酒店物資采購內部控制建設探究

李丹

【摘要】在經濟全球化的時代背景下，各國之間的貿易往來逐漸頻繁，我國的幅員遼闊，名勝古跡較多，旅游業獲得了很大的發展空間。酒店是為旅客提供住宿和飲食的重要場所，酒店作為旅游業的子行業呈現出爆發式的增長，酒店數量大量增加，酒店與酒店之間的競爭也越來越激烈。有些酒店為了提高市場競爭力，加強了內部管理，加強物資采購內部控制能夠降低酒店的運營成本，提高酒店經濟效益。酒店物資采購內部控制建設涉及到的內容較廣，工作量大，在建設過程中存在著一定的難度。本文研究的主要內容是酒店物資采購內部控制建設的有效措施。

【關鍵詞】酒店 物質采購 內部控制

隨著市場經濟體制改革的不斷深化，我國酒店行業邁入盈利能力逐年下滑的時代。酒店是集住宿、餐飲、娛樂、購物等多元服務的綜合體，其營業部門較多、現金流入穩定、使用物資種類繁多，盈利模式多元化，是一種特殊的重資產企業。酒店管理和發展的趨勢與其他企業相比具有很大的差異性，酒店的營收體系、信息化管理、成本控制和采購等工作影響著酒店內部管理質量，加強物資采購內部管理控制建設，能夠提高酒店的管理水平及盈利能力，進而促進酒店的高效、有序運轉。

一、現階段酒店物資采購內部控制中的不足

（一）采購合同存在風險

酒店物資采購的物品大部分比較零碎，數量多，但是單價低。例如，一次性牙刷、毛巾、玻璃器皿等低值易耗品等單價不高、數量多、采購頻率高，在物資采購過程中可能會出現一些誤差。如酒店管理人員沒有重視酒店的物資采購監管工作，在物資采購過程中有的工作人員會渾水撈魚，采購人員與采購單位在溝通時可能會發生吃拿卡要問題；物資采購申報金額與實際花費金額數量不符，有的人員從中謀取私利，謊報材料采購價位；采購的物品質量存在問題，無法投入使用，需要再次購買，使得酒店的經濟損失嚴重；采購合同中的相關條款規定模糊，合同中存在較大風險。酒店工作人員沒有在簽訂合同之前經相關部門人員評審合同，在后期可能會導致采購成本的上升；酒店物資采購人員對采購材料的信息掌握不全，了解不透徹，供應商可能會根據這個弱點，提升采購的單價，從中謀取利益；酒店作為合同的履行方欠缺執行力，一旦采購的物品質量不合格，很多的酒店采取的都是商討方式，有的甚至視若罔聞，助長了供應商的不良風氣，使得酒店蒙受嚴重的經濟損失[1]。

（二）采購前準備

一般在物資采購之前，企業都會進行市場調研，確定采購材料在市場上的單價、質量和種類，在選擇供應商時對供應商的信譽和實力進行考察，保證物資采購工作能夠順利進行。但是，實際操作過程中，有很多酒店在物資采購前并沒有做好前期準備工作，無法保證采購的材料的質量和價格，經常出現質量低、價格過高的情況。材料采購的前期方案不合理，在采購材料時出現相互矛盾的地方較多[2]。例如，采購次數較多會引起人工成本和質量驗收成本的增加；采購次數少會引起采購數量增多，造成儲存成本的增加，還會導致酒店在資金流轉方面承受較大的壓力。采購材料前的準備工作沒有做好，會在后期出現更多的問題，影響酒店的經營效率和發展前景。

二、建設酒店物資采購內部控制體系

（一）建立完善的酒店物資采購內部控制機制

內部控制是酒店風險管理體系中重要的組成部分，雖然酒店的發展模式與其他企業不同，但是建立風險管理體系和物資采購內部控制機制仍是非常必要的。

在酒店的治理過程中需要建立監督機制和激勵機制，這兩部分都是通過內部控制完成的。酒店物資采購內部控制的主要內容就是建立一套完整健全的內部控制制度，規范酒店決策層、管理層和采購相關員工的采購行為，發揮日常監督和管理的作用。成立物資采購組織部門，對酒店各類用品、設備、固定資產等物資進行采購、使用、維護和管理實施物資采購管理方案，對酒店的物資采購資金進行監管控制，根據物資采購預算指標核定物資采購資金，保證酒店的資金運用能夠統一，能夠有效對酒店財務預算資金進行控制，提高酒店的物資采購管理水平。在酒店物資采購中，不僅需要控制采購過程中的風險，還需要保證酒店日常需要的材料能夠滿足使用部門的需求，不能脫離酒店發展的實際需要。對物資采購內部控制工作需要高效控制，使繁多的物資控制內容變得精簡，突出內部管理重點，劃分物資采購工作人員的職責，降低物資采購的風險。

（二）規范物資采購流程

物資采購、管理、控制是酒店財務預算執行的關鍵內容，在酒店物資采購管理方案和內部控制制度中，可以使用文字和流程圖的形式，規范酒店的物資采購業務流程。物資采購流程一般包括申請、審核、授權審批和實施采購等四個環節。物資使用部門根據實際需要提出物資采購申請，由物資管理部門進行審核，確認物資采購需求合理后，辦理調配手續，按照授權程序辦理審批手續，然后采購部門（必要時可成立采購委員會），開始實施采購。詢價小組對實地詢價采購的調查內容做書面性的調研報告，采購小組從采購、驗收、付款到管理等各個環節中做好相關資料和文件的整理與歸檔管理工作，在物資采購的各個環節進行成本控制。

（三）加強物資采購內部控制的評價監督

酒店物資采購的總金額比較大，要想保障酒店物資采購內部控制水平，需要對酒店物資采購內部控制進行有效監督和控制，發揮內部控制制度的效用。物資采購人員在簽訂采購合同的前后，需要經相關流程對合同進行評審復核，必要時還需聘請專業人員參與采購合同的審計，確認合同無誤后再投入到物資采購中，保障酒店的實際利益，避免在物資采購中出現這樣、那樣的問題。對采購過程中可能出現的問題提前預防，避免采購合同中的相關條款影響酒店的經濟效益。在酒店中成立審計委員會與內部審計機構，審計委員會對酒店采購內部控制制度的設計合法性和全面性進行審查，定期開展酒店采購內部控制制度自我評價活動，明確酒店內部自我評價的方式、程序、范圍和頻率，保證酒店物資采購內部控制工作能夠有效進行。審計機構需要對酒店采購內部控制制度的水平進行評價，監督內部控制能夠落實到實處。

三、結語

酒店物資采購內部控制管理過程中會受到到很多因素的影響，風險點較多，采購風險較大，酒店的物資單個金額不大，數量較多，在物資采購管理中比較繁瑣。酒店管理人員通過建立完善的物資內部控制管理體系，加強物資采購的監管力度，就能夠有效提高酒店物資采購內部控制管理的水平，控制現金流，進而提高酒店的經濟效益和市場競爭力。

參考文獻

[1]吳愛玉.酒店物資采購內部控制建設探究[J].現代經濟信息，2017，（1）：261.

[2]余廉，范慧明，蒲瑞球等.公立醫院醫用物資采購內部控制有效性探討[J].會計之友，2015，（24）：91-93.