如何實施物業企業內部控制

王秀梅

摘要：在市場經濟的強大推動下，極大地促進了物業企業的發展，提供了更為廣闊的發展平臺，而加強內部控制體系建設也變得越來越重要，深受企業內部的高度重視與關注。加強物業企業內部控制體系建設，可以有效提高企業內部控制水平，確保物業企業整體競爭實力的穩步提升，充分發揮物業企業內部控制的實施優勢，進而促進企業順利轉型與升級。本文主要針對如何實施物業企業內部控制展開深入的研究，重點闡述物業經營企業的內部控制要點，進而為相關研究人員提供一些理論性依據。

關鍵詞：物業企業；內部控制；完善對策

隨著全國全面實施營改增試點政策的出臺，房地產業行業下的物業管理公司，也被納入營改增試點范圍。但增值稅的征稅范圍和計稅依據與營業稅完全不相同，也存在一些財務法律上的風險。因此在日常經營管理活動中，加強內部控制體系建設是物業企業各項管理活動中的重要環節，物業企業從簡單的單一化的物業管理到現代的綜合性以客戶需求為經營理念的科學化管理，以滿足服務業主需求為目的的產業，在日益發展的社會生活中起著越來越重要的作用。但隨著中國房地產熱和國外資本對我國房地產業的大額投入，物業經營企業面臨的市場竟爭壓力更大，要想在激烈的竟爭中持續健康穩定的發展，就要順應現代企業的發展要求，對企業內部管理實施有效控制。建立健全內部控制體系對于提升物業管理水平和改善物業經營績效具有非常重要的作用，真正做好物業企業風險防范工作，也有利于促進物業管理企業的穩定發展。

一、物業企業內部控制體系建設的可行性因素分析

（一）內部控制的內涵分析

內部控制基于控制目的、內容等方面的不同，可以將其分為財務內部控制和管理內部控制兩大部分。對于財務內部控制來說，需要確保財產物資的安全性，增強會計信息的真實性與準確性，促進財務活動合法合規運行。而管理內部控制是指與保證經營方針、決策的貫徹執行而制定和實施的一系列控制方法和程序。企業的內部控制建設是由企業董事會、管理階層和公司全體員工實施的，為營運的效率及效果、財務報告的可靠性、相關法令的遵循性等目標的達成而提供合理保證的過程。企業內部控制中主要包含了控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及內部監督五個方面的因素，是企業在內控管理工作中需要加以重視的方面。

（二）內部控制的重要性分析

物業企業屬于新型的行業之一，其發展速度比較快，然而物業企業的整體管理水平有待提升，一些物業企業以往傳統的思想觀念較為根深蒂固，主要以維護老小區為主，收費比較低廉，存在著嚴重的虧損現象。根據現行物業管理的相關條例可以看出，在新設小區尚未成立業主委員會之間，開發商往往是所屬物業企業的負責人員，新建小區更換物業企業的比例并不高，其市場競爭觀念仍然有待提升。

造成這種現象的原因，主要是因為企業對內部控制沒有高度重視，欠缺完善的財務核算體系和財務管理流程，營改增之前會計核算過于簡單，財務人員對企業經營狀況缺乏了解。“營改增”后，會計核算和收入結構發生了較大變化。會計核算方面會計科目增加，核算更加復雜，如果不具備一套完善的財務核算體系和高素質的會計人員，稅款就很容易計算錯誤，并導致稅務風險；納稅人被分為一般納稅人和小規模納稅人，使用的發票也相應的分為普通增值稅發票和專用增值稅發票兩種，因此對發票的管理要求也相應的提高。“營改增”后，納入試點范圍的企業應當進一步健全財務核算體系、增加對發票管理的重視，以更好的適應新的稅收體制。收入結構方面原來代收代付的水電供暖，只要不增值，物業企業不計入收入，“營改增”后，全部納入公司收入的范圍。面對這些新政策的變化，財務人員應合理進行企業預算和經營規劃，根據公司的業務性質，選擇有利于公司的稅收優惠政策，盡可能的為企業減少稅負、增加資金流量。

