大數據時代檔案數字化管理策略探析

劉莉

摘要：在互聯網發展與應用過程中，各個行業與領域每天都會產生海量信息與數據，從而逐步進入了大數據時代。在此背景下，檔案數字化管理工作將面臨著更大機遇與挑戰，需要我們主動采取應對措施，認真做好數據的收集、存儲和挖掘工作，這是檔案數字化管理中的重難點特點，關系著檔案數據信息的完整性與可靠性。基于此本文將簡述大數據時代下檔案數字化管理的特點與意義，并介紹了加強檔案數字化管理的策略。

關鍵詞：大數據時代；檔案；數字化管理

隨著社會經濟的快速發展，傳統檔案管理模式已出現弊端，我們需要采取檔案數字化管理模式，提升檔案管理的效率與規范化水平。當前我們已經進入了大數據時代，在日常工作中形成的檔案資料也日益增多，需要我們充分意識到創新的重要性，不斷改進檔案數字化管理的策略。這樣才能提升檔案數字化管理水平，滿足大數據時代下對檔案管理工作提出的各項要求。

一、大數據時代檔案數字化管理的特點

進入大數據時代后，檔案數字化管理逐步呈現出以下特點：第一，空間小，儲藏的信息量大。在檔案數字化管理過程中，通過對數字存儲技術等運用，讓文字、圖片及聲像檔案轉換為計算機可以識別的數據，用戶利用計算機等電子設備可以接受檔案資料。這樣就實現了信息的共享，解決了傳統檔案占地大、存儲不方便等弊端。第二，提升了檔案管理自動化水平。檔案數字化管理是讓各種數據分門別類存儲到信息系統中，不用進行人工鑒別。大數據時代下的檔案數字化管理工作，能夠實現高智能的技術型管理，工作人員只需要做好信息收集、分析和信息資源開放等工作，保證了檔案信息資源的完整性，也提升了服務質量。第三，檔案查詢速度更快。在檔案數字化管理中，我們可以快速獲取所需檔案資料，利用計算機在操作系統中輸入相關檔案的關鍵字，可以快速顯示查詢結果，且可以在讀者面前自動呈現信息。這樣用戶不需要進館查閱資料，可以在工作地點查閱檔案，節省了大量的時間與精力，有利于將檔案的價值充分體現出來。第四，在互聯網支持下，各單位可以共享信息資源上，在信息上加強的交流，也讓館藏檔案資源更加豐富。

二、大數據時代檔案數字化管理的意義

在大數據時代下，做好檔案數字化管理工作顯得尤為重要，這點引起了各個行業與領域的高度關注。具體來說其重要性體現在以下幾點：第一，能夠提升檔案管理工作效率，保證各項工作順利完成。在引入計算機等高科技設備后，可以讓檔案管理者從繁重的工作中解脫出來，有效減輕他們的工作負擔。通過對檔案資料的全面整理與保持，才能為各項業務開展提供支持，也讓信息變得暢通無阻。第二，計算機等辦公設備等檔案管理人員工作帶來了極大的便利，各種檔案信息利用計算機能夠實現高效傳遞，在計算機支持下也能有效交換信息。同時還能夠提升檔案資料查詢速度，為檔案的管理與保存創造有利條件[1]。第三，隨著計算機技術的發展與應用，能夠讓大量信息結構文檔得到儲備，并讓已有檔案資料得到有效開發與應用，幫助檔案管理人員提升工作效率。

三、大數據時代檔案數字化管理的策略

（一）建立檔案管理數字化平臺。

大數據時代的檔案數字化管理是一項龐雜的工作，涉及方方面面的事項，這需要我們做好以下工作：第一，全面調查與掌握館藏狀況，了解檔案類型、狀態、館藏數據和檔案信息利用等，結合館藏制定科學合理的檔案數字化管理規劃，如掃描儀等硬件設備購置計劃、數字化處理規劃等。這需要我們充分考慮到實際與長遠等情況，確保硬件設備成龍配套，能夠發揮出應有的作用。在檔案數字化管理中，我們要采取“突出重點，分步進行”的原則，優先對重點館藏檔案或利用率高的檔案實現數字化，讓大部分利用者對檔案的需求得到滿足。為提升檔案數字化水平，還要打造電子檔案應用共享平臺，在內部局域網服務器上設置專區，根據業務類別形成檔案目錄，且目錄下根據發生時間存放電子檔案資料。

（二）文書與歸檔的數字化。

文書檔案是檔案部門開展的基礎性工作之一，對于文書管理與文檔執行的效果來說，對整個單位工作的進行影響很大。同時在實際工作的過程中，經常需要面對處理大量電子文件的情況，在文檔處理中要用到網絡。對此，各部門工作人員在輸入稿件的時候，需要進行審核、發出、修改、蓋章、分發和歸檔等環節，最大限度減少保存文檔與歸檔的處理時間，從而實現檔案管理工作負荷強度與工作量的降低。

（三）做好數字化檔案維護工作。

在大數據時代下的檔案數字化管理工作中，還需要做好日常維護工作，如電子文件在系統上依賴性很強，對此除了要將電子文件載體保存好以外，還需要將讀取環境保存完整，從而會導致管理成本的增加。單子文件的載體主要是磁性、光學材料等，這要求加大對各種載體的保護力度，并將環境溫濕度控制好，將防塵、防磁和防震等工作做到位，防止紫外線與有害氣體帶來的影響[2]。軟盤與磁盤必須垂直放置，做好電子文件信息保護工作，重要程序與數據需要備份，其備份介質應該由較大的容量與較長的壽命，同時還要采取異地備份的措施。對加密電子文件來說，需要在解密后進行制作拷貝，及時檢測與消除病毒，將檔案數字化管理制度落到實處，讓工作人員職責與權限更加明確。

（四）提升檔案管理人員素質。

要轉變以往“重藏輕用”的檔案管理模式，檔案人員要具備豐富的信息資源管理知識，能夠熟練操作各種現代化設備，讓已有檔案資料得到科學的開發與利用。對此要加大對檔案管理人員的培訓工作，讓他們學習先進的信息技術應用知識，如計算機應用基礎、數字化技術、網絡技術、現代管理和外語知識等，不斷提升現代化技術應用技能，滿足大數據時代對檔案數字化管理工作提出的要求。同時要對檔案管理人員開展分層次的基礎知識教育、高級理論培訓和檔案專業教育等，將時代應用知識教育凸顯出來，開展市場經濟理論、法律等知識系統的培訓教育，盡快打造一支素質高、能力強的現代化檔案管理人才隊伍，促使檔案數字化管理工作效率真正實現提升。

四、結語

總之，在大數據時代背景下對檔案數字化管理工作提出了更高要求，我們需要發揮出各種現代信息技術的作用，提升檔案管理規范化水平，為檔案的開發與利用創造有利條件。對此我們要打造檔案信息化管理平臺，不斷完善檔案管理制度，并提升檔案管理人員綜合素質與能力，能夠跟上大數據時代發展步伐，讓檔案數字化管理工作順利開展。

參考文獻：

[1]張琳.大數據時代檔案信息管理分析[J].蘭臺內外，2018，（04）：29.

[2]蔡穎俊.大數據時代的檔案管理工作[J].機電兵船檔案，2018，（02）：11-13.