng)前我們的目標(biāo)是要提高檔案信息化技術(shù)水平，首先應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)：（1）配置完備的信息化硬件設(shè)施，如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、交換器等，研究開發(fā)系統(tǒng)軟件，讓檔案管理人員集中培訓(xùn)，使之熟練應(yīng)用系統(tǒng)軟件，并從實(shí)踐角度對(duì)完善系統(tǒng)軟件提出寶貴建議。（2）將檔案目錄與內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化管理，這是電子檔案的基礎(chǔ)性工作，將各部門移交匯總的資料歸檔，從信息的源頭抓起建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式，避免重復(fù)勞動(dòng)提高工作效率，實(shí)施實(shí)體檔案盒數(shù)字檔案的“雙套制”工作模式。（3）對(duì)于能夠上網(wǎng)查詢的檔案信息進(jìn)行保密定級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部、公開等級(jí)別，對(duì)查詢者進(jìn)行網(wǎng)上身份驗(yàn)證，不同的身份提供不同級(jí)別的信息查詢權(quán)限，保證網(wǎng)上查詢檔案信息的安全性。（4）檔案工作人員必須進(jìn)行各項(xiàng)技能培訓(xùn)。檔案管理工作人員首先要明確自己的責(zé)任，重視檔案管理工作，其次要始終堅(jiān)持提高自身專業(yè)知識(shí)水平，以適應(yīng)不斷創(chuàng)新的檔案管理新方式。檔案工作人員除了自學(xué)的方式外，還可以參加各類專業(yè)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育等，充分利用多方優(yōu)勢(shì)，用最短的時(shí)間系統(tǒng)地掌握最新的知識(shí)和技能，為以后優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎(chǔ)。

三、如何推進(jìn)檔案管理信息化的進(jìn)程

在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，很重要的是有效整合和充分利用單位各種信息資源為經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。一些單位檔案管理系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、核心生產(chǎn)系統(tǒng)由多個(gè)設(shè)計(jì)單位完成，各系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運(yùn)作，必然會(huì)造成有些單位在信息系統(tǒng)軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對(duì)接共享。單位檔案管理信息化對(duì)檔案管理人員來說是一個(gè)全新的領(lǐng)域，需要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代信息技術(shù)，需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)，需要和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員溝通，并參與到管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用中去。只有業(yè)務(wù)素質(zhì)高的檔案管理隊(duì)伍才能保證單位檔案管理信息化的順利推進(jìn)。

在單位檔案管理信息化過程中，安全問題不容忽視。一方面，管理者在檔案管理信息化過程中，往往重視信息化中檔案信息的流轉(zhuǎn)和溝通，只留心檔案信息對(duì)工作的參考和借鑒作用而忽視檔案的根本作用——憑證作用。檔案實(shí)體是檔案發(fā)揮憑證作用的基礎(chǔ)。這種情況下，檔案實(shí)體就會(huì)被忽視，其安全性就不能保證。另一方面，在檔案信息化中，管理者往往只重視檔案信息的使用，而忽視了檔案信息在使用過程中存在著安全問題。檔案信息化過程中的檔案信息安全包括檔案信息存儲(chǔ)實(shí)體的安全和檔案信息流轉(zhuǎn)中的安全，這要求管理者重視檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備的穩(wěn)定性和安全性，確保萬無一失。

綜上所述，要促進(jìn)檔案信息化管理，除了計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)施必須跟上外，首先必須強(qiáng)化信息意識(shí)和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動(dòng)態(tài)信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。其次，要加快開發(fā)和利用現(xiàn)有信息資源，克服“等”的思想。不能因?yàn)闄n案管理要實(shí)現(xiàn)信息化便將現(xiàn)在的所有檔案材料藏于“死庫(kù)”，拋棄不用，一切從“零”開始，而要重視其繼承性，要對(duì)現(xiàn)有的檔案資源進(jìn)行全面開發(fā)，如可分類檢索拷貝、按類儲(chǔ)存、試驗(yàn)傳遞，逐步地適應(yīng)。同時(shí)，要通過現(xiàn)代信息處理技術(shù)對(duì)現(xiàn)有的各種檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和存儲(chǔ)，加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。當(dāng)然加強(qiáng)電子檔案歸檔管理和人才建設(shè)是不可或缺的一條。