人事檔案管理工作中的問題及思考

吳澤美

摘 要：人事檔案是人力資源開發(fā)的重要依據(jù)，基層單位加強人事檔案管理工作必須發(fā)揮信息技術(shù)的指導作用，著力提高人事檔案管理工作的規(guī)范化水平，按照現(xiàn)代人事檔案建設理念，解決傳統(tǒng)人事檔案管理中的問題。

關鍵詞：人事檔案；問題分析；策略探討

人事檔案是在人力資源管理事業(yè)中發(fā)展起來的，只有按照現(xiàn)代人力資源管理的理念審視人事檔案管理工作中的問題，才能全面提高人事檔案管理工作的效率。

1.人事檔案管理工作中的問題

1.1規(guī)范性不足問題

人事檔案管理工作中的問題主要反映在規(guī)范性不足方面，當前基層單位還沒能形成完善人事檔案管理工作制度，沒能從人力資源建設的角度全面規(guī)范人事檔案管理方式方法。首先，人事檔案管理工作的硬件設施建設不規(guī)范，人事檔案混雜于其它檔案管理工作，沒能圍繞人事管理部門建立單獨的檔案室，而且檔案管理設施設備硬件系統(tǒng)不完善，現(xiàn)有信息設備不滿足人力資源開發(fā)需求。其次，檔案材料處置不規(guī)范，檔案管理人員沒能認識到人事檔案管理重要性，存在著數(shù)據(jù)信息保存不完善的問題。第三，檔案制作的規(guī)范性不足，檔案管理標準仍以制紙人事檔案為主，沒能圍繞著信息化人事檔案管理需求加強相關數(shù)據(jù)信息整理工作，因此影響人事工作效率，沒能做到規(guī)范化的人事檔案管理。

1.2信息化水平較低

目前基層單位人事檔案管理的信息化水平較低，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作方式已經(jīng)不適應現(xiàn)代人事檔案管理工作需求，人事檔案管理工作不能滿足人事數(shù)據(jù)信息傳遞的實際需求。首先，現(xiàn)代單位人事管理工作需要建立在人力資源信息挖掘理念下的人事檔案管理機制，傳統(tǒng)的檔案管理方式?jīng)]能挖掘潛在的人力資源價值，不能實現(xiàn)人力資源與工作項目的有效對接，沒能實現(xiàn)人才的優(yōu)化配置。其次，單位還缺乏完善的人力資源管理軟件系統(tǒng)，與人力資源有關的數(shù)據(jù)信息沒能實現(xiàn)單獨建立數(shù)據(jù)庫，不能實現(xiàn)智能化軟件的開發(fā)，導致數(shù)據(jù)查詢技術(shù)手段難以發(fā)揮作用。第三，當前對各種數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)應用不規(guī)范，人事檔案數(shù)據(jù)很難實現(xiàn)跨行業(yè)運行，數(shù)據(jù)信息缺乏實用性，不能實現(xiàn)傳統(tǒng)與現(xiàn)代檔案資源整合。

1.3檔案管理人員素質(zhì)問題

目前基層單位檔案管理人員的能力素質(zhì)有待提高，由于檔案管理人員的能力問題，往往影響基層單位人力資源開發(fā)的效率。首先，目前現(xiàn)有的人力資源檔案管理人員的專業(yè)培訓不足，現(xiàn)有的檔案管理人員往往不具備人力資源管理的專業(yè)知識，因此不能根據(jù)單位實現(xiàn)情況實現(xiàn)人力數(shù)據(jù)信息資源的有效檢索。其次，檔案管理人員不能實現(xiàn)對人力資源檔案的快捷有效操作，現(xiàn)有的檔案管理人員不能有效應對現(xiàn)代力資源整合對檔案的需求。第三，基層單位缺乏完善的人事檔案管理人員的培訓機制，不能使用有針對性的培訓措施，因此制約檔案管理人員發(fā)展。第四，而且當前基層單位人力資源檔案管理人員缺乏發(fā)展的空間，沒能實現(xiàn)對人力資源檔案管理工作的績效評價，影響相關人員的晉升層次。

2.人事檔案管理工作問題的成因

2.1檔案來源較為狹窄

人事檔案信息來源狹窄是人事檔案事業(yè)建設不足重要原因，由于相關部門和領導不注重人事檔案建設工作，因此導致絕大多數(shù)的員工數(shù)據(jù)信息沒能被全面收集，導致存在著數(shù)據(jù)信息不完善，人事檔案數(shù)據(jù)信息失真與人事檔案數(shù)據(jù)更新不足的問題。目前基層單位的人事檔案管理與更新工作還缺失制度支撐，沒能對員工的數(shù)據(jù)信息進行階段性的變更，不能有效的考查收集員工的自然情況信息，沒能實現(xiàn)人力資源檔案的分級管理，這不僅制約了單位人才建設水平，而且影響檔案事業(yè)發(fā)展效率。

