淺談新時代下基層醫院檔案管理

摘 要：檔案管理作為基層醫院最原始的數據庫，真實地記錄醫院的各項工作，清晰地反映醫院的重大事件，為基層醫院的重大決策提供科學依據，對基層醫院的發展具有十分重要的推動作用。本文主要闡述了醫院檔案管理的現實意義，著重分析了當前基層醫院檔案管理的現狀，并從反映的問題中提出了新時代下改進基層醫院檔案管理的措施。

關鍵詞：醫院；檔案；管理；現狀

所謂醫院檔案，是在醫療、科研、教學、保健、醫藥管理、行政管理等過程中形成的具備保持價值的以文件、簿冊、圖表、錄音、錄像、盤片等各種門類和各種載體檔案[1]。隨著社會的不斷進步和醫改的不斷深入，基層醫院的各項工作都趨于科學化、規范化、標準化發展，變革傳統的檔案管理模式刻不容緩。醫院檔案既是醫院信息的重要載體，又是醫院宣傳的生動資料，更是醫院科研的客觀基礎，其管理水平直接影響著整個醫療系統的管理工作。因此，改進基層醫院檔案管理已是深化醫療改革進程中的應有之義。

1 醫院檔案管理的現實意義

基層醫院的檔案管理以文書的方式記載著醫院的發展歷程，記錄著醫院每一個階段的醫學成果和病例案卷，反映著醫院不同階段的重要事件，對基層醫院的發展乃至醫療系統的全面改革有著至關重要的現實意義。

（一）檔案管理在醫院管理工作中的必要性

檔案管理是醫院決策的參謀。基層醫院作為社會公共服務載體，主要為社會提供優質醫療服務，檔案管理部門則主要為基層醫院決策提供有效依據，科學地輔助基層醫院服務群眾。究其原因，檔案中文字材料、影像信息、案卷資料均是真實、客觀、公正的，通過查閱業務、科研、人事等檔案信息，從中分析、比對、提煉，發現問題，改進問題，從中找到寶貴經驗，借鑒有效措施，進而明確基層醫院未來的發展方向，加快基層醫院建設。

（二）檔案管理在醫院管理工作中的重要性

檔案管理是醫院文化的傳承。醫院文化關乎著醫院的精神，它既是醫院的創辦之初心，又是醫院在價值導向、社會形象與管理理念等方面的一種綜合體現[2]。基層醫院的檔案是貫穿于醫院歷史長河中最原始、最真實、最本初的資料，并非一朝一夕，蘊含著豐富的文化內涵，一點點積淀，一摞摞壘砌，經久不滅，這就需要我們將這種文化傳承延續下去，保存好檔案資料，完成好檔案工作。

（三）檔案管理在醫院管理工作中的前瞻性

醫院檔案不僅記錄著醫院病患的資料，更保存著醫院發展的重要資料，這些資料對醫院領導層分析現狀、展望未來起著一定的前瞻性作用。同時，完整的醫院檔案有利于提高醫院的核心競爭力，有利于實現檔案數據的參考價值，有利于保證決策的有效性和針對性。

2 基層醫院檔案管理的現狀分析

（一）檔案管理意識薄弱，重視程度不夠

在新形勢下，特別是大數據時代，檔案管理對提高醫院市場競爭力和辦事效率，進而提升群眾滿意度有著至關重要的作用。然而，檔案管理作為一項基礎性的信息歸檔工作，不具備醫學性質，在非三甲醫院中多不被重視，也未形成系統性的檔案管理系統，更未配備專業的檔案管理人員。在檔案管理中，上至領導不重視，下至管理人員不負責，導致很多管理工作敷衍了事，并未嚴格按照有關制度進行歸檔造冊記錄，這也容易為醫療糾紛埋下隱患，比如在醫療糾紛中，當事人雙方大多爭奪的還是病案，但如果病案管理不完善，病案的書寫質量就會大打折扣，容易讓不利之徒鉆空子，引發更多矛盾。

（二）檔案管理工作混亂，歸檔信息片面

在基層醫院中，對于醫療、人事、行政和后勤等管理制度相對齊全，但在檔案管理這一塊較為缺失，沒有制定相應的規章制度和明確職責，特別是少數醫院沒有將檔案管理納入目標管理考核體系中，這就導致檔案管理工作不規范，無人監管，更有甚者漏洞百出。隨著醫療管理系統日益趨于信息化，電子檔案應用越來越廣泛，部分醫院建立電子檔案系統，但由于沒有統一的檔案管理模式和規范的檔案管理制度，電子檔案未經檔案管理員允許直接進入檔案系統，導致系統使用混亂，給管理員也帶來諸多不便；還有一些檔案管理員只能根據自己的理解和實踐進行收集、整理、歸檔，這也會使得許多有價值的資料未納入檔案管理。

