實現辦公室行政管理精細化的思路與對策

陳俊學

[摘要]當前，在各個行業和企業中，有一個全新的方向就是趨于管理精細化，這樣的管理方式以科學管理理念為前提，進一步追求在管理環節切實做到精、準、嚴、細，并且以此為基礎，有效降低管理成本，從根本上保證管理效率得以提高，在辦公室行政管理的過程中，也正在趨于精細化管理，其最主要的目的就在于從根本上積極提升辦公室行政管理水平。本文以分析辦公室行政管理精細化的主要內容和要求為基礎，并在這個基礎上著重論述如何切實有效的實現精細化管理，希望為相關從業者提供有益的借鑒。

[關鍵詞]辦公室 行政管理 精細化 思路與對策

通常意義上來講，所謂的精細化管理所指的主要內容是社會分工精細化，以及服務質量的精細化，同時，這也是現代管理的核心要求，它以常規的管理模式為基礎，在這個基礎上更加深化和完善管理環節，這樣的一個過程能夠確保從根本上把精細化管理模式的思想、理念和作風深入持續的貫徹落實到企業管理的各個環節。

一、辦公室行政管理精細化內容

（一）保證精準的定崗、定責，確保權責制衡

在具體的管理過程中，要嚴格按照相應的標準來切實遵循定崗、定責原則的要求，促進辦公室責任體系得到完善和健全。我們所講的定崗，主要指的是根據辦公室職能、相關的具體工作流程，以及相應要求，針對具體的工作崗位開展科學合理的安排，而所謂的定責主要指的是針對辦公室的崗位職責，展開具體而明確的界定，并且進一步明確好各項工作的銜接程序和界定事項，以此來更加明確各自的分工，保證每一個人都能夠各司其職。定標準則所指的內容主要是，根據局部或者整體上的功能實現最大化的要求，把相應的管理標準具體的分解到各自的工作崗位上，這樣才能構建起一個相對科學完善的工作規范。

（二）優化各項流程，保證運作持續有序

要想實現辦公室管理的精細化和科學化，就要確保有一個科學而高效的工作流程，根據現代企業的管理理念，對于辦公室工作流程進行進一步的優化和完善，就要從辦公室的職能出發，進行有針對性的信息調研，這樣才能確保辦公室工作能夠簡潔高效，并按照規定的流程辦事，而各項流程一定要確保足夠優化，保證簡便易行、切實高效，在設計的時候就要保證流程的目標足夠明確，并充分保證各環節之間能夠實現充分的無縫對接和有機配合。

（三）保證細化考核評議，從根本上提升績效

進一步明確相應的考核標準，滿足預定的考核要求，針對辦公室管理工作的程序化和易量化特征，應該在這個基礎上，盡可能確保所涉及的量化指標的設計足夠科學合理，對于那些主觀性比較強且沒有可控程序性的工作，要進行有針對性的設計定性評價指標，采取切實有效的辦法，進一步結合現代的行政管理理念和系統，確立各項指標。

（四）打牢基礎，確保各項制度健全完善

建立健全各項相關的制度，就需要統籌規劃，從內部協調到外部延伸，創建良好的辦公室工作管理機制，要打牢制度基礎，盡最大努力規避事實上的管理空白，與此同時，也要注意集思廣益，有效收集重大事項的集體決策，定期舉行有效的專家咨詢、聽證和與之相適應的決策評估會，并建立相應的體制和機制，以此為基礎，有效提高輔助決策的水平和質量。

（五）更新觀念和技術，改進管理手段

在辦公室管理的具體實踐中，要與時俱進，更新觀念，借助先進的科學技術，實現更加科學化的管理，在流程運轉和工作評價中保證做到自動化和信息化。

二、辦公室行政管理精細化的策略

（一）努力構建企業文化，完善核心理念

辦公室行政管理精細化，主要要從細節和具體的環節把握企業的文化和核心理念，從整體上貫徹落實“放大抓小”的理念，從企業每一個細小的環節，充分體現出管理的成效。例如，辦公室管理層的負責人員，要在適當的范圍內，把下屬員工的工作職責內的事情全部放開，鼓勵他們去做，特別是業務部門，在遵守相應的經營準則的基礎上，對于他們如何進行市場業務拓展和推廣，要主動放手，辦公室負責人積極配合，做好相應的督促和輔助工作。

（二）確立科學合理的制度體系，嚴格按照要求辦事

我們所講的“沒有規矩，不成方圓”，在辦公室管理的過程中，主要體現為確立好相應的科學合理的制度體系，保證管理方案和規定精細化，以事實為準繩，按照既定的效果來制定獎懲和約束制度，辦公室內部要確定嚴格的控制標準，從根本上切實體現出公司的經營原則，從而實施精細化管理。

（三）從根本上提升員工的綜合素素質

要想精細化管理從根本上得以切實有效的實施，就必須深入持續的加強對員工的心態、技能和相應的知識素養進行培訓，并逐步提出更高質量的要求，確保員工更加職業化，專業化，切實提高員工的職業素質和職業技能，把具體的要求逐步滲透到個人的工作習慣和工作日常中，從人員素質和職業素養方面真正實現管理的精細化，通過對于工作人員的職業化培養，能夠從根本上保障企業的管理流程，也更加職業化、精細化和標準化。在人才培養的過程中，務必要重視細節方面的管理，把細節管理嚴格執行下去，并持之以恒，貫徹落實到辦公室管理的始終，辦公室可以在每月所制定的《月度工作計劃》中具體而細致的體現出辦公室領域的具體工作和相應目標，并嚴格按照月初的計劃進行具體的細化和量化，精細分解，明確各個階段的負責人和任務目標，確保工作成績和完成情況都能夠一覽無余。

（四）保證精細化管理持續深化

通常情況下，創新都顯現在細節之中，細節又是創新的源泉，細節的價值往往體現在精細管理的實施過程中，其中最重要的是把規范性和創新性有機的結合，并能夠貫徹落實并得以深化。要把規范性和創新性思維持續深入地貫徹落實到每一個具體的環節中，確保規范性的基礎地位，創新方法和技巧要在保證具有規范性的前提下來展開，而規范性通常是精細化的表現形式，精細化從一定意義上來講又是創新的動力，保證辦公室管理精細化就要有“于細微處見精神”的細心和耐心。

三、結語

辦公室工作種類繁多，管理內容十分復雜且責任重大，在精細化管理的過程中，就要做到事無巨細，恰當把握和處理。辦公室工作的特點，決定它的工作流程必須按照規范化、科學化以及精細化的流程，并且要行之有效的構建起公文處理、接待以及會務和值班等一系列相應的制度體系和標準化流程，著重打造精品管理，從根本上確保全面提高辦公室行政管理工作的精細化水平和質量。