“互聯網+”時代辦公信息化建設的思考

朱明 查定軍

摘 要：隨著“互聯網+”時代的到來，信息技術飛速發展，信息處理應用在行政事物發展過程中起著廣泛的作用。但目前基層行政辦公部門的信息化建設普遍比較滯后，影響各單位行政辦公信息化建設的主要原因是外部沒有利用的環境，內部沒有利用的水平。本文在結合目前行政辦公信息化建設的目標需要及發展現狀的基礎上，提出了推進行政辦公信息化建設的三點建議。

關鍵詞：行政辦公；信息化建設

隨著信息技術的飛速發展，互聯網、局域網和自動化辦公系統的深入開發和應用，行政辦公方式發生了巨大的變化，信息處理應用在行政事物發展過程中起著廣泛的作用，信息化建設也越來越受到各行政管理部門的重視。如何抓住“互聯網+”時代的有利機遇，進一步加強行政辦公信息化建設，提升辦公效能，是值得深入研究和探討的問題。

一、信息化建設的定義及目標

1.信息化管理的概念界定

國內對信息化管理的定義是：將分散的、孤立的信息匯總形成一個完整的信息管理鏈，貫穿事件的起因、經過、完成、監督、反饋以及改進與修正的整個過程，通過系統分析得到所需的各類報表和重要內容，使信息得到充分利用和共享。國外對于信息化管理側重于供應鏈管理，定義為：在正確的時間和地點提供準確的信息，使獲得信息的人利用信息實施控制過程，最終實現自身的目標。

綜合國內外關于信息化管理的定義來看，信息化建設就是通過信息化的手段，通過過程管理和資源整合，為管理者和決策者提供定量的、準確的信息，實現有效組織的管理目標。

2.行政辦公信息化建設的目標

行政辦公是一個單位系統正常運行的保障，工作范圍非常廣泛，包括各種合同管理、收發文件管理、招投標管理、財務管理、檔案管理、設備管理、物資管理、工作文件等等，內容繁瑣而復雜。信息化管理是一種管理手段，其目的通過信息化手段實現管理規范化和決策科學化。行政辦公信息化建設主要是利用現代網絡信息技術和其他相關技術，改造、完善辦公業務程序，突破局限，實現一個單位各部門工作的優化重組，促進行政辦公工作科學、高效、有序運行。同時，利用現代信息處理技術，對各部門的基礎數據進行整理、分析、加工，獲得最有效的參考信息，更好地發揮行政辦公服務決策的功能。

二、行政辦公信息化建設的現狀及原因分析

1.行政辦公信息化建設的現狀

目前基層行政辦公部門的信息化建設普遍比較滯后，大部分單位仍然停留在傳統紙質辦公，盡管電腦普及率已經達到非常高的水平，但相互間缺乏有效的網絡溝通平臺，信息交換多采用QQ或是U盤傳送，常會出現無管理痕跡、數據不準確等問題，不利于工作的交接和延續，效率比較低下。即便有些單位內部已經實現辦公自動化即OA系統，但仍然比較薄弱，缺乏必要的全局規劃、共享程度低，信息資源在各部門之間缺乏缺乏連貫性和兼容性，有些部門還仍然存在著系統運行較差，重視前期的基礎建設、忽視其后的更新與改造以及各種軟硬件維護更新不當等現象，真正能夠達到物盡其用的還比較少。

2.制約辦公信息化建設的主要原因

影響各單位行政辦公信息化建設的主要原因是外部沒有利用的環境，內部沒有利用的水平。具體來講，一方面是由于傳統的辦公理念與管理體制是信息化發展的阻礙因素。沒有將信息化建設提高到管理層面上來，忽視其在現代化管理中的作用，再加上我國網絡信息安全技術尚且存在一些問題和漏洞，不能適應“互聯網+”時代行政辦公信息化的發展要求。另一方面是由于欠缺信息管理的機構與專業技術人才。目前各單位普遍缺乏信息化管理機構和專職技術人員，必然導致信息化建設難以滿足工作需求。

三、“互聯網+”時代推進行政辦公信息化建設的建議

1.提高信息化建設的重視程度，建立完善的信息工作機制

領導層應提高對辦公信息化建設重要性的認識，“互聯網+”時代的逐步深化，大數據技術的深入推廣，使信息的準確性、及時性的作用更加凸顯，為領導各項決策工作提供了更為便捷的條件；必須強化行政人員的信息化意識，特別是需要轉變觀念、更新知識，不斷提高計算機、互聯網的應用技能。另外，還需要完善的工作機制，明確相關工作的內容和程序，以規范的管理促進信息化建設。

2.健全數據信息系統，加大基礎設施建設的投入力度

一方面，應建設安全、可靠、開放、高效的信息網絡，引入辦公自動化系統，實現方便快捷的辦公信息發布和查詢，使各部門日常業務工作的規范化、電子化、標準化；另一方面，應積極建立全局性的業務數據運行系統，收集各部門各項業務基礎數據，充分借助大數據技術對各種數據資源進行分析，實現信息處理的計算機化、信息分析的精細化、信息存儲的有序化和信息檢索的自動化，實現各種信息資源的交流與共享。另外，必須加大對信息化基礎設施建設的投入力度，提升現有系統支撐平臺的硬件備份能力，擴大主服務容量和帶寬，安裝更新各類操作軟件，加快信息的收集傳遞和加工處理速度，提高工作效率和服務水平。

3.堅持信息化建設過程管理，注重建設與運維并重

鑒于目前普遍存在重建設、輕維護，造成資料浪費和效率低下的現狀，在信息化建設預算中，應將運行和維護費用與建設投入費用同時考慮在內，并要將運維費用放在更加重要的位置，要占一定的比例。同時設計運行和維護的具體實施方案，根據項目建設的特點，劃定運行維護范圍的內容以及經費測算標準，加強信息化建設的過程管理，根據行政辦公的現實需要，及時對系統進行更新和維護，保證系統的有效運行。

4.增強信息化人才隊伍建設，提升信息系統分析能力

整合資源，優化布局，建立一支以辦公室信息工作人員為主、各部門信息工作人員為輔的信息化人才隊伍，加強信息化業務培訓，使其能夠熟練掌握各種網絡平臺系統和公務管理系統，及時優化更新知識結構，掌握最先進的信息工作方法和技術，切實增強信息搜集、篩選、歸納、加工、傳遞和反饋等各種信息處理技術。同時，要主動適應“互聯網+”時代下，信息化發展的要求，積極采用現代化的信息技術和手段，增強信息化意識，完善信息網絡，建立資源共享、協助攻關的動態機制，提升信息的系統分析能力，充分發揮信息化在行政事物工作中的綜合管理和信息服務工作，促進行政辦公事業的科學發展。

本文通訊作者：查定軍

參考文獻

[1] 中辦國辦印發《2006 -2020 年國家信息化發展戰略》.[2010 -08-25]http：//news.xhuanet.com.

[2] 趙繼偉.大數據背景下高校辦公室信息化建設的思考[J].當代教育理論與實踐，2015（3）.

（作者單位：空軍軍醫大學第一附屬醫院耳鼻咽喉頭頸外科）