（三）檔案管理隊伍薄弱，業務能力較低

目前我國檔案專業人員隊伍在專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時代發展的要求懸殊較大。尤其是在基層醫院，醫務工作是一線工作，檔案管理則為廣大醫務人員和衛生事業服務的，屬于輔助范疇，所以在檔案管理隊伍里，大多是一些非專業人員、兼職，亦或者是年老的退二線人員，人員流動大，綜合素質偏低，工作積極性和主動性不高，工作情緒低落，對于檔案管理工作多是被動接受，更無耐心收集整理資料，導致辦事效率低下，更有甚者使寶貴資料流失，沒有歸回檔案室。同時，檔案專業出身的人員較少，專業對口的高學歷人才較為匱乏，醫院對檔案管理員的培訓甚少，多是針對醫療技術人員培訓，這些情況均已不適應新形勢下的檔案事業發展，直接導致檔案管理人員的管理水平跟不上時代的步伐。

3 新時代下改進基層醫院檔案管理的措施

黨的十九大報告指出，實施健康中國戰略，要全面建立中國特色基本醫療衛生制度、醫療保障制度和優質高效的醫療衛生服務體系，健全現代醫院管理制度。因此，在新時代下改進基層醫院檔案管理是實施健康中國戰略的有力舉措，是健全現代醫院管理制度的題中之義。

（一）強化檔案管理意識，樹立正確的檔案管理理念

新時代下，醫療事業在進步，檔案管理亦不能落后。要充分認識檔案管理工作的重要性，尤其是把檔案管理作為醫院改革的重中之重，納入到醫院的重要管理內容和目標管理考核范疇之中，將醫院的檔案管理和業務建設同步規劃。要加強對醫院檔案管理的宣傳力度，采用各種有效的手段和載體對醫院的檔案管理工作進行宣傳教育，提高檔案管理工在每個醫院工作人員心中的知曉率。要轉變傳統的檔案管理觀念，樹立正確的檔案管理理念。

（二）變革檔案管理模式，完善科學的檔案管理制度

隨著全面深化改革的不斷推進，醫院檔案管理也應與時代接軌，改變過去單一老化的檔案管理模式。要變革傳統的檔案管理模式，建立科學有效的管理體系，建立健全檔案管理制度，構建行之有效的醫院檔案管理網絡，由院長主管，副院長分管，對檔案管理的每項工作進行規范化，在檔案的收集、整理、歸檔等過程中都有對應的詳細記錄。要實行現代化檔案管理模式，引進現代化技術和設備，將計算機技術與檔案管理結合起來，構建一套數字化檔案管理系統，極大地節約人力物力資源，提高了檔案管理工作效率。

（三）規范檔案管理人員，打造過硬的檔案管理隊伍

在基層醫院，檔案管理人員專業素質的高低直接影響檔案管理質量的好壞。所以，如何規范好檔案管理人員，打造一支優質過硬的檔案管理隊伍尤為重要。這就需要，一方面，對檔案管理人員自身而言，作為專業的一線檔案管理人員，要有意識地提高自己的專業知識水平和實踐操作能力，加強自身對工作的認知程度。另一方面，對基層醫院而言，要針對檔案管理人員人數匾乏的實際情況，引進高素質的檔案管理專業的人才，加強醫療系統檔案專業的培訓，提高檔案管理人員的整體素質；要建立健全獎懲措施，對工作突出者予以獎勵，對工作懈怠者予以批評處罰，從而充分調動檔案管理工作人員的積極性。

4 結束語

綜上所述，醫院檔案是醫院發展的記錄者、見證者、推動者，做好醫院檔案管理工作有著其必要性與重要性。雖然基層醫院檔案管理還存在一些問題，如重視程度不夠、制度體系不全、歸檔工作混亂、人員素質較低等等，而這些問題嚴重影響著醫療事業的健康發展，只有解決這些問題，才能更好的實施健康中國戰略。筆者提出，改進基層醫院的檔案管理工作，首先應該加強檔案管理意識，樹立正確的檔案管理理念，其次應該轉變傳統的檔案管理模式，構建科學有效的檔案管理體系，最后應該提升檔案管理員的綜合素質，打造一支高質高效的檔案管理隊伍。筆者展望，做好基層醫院的檔案管理工作，推動醫院管理邁上新臺階，開創醫療事業新格局。

作者簡介

李海霞，孝感市惠民醫院，本科。