對開發利用好縣級檔案館館藏檔案的思考

譚華

【摘要】檔案開發利用工作是檔案館通過一定的方式和方法，開發和提供檔案信息為利用者服務、為社會各項事業服務的工作，是檔案管理工作的根本目的，也是彰顯檔案館社會價值的重要途徑。

【關鍵詞】縣級檔案館;館藏檔案;思考

長期以來，由于受到主觀和客觀條件的制約，縣級檔案館在館藏檔案信息資源的開發利用工作方面不盡如人意。如何加強縣級檔案館藏檔案開發利用工作，為縣域經濟建設和社會各項事業的發展服務，是縣級檔案館目前亟待解決的問題。本人作為縣級檔案館的工作人員，結合自身工作實踐，對這一問題談點粗淺看法。

一、影響縣級檔案館館藏檔案開發利用的主要因素

（一）館藏檔案不足。豐富的館藏是做好開發利用工作的堅強后盾。然而，目前縣級檔案館藏不豐富、結構不合理，嚴重制約了檔案開發利用工作的開展。一是門類單一，主要以文書檔案為主，科技、專業、聲像檔案所占比例偏小。二是載體單一，主要以紙質檔案為主，照片、底片、錄音帶、錄像帶、磁盤、光盤等磁介質、光介質檔案以及實物檔案相對較少。三是信息陳舊。根據《檔案管理通則》第七條中“檔案館接收立檔單位保管十年左右的檔案”的規定，各縣級檔案管保管的檔案應是十年前形成的，揭示的應為十年前本地區的社會發展狀況。這就造成兩個方面的影響：一是受館舍面積等因素的影響，部分應進館的檔案沒有按規定進館，散存于基層單位。二是受社會信息需求的影響，人們對時效信息的需求一定程度上甚于歷史信息。雖然縣級檔案館采取建立現行文件中心等措施，但對信息的采集、開發、利用工作仍亟待加強。

（二）基礎設施不全。縣級檔案館庫房大多建于上世紀八九十年代，基礎設施建設，顯然與目前檔案事業發展不相匹配，普遍存在投入不足、庫房飽和、工作用房擁擠、設施設備落后、檢索體系滯后等問題。此外，隨著社會的發展和科技的進步，實現檔案信息化管理，已成為檔案工作發展的必然趨勢。但多數縣級檔案館的信息化建設相對滯后，在信息技術應用和現代化管理設施配備等方面力度不足。

（三）服務效能不強。縣級檔案館的現行服務方式大多以傳統的檔案管理方式為主，服務理念陳舊，缺乏主動意識、服務意識、參與意識，習慣于被動坐等利用者上門。同時，服務方式不靈活、服務途徑比較窄、服務手段有限，也是影響縣級檔案館館藏檔案有效開發利用的重要因素，使其難以滿足社會經濟發展的需要。

（四）隊伍素質不高。隨著檔案事業的發展和科學技術的進步，對檔案事業及其工作人員提出了更新、更高的要求，縣級檔案工作隊伍必須適應社會經濟發展的需要，必須適應檔案開發利用工作由被動向主動的轉變。近年來，雖然縣級檔案管理隊伍在整體素質上有了大幅提高，但仍然存在專業人員較少、知識結構較低、人員補充不足等問題，影響了檔案開發利用工作的開展。

二、加強縣級檔案館館藏檔案開發利用工作的有效措施

（一）以豐富館藏促進發展與利用。接收和征集是檔案館豐富館藏的兩個基本途徑。首先在接收工作中，了解檔案形成的性質、職能和任務，明確其形成檔案門類和應進館的種類，制定明確的接收范圍，要全面接收機關、團體、企事業單位及其所屬單位檔案、臨時機構和撤并單位檔案及知名人士、英模人物的檔案，又要著重接收科技、專門、實物、聲像等不同門類和不同載體的檔案。其次，要廣泛征集檔案資料，采取多種形式、多種渠道，及時溝通信息。加強對散存在社會的重要檔案以及時效性信息的調查和征集。

（二）以基礎建設保證開發與利用。縣級檔案館的基礎設施建設，是開發利用好檔案資源的前提保障。對于館舍簡陋、面積緊張、裝具落后、設備不足的縣級綜合檔案館，應當抓住機遇，搶占先機，充分利用國家關于做好縣級綜合檔案館建設規劃編制工作的大好時機，按照“填平補齊、區分輕重緩急的原則，利用三至五年時間，由中央和地方政府共同組織實施縣級綜合檔案館館舍建設”的精神，積極爭取當地政府和財政部門的支持，加大對檔案館建設、經費投入、設施配備、信息化建設等方面的投入力度，為開發利用工作鋪平道路。

（三）以立足服務推動開發與利用。縣級檔案館的開發利用工作必須立足于服務大局、服務社會、服務群眾的要求，群眾的滿意是縣級檔案館開發利用工作的最高標準。要提高主動服務意識，加強館藏信息開發工作，從過去被動提供轉為主動傳播，利用現有館藏，通過舉辦檔案展覽、出版專題史料等活動，使社會各界認識檔案，了解檔案。要在做好日常查檔接待工作的基礎上，充分發揮現行文件利用中心的作用，積極創新服務機制，開通便民綠色信息通道，為利用者提供方便、快捷的服務。

（四）以隊伍建設提高開發與利用。網絡化、信息化、數字化高速發展的今天，隊伍素質提高問題已成為縣級檔案館建設必須保證、必須破解、必須完成的重要課題，是開發利用工作提高效率、保證質量、謀求發展的人力保障。一要積極參加上級檔案部門組織的各種會議、培訓。二要立足團隊內部的有效提高，聘請專業人士用針對性的講座，對開展利用中的疑難問題，急用先學，求得時效。三要選派專人進修學習，對計算機應用等專業性強的技術技能進行系統的訓練提高。四要定崗定位，納入考核管理，以目標責任制制約和鞭策隊伍履職盡職。五要與組織人事部門協調把關，科學有序地進行人員力量的充實。