醫院行政檔案管理存在的問題及創新途徑

郭強

[摘要] 在我國醫療事業的發展過程中，人民對醫療水平要求增高，并對醫院內部行政檔案管理的要求也越來越高。醫院行政檔案管理工作主要是將醫院中的重要信息進行整理并保存。但是在管理的過程中需要注意的問題有很多。該文主要針對醫院行政檔案管理現存問題進行分析，并提出有效的創新途徑。

[關鍵詞] 醫院行政部門；檔案管理；現存問題

[中圖分類號] R197 [文獻標識碼] A [文章編號] 1672-5654（2018）04（b）-0109-02

檔案管理在我國很多企業單位都被重視，檔案管理工作多次被要求改革的根本原因在于，傳統的檔案管理制度不夠完善，并且不能滿足醫院內部人員的工作需求。因此長時間以來我國檔案管理工作的發展都不夠理想，醫院行政檔案管理的工作也存在一些問題，為有效提高我國醫療事業的整體發展，要將其行政管理方式進行創新。

1 醫院行政檔案管理的重要性

醫院行政檔案管理的日常工作內容有很多，主要是為患者以及醫院其他部門提供服務。行政檔案管理內容包含了醫院發展過程中所經歷的所有信息資料，并且要求工作人員要對其進行準確的整理以及保存。從醫院內部的角度出發，可以將行政管理部門定義為對醫院整體工作進行信息保管及咨詢的平臺。因此醫院行政檔案管理部門的工作效率對整個醫院的發展具有重要意義。醫院行政檔案管理部門對醫院整體的作用是，有助于監督醫院其