企業也可以利用此次契機，立足企業發展，加強內部控制體系建設，做好長遠規劃，實現企業的轉型升級。

二、物業企業內部控制的現狀分析

經濟發展和社會進步，帶動了房地產企業的發展，也為物業企業開辟出一條全新的發展道路。營業稅改征增值稅后，企業應當充分利用稅收政策促進行業內增值稅抵扣鏈條的完善及順暢已經是不爭的事實，作為企業要努力的順應這次稅收政策改革。更新設備，淘汰落后產能，適當的擴大生產規模，實現企業的轉型升級，并據此相應的調整企業經營戰略。在整個梳理的過程中，將內部控制體系建設貫穿于企業的生產經營過程中，制定出適合本公司實際發展狀況的內部控制制度，使內部控制制度實施時更加規范，防范風險的發生。對于現在物業企業存在著較多薄弱點和空白點，急需進行治理和解決。

三、物業企業內部控制中存在的不足之處

（一）缺少較為完善的內部控制體系

眾所周知，內部環境、風險評估、控制活動、信息與溝通以及內部監督等是內部控制的主要要素，然而一些物業企業在實際經營管理中，沒有嚴格遵守內部控制要素，企業日常經營業務的約束能力嚴重缺失，內部控制體系的作用尚未體現。主要體現在：首先，一些物業企業缺少較為規范的組織結構，職能混亂、無序現象比較明顯。并且缺少對關鍵崗位的高度重視，影響著內部牽制制度的實施。對“三重一大”事項，也很隨意，領導“一支筆”現象嚴重。其次，缺少較為規范的權限審批流程，在具體業務進行中，后補審批現象屢禁不止，極容易在發生重大問題時出現權責相互推諉現象。最后，企業缺少較為規范的實物資產管控、貨幣資金管理等制度，資產人為流失、擅自挪用現象比較惡化，造成了經營風險的出現。

（二）內部控制的執行監督力度不足

一些物業企業經營者和內部管理人員在思想認識上存在著一定的心理誤區，認為物業管理服務主要是小區的保潔，綠化，保安，內部公共設備設施的維護，這種觀點造成工作的重點在物業費催繳上。而業主交納物業費時，收取現金情況比較多，原來如果業主不要求開具發票，都開具收據，有的業主甚至都不要收據，如果現金收入監控不到位，很容易有漏動。缺少對不相容職務的制約，使其監督力度嚴重不足，不能形成有效的制衡機制，收入的流失或資金在體外循環也不利于企業的健康發展。

（三）預算管理制度較不完善

預算管理與內部控制之間的關系較為緊密，預算編制效果是內部控制最終效果的一項重要影響因素。在預算管理中，預算編制是一項復雜繁瑣的系統化工程，“營改增”后，對于一般納稅人企業，物業企業公司的收入成本結構也發生了變化，物業企業代收款項也被認定為收入，成本如果取得相關進項稅額發票又可以降低，小規模企業也可以到稅務代開增值稅專用發票進行抵扣，降低成本。如果沒有積極開展調查研究工作，內部信息收集與整理較不全面、細致，尚未將企業內部信息與外部環境充分結合在一起，就會影響預算編制的順利進行，企業資金利用效率始終停滯不前，很難提供最為準確地預算結果。

（四）缺少較為規范的資產管理

一些物業企業的資產管理較不規范，資產人為流失、擅自挪用現象比較嚴重，管理部門沒有固定資產臺帳，固定資產上沒有貼上卡片編號，核對資產不清晰。對于日常維修的周轉材料，沒有按存貨進行管理，因為“營改增”前大部分物業企業是小規模納稅企業，會計核算比較簡單，購進的材料整進整出，沒有嚴格的實物管控制度。對企業財務內控產生了深遠的影響，資產管理力度嚴重缺失，企業在運營能力尚未得到有效提升。

（五）缺少對風險防范的高度重視

對于物業企業來說，良好的內部控制可以提高企業風險預警與判斷能力。現階段，物業企業缺少較為完善的內部控制，風險判斷的作用尚未得以體現，造成潛在風險的蔓延，不利于物業企業的健康發展。比如：業主是物業企業重要服務對象，業主是收入的重要來源，一旦房屋出現基礎設施等質量問題時，極容易造成業主拒繳物業管理費用等問題，很難及時收回企業資金，造成資金流動性風險的出現。