2.2檔案整理工作不足

基層單位普遍沒能圍繞著現(xiàn)有人事檔案數(shù)據(jù)信息進行整理，不能全面提高檔案管理工作的技術(shù)規(guī)范水平。特別是在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的影響下，基層單位的檔案管理工作的規(guī)范性略顯不足。例如，基層單位人事檔案管理工作的制度與標準化水平足，由于缺乏明確的檔案標準化分類依據(jù)，因此導致不能實現(xiàn)按照現(xiàn)代信息化進行建檔，不能實現(xiàn)全面規(guī)范細致整理。其次，由于人事檔案數(shù)據(jù)信息不完整，沒能根據(jù)現(xiàn)代檔案資源的使用需求進行規(guī)范管理，導致絕大多數(shù)的數(shù)據(jù)檔案存在著散亂的問題。第三，還有的現(xiàn)有原始人事檔案數(shù)據(jù)沒能實現(xiàn)必要的分類處理，不能實現(xiàn)人事檔案信息的全數(shù)據(jù)化，因此不能全面發(fā)揮人事檔案的作用。

3.人事檔案管理工作的主要措施

3.1落實人事檔案管理責任制度

當前提高檔案管理工作水平，有效消除人事檔案管理工作中不規(guī)范的問題，就必須有效落實各種制度措施，全面細化人事檔案管理工作程序。首先，加強人事檔案數(shù)據(jù)信息的審核工作，形成完善的人事檔案數(shù)據(jù)審核機制，著力提高人事檔案審核的效率。其次，提高人事檔案管理的協(xié)調(diào)性，形成以人事部門為主導，各部門人員廣泛參與的定期修檔機制，全面完善人事檔案數(shù)據(jù)信息。第三，提高人事檔案管理的嚴密性，加強人事檔案數(shù)據(jù)使用的保密制度，并且建立起完善的信息收集渠道機制，從而提高人事檔案管理有效性，發(fā)揮出人事檔案資源的實際價值。

3.2實現(xiàn)人事檔案信息化管理

提高人事檔案管理工作質(zhì)量，必須提高人事檔案管理工作的信息化水平，注重運用信息化方式提高人事檔案管理效率。首先，加強信息化設施設備的引進工作，構(gòu)建完善的人事檔案管理信息機制，開發(fā)信息化人事檔案管理工作系統(tǒng)，運用信息管理系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)人事檔案管理的智能化目標。其次，實現(xiàn)信息化人事檔案管理技術(shù)開發(fā)，加強視頻、圖片人事檔案數(shù)據(jù)信息的存儲，注重轉(zhuǎn)化人事檔案數(shù)據(jù)資源形式的能力，實現(xiàn)人事檔案的信息化創(chuàng)新。第三，強化建立人事檔案數(shù)據(jù)信息的共享機制，注重挖掘高水平的信息人才，進一步提高人事檔案管理工作的效率。

3.3加快建設人事檔案管理團隊

加快建設高素質(zhì)的人事檔案管理團隊日益重要，現(xiàn)代人事檔案管理工作不僅局限在人事檔案的存儲階段，還要根據(jù)人力資源開發(fā)實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的信息化處理。首先，構(gòu)建完善的人事檔案管理工作團隊，著力配備以人力資源專業(yè)和信息技術(shù)專業(yè)為主的人力資源管理工作團隊。其次，明確人事檔案資源管理與開發(fā)的工作項目，運用項目工作制度拓展人事檔案的價值。第三，圍繞著人事檔案管理團隊加強核心業(yè)務知識的培訓工作，注重提高培訓的針對性與實效性，解決檔案管理中的實際問題。第四，完善兼職人事檔案管理工作體系，注重提高檔案內(nèi)容的實用性，從而構(gòu)建起一支有責任心的檔案隊伍，提高檔案管理有效性。

4 結(jié)論

加強人事檔案管理工作必須形成完善工作體系，在充分認知人事檔案管理問題基礎上，找出人事檔案管理問題原因，在此基礎上加強人事檔案管理人才配置，著力完善人事檔案管理策略，切實解決人事檔案管理實際問題。

參考文獻

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