結合機關檔案工作現狀做好監督指導工作的思考

孫紅蕾

【摘要】機關檔案工作是地方經濟社會發展的一項基礎性工作，是一項為國守史、為黨管檔、服務社會、造福人民的重要工作。做好監督指導工作任重道遠。

【關鍵詞】機關檔案工作;現狀;監督指導

機關檔案工作是地方經濟社會發展的一項基礎性工作，是一項為國守史、為黨管檔、服務社會、造福人民的重要工作。結合機關檔案工作實際，為做好新形勢下機關檔案的監督指導工作，我們用半年時間，對全區157家鎮、街、機關事業單位全面開展了檔案人員情況及各單位檔案管理狀況調查。調查發現：機關檔案工作總體發展健康穩定，檔案業務建設逐步規范，檔案法制建設日益完善。

一、機關檔案工作的優勢方面

（一）歷史久遠，檔案資源豐富。悠久的歷史，源遠流長的文化，留下了眾多寶貴的檔案資料，調查統計匯總立卷改革前文書檔案3.3萬卷，立卷改革后文書檔案23.1萬件，全市共保存會計檔案5.1萬卷、盒，照片檔案2.3萬張，實物檔案1萬件，專業檔案共涉及34個部門63個類別85萬卷、16.9萬件，室藏資料1.1萬本。這種情況對下一步有針對性地開展各項檔案業務工作奠定了基礎。

（二）檔案工作氛圍越來越濃厚。近年來，由于檔案局轉變工作方式，注重“服務”工作，利用多種方式切實為基層、為老百姓服務，加大檔案業務培訓力度，各單位對檔案工作的重要性越來越認同。截至2017年，有3家機關及企業爭創了山東省檔案管理科學化測評示范單位，3家機關爭創山東省檔案管理科學化測評先進單位，1家企業爭創了山東省檔案管理科學化測評合格單位。

（三）歸檔材料齊全，完整度有較大提升，歸檔數量質量明顯提高。2017年，各單位整理的歸檔文件中，全區利用檔案管理系統整理的文書檔案達到2萬余條，比前些年增加有效檔案2000余條，照片檔案的數量也實現了新的增長。同時，各單位專業檔案整理工作越來越規范。調查中我們也發現，檔案工作仍存在很多問題。

二、機關檔案工作的劣勢方面

（一）檔案工作的重視程度還不夠平衡。各單位在建立機制、完善機制、落實制度上還有待加強，真正把檔案管理工作作為一項必須抓好的工作方面還存在一定差距。

（二）檔案室保管條件有待提高。部分單位檔案管理制度落實不夠，無專用檔案庫房，檔案室變成了雜物室，設施設備五花八門，設防意識不強，管理體制不到位，離檔案管理“九防”要求還有差距;還有極個別的單位沒有對檔案進行保管，檔案資料堆放在角落或各種紙箱里，這樣勢必將造成檔案資料的嚴重毀壞和遺失。

（三）歸檔材料仍有不齊。因為歸檔文件按“件”整理檔案的整理方式改變，歸檔文件通過檔案管理軟件錄入計算機，“永久”“定期30年”存放的檔案要求添加電子文件，基層單位檔案管理人員的不穩定及對電子文件達標率的要求等因素，造成有價值的檔案材料收集不全，或只收集有電子文件的材料歸檔，有的單位電子文件質量不達標，這勢必影響以后的檔案利用工作。

（四）檔案人員隊伍缺乏連續性、穩定性。一是檔案人員都是身兼多職，疲于應付單位日常事務而導致文件材料收集不全、不能按時完成立卷歸檔工作。二是因工作變動頻繁，全市檔案人員每年有多半調整，這也導致了檔案局業務培訓年年培訓新人，單位檔案工作仍然年年有問題，直接影響了檔案管理工作的質量。

為進一步做好檔案工作，應該從以下幾個方面指導檔案工作健康有序發展，指導基層檔案“收的全，管的好，用得上”，從源頭上保證歸檔檔案的質量。

三、機關檔案工作的應對策略

（一）建章立制，加強檔案人員隊伍建設。首先應指導各立檔單位建立檔案工作規章制度，建立完善的檔案收集、整理、統計、保管、利用等工作環節的制度，各職能變化單位及時修訂的歸檔范圍和保管期限表，為做好檔案工作提供制度保障。新形勢迫切需要造就一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的高素質檔案人員隊伍。指導鎮（街道）機關、企業和市直機關各單位設置檔案管理崗位，明確專（兼）職檔案人員。大力加強人才培養，為檔案事業發展提供智力保證，不斷提高檔案管理工作的質量。

（二）改變傳統觀念，創新服務機制。實現檔案監督指導以服務為主，改進工作方式方法，抓好各單位機關檔案工作，開創檔案服務工作新格局。采用“請進來、走出去”等方式開展集中培訓、專題培訓等提高檔案人員的專業素質;撰寫檔案宣傳文章，利用傳統載體和網絡媒體進行宣傳，印發檔案知識，到查檔窗口、市民大廳等有關服務窗口加大對檔案工作的宣傳力度;克服多種困難，多下基層了解實際情況，幫助解決實際問題;推行機關檔案工作年檢制度，采用網上數據檢查和實地檢查相結合的方式，實行檔案檢查和現場業務指導相結合，將檔案建設推上一個新臺階，保存好經濟社會快速發展的歷史記錄。

（三）不斷加強檔案法制建設，為檔案事業發展優化外部環境。應利用國際檔案館日等特殊日期及各種有利時機，加強對檔案工作人員及相關領導的檔案法制宣傳，深入開展《檔案法》的宣傳教育，著力增強全社會的檔案法制意識。建立健全檔案執法檢查工作長效機制，把握利用好每年的檔案實地檢查，爭取市人大法制委和市法制辦的支持，必要時采取多家聯合執法，對檔案違法違規行為進行警戒和懲處。加強對重要檔案的監管。

（四）加快基層檔案室基礎設施建設。著力推進基層檔案室基礎設施建設。單位應在檔案綜合管理上下功夫，依據《檔案法》精神，把各種門類、各種載體的檔案進行集中統一保管，并配置檔案櫥柜、計算機、掃描儀、溫濕度儀等必要的檔案設施，確保檔案工作的正常開展，達到檔案保管的“九防”要求，確保室藏檔案安全。各單位應將檔案室建設作為改善檔案工作基本條件的重要措施，新建單位、搬遷單位在安排單位辦公用房時，應專門申請建立檔案室，合理規劃單位專用檔案室。