四、物業企業內部控制的完善對策

通過“營改增”政策的實施的契機，物業企業可以在梳理業務中，將企業層面和業務層面的控制有機結合，構建出較為完善的管理制度和管理體制，規范業務流程，確定精細化的戰略目標。加強內部控制體系建設，實施嚴格的內部監督控制，對企業資產和流動資金實施嚴格的監督，大大提升物業企業的整體管理水平。使其適應市場變化，將風險和不利因素控制在可承受的范圍內，實現企業的轉型升級。

（一）建立健全完善的內部控制體系

1.物業企業要遵守國家相關法律法規，構建規范合理的企業組織結構，設置內部職能機構，合理劃分各個結構的權責范圍，避免出現職能重復現象，做到各司其職、相互牽制。企業要重新梳理現有治理結構和內部機構設置，確保企業治理機構、內部職能機構設置與企業實際相契合。同時，物業企業要實施不相容的崗位分離機制，使形不相容的崗位和職務之間能夠相互監督、相互制約，形成有效的制衡機制，避免出現徇私舞弊、違法違規現象的出現。

2.物業企業要加強實物資產管控、貨幣資金管控等，確保資產的高度安全與穩定，為企業正常生產與經營創造有利條件，進而實現企業戰略發展目標。企業要積極構建資產驗收領用和保管制度、定期盤點核實資產，確保賬實相符。在資金管控方面，物業企業要實施集權式管理，增強資金使用的嚴謹性。

此外，物業企業要想將資金使用的控制落實到位，要借助企業財務部門來控制全部收支業務，公司的財務監督是企業內部控制管理的重要部分，處于物業企業管理的核心地位。

（二）加強內部監督控制

在整合企業內部控制與風險管理時，要想避免潛在風險的出現，要定期檢查各項制度的落實情況，加大監督力度，做好及時發現問題并解決問題，保證內部控制制度能夠真正落到實處。例如：“營改增”后，由于屬于一般納稅人，各項收入所適應的稅率不同，如果依舊開具收據，會計核算很繁瑣，收到的現金也不好監控，所以盡可能的開具發票。在企業內部控制管理狀況的監督中，可以采用自上而下的檢查方式，領導部門要履行好自身的職務，將員工行為規范化，各部門相互制約，將企業資產和流動資金清晰化。同時，要嚴格規范檢查結果，相關監督人員要以書面形式上交，將遇到的問題分類列出來，及時采取可行的解決辦法。

此外，物業企業在加強財務監督時，要設置監督管理部門，構建完善的內部審計制度，設置獨立性與權威性較強的內部審計機構，充分發揮出自身的審計監督職能。注重宣傳與引導，企業各個業務部門要加強聯動，做到相互促進、共同進步。

（三）加強預算管理建設

在內部控制中，預算管理發揮著極大地作用，確保預算編制的精準性。首先，信息量化：通過對企業經營狀況和未來發展情況的有效量化，可以準確了解經營和財務等活動的發展動態，針對分析結果對管理計劃做出調整，實現企業各個部門的執行目標，保證預算管理較強的控制力和約束力。對于量化來說，需要做好會計信息的統計與處理工作，通過會計信息來充分反映企業近期經營狀況，確保預算的可針對性和有效性。量化的經營信息，可以對經營進程進行控制，確保預算編制的準確性。

其次，在預算流程方面，要做好充足的預算信息準備工作，規范預算流程，提高預算編制效率。在預算執行過程中，財務要注重預算完成情況的監控，認真審核預算完成情況，嚴格對超預算和預算外支出，要先履行預算調整程序。緩解預算管理工作的難度，確保預算的精準。

（四）嚴格規范企業資金管理

資金是物業企業發展的重要支撐動力，為企業的正常運轉提供動力。在物業企業內部控制中，加強資金管理，需要做到：首先，將資金來源多元化，拓寬資金來源渠道，并拓寬自身企業的服務范圍，比如家政有償服務、便民維修以及充電樁業務的開展等。其次，要增強資金運作的科學性，確保資金籌集的合理性，了解資金使用用途，充分利用好閑置資金。

此外，物業企業還要正確處理好應收賬款的清理與催收工作，及時將應收賬款的管理信息反饋到項目管理部門，避免壞賬損失現象的出現，進而實現資金管理的規范化目標

（五）注重風險防范，構建風險管控機制

1.物業企業要加強事前、事中以及事后控制，其一，在風險事前控制中，企業要積極設置風險控制與管理部門，根據企業年度計劃，有效識別與評估企業潛在的風險因素，制定出可行的風險管理計劃，保證企業員工具備較高的風險防范觀念。其二，在風險事中控制中，諸多潛在風險經常出現，企業要善于接受和承擔風險，促進企業經濟活動的順利進行，以免造成不必要的經濟損失。同時，物業企業也可以通過交流合作，將風險轉移出去，緩解企業的經濟負擔。

最后，在風險的事后控制中，在風險操作以后，要深入分析風險管理的預測、計劃以及操作過程，形成全面的風險管理報告，為企業風險管理提供切實可行的參考依據。

2.物業企業要積極構建風險管控機制，對企業各類風險進行嚴格控制。在風險管控機制的構建中，要做好相應的財務預算工作，明確財務預算目標，在利潤預算、現金流量等方面將財務預算工作落實到位。企業也應權衡利弊，對非核心業務外包，從而降低成本，提高服務質量。

物業企業要想避免出現業主不嚴格遵守信用問題的出現，企業要與業主簽訂物業協議，明確雙方的權利和義務，要對業主實際支出能力進行深入分析。企業要做好業主信用狀況的登記工作，避免各類潛在風險借此趁虛而入，避免資金鏈條斷裂現象的出現。

3.業主的服務需求是比較個性化的，在確保業主提供滿意服務時，要定期安排專門人員進行探訪，定期開展業主座談會，業主可以提出自己的相關意見或想法，加強與業主之間的交流與聯系，增進友誼此外，對于業主的投訴來說，物業企業要專門設置投訴處理部門，及時了解業主投訴的內在原因，做到及時發現問題并協助解決問題。

（六）加強信息化建設，確定合理的收費標準

1.物業企業要加強信息化建設，構建信息化系統，通過會計電算化來對其他相關的信息化軟件進行研發，加快構建與自身發展相契合的信息化內控系統。并且將信息技術與企業業務活動結合在一起，構建信息反饋與信息控制機制，借助文檔和相關數據資料，做好企業資料信息傳遞工作，避免信息傳遞滯后現象的出現，為企業處理事務效率的提升創造有利條件。

加強ERP系統的應用，是實現物業各項收入、原材料采購等業務流程管理。通過ERP系統的應用，要明細核算不同的物業服務項目，合理分攤公共費用，對各個項目收入、成本以及費用等情況明細核算。通過ERP系統的應用，可以集中整合企業內部的資金流、物流以及信息流，實現企業信息資源的實時性與共享性。

2.物業企業要加強作業成本法的應用，以此來制定合理的收費標準，避免出現物業非標準制定困難的現象。對于企業原有的計費原則來看，很難結合客戶和產品種類來處理好企業收費標準的相關問題。同時，物業企業要構建有效的物業管理成本系統，加強內部財務控制，提高物業管理企業收費標準的精準性。例如：老舊小區的收費標準遠遠低于管理成本，也希望通過“三供一業”的分離，完善小區的基本設施的要求后，能制定出合理的收費標準。

物業企業要定期為會計人員開展一系列的素質培訓，比如專家講座、課程培訓以及與其他物業公司的互相學習和交流的活動等，保證會計人員較高的專業水平與綜合素養，鞏固財務部門的強大地位，效仿與借鑒同行業的內部控制制度的實施，以獲取客戶的滿意度。

五、結束語

綜上所述，加強內部控制建設勢在必行，可以提高物業企業的經濟效益和社會效益，確保物業企業整體競爭實力的穩步提升。因此，要加強內部控制建設，加強內部監督控制，強化信息化建設，提高企業資金利用效率，做好財務管理工作，加強風險防范建設，構建風險防范機制，充分發揮出內部控制的效能。因此，要將內部控制與企業管理結合在一起，使之成為協調統一的有機整體，促進企業各項經濟管理活動的順利進行，予以強大的保障力量進而實現物業企業可持續發展的戰略目標。

參考文獻：

[1]徐碧瑩.物業企業內部控制的有效實施策略[J].企業改革與管理，2016（15）：31-32.

[2]崔婧.基于內部控制的物業管理公司財務管理[J].財會學習，2016（01）：41+43.

（作者單位：中國紡織科學研究院有限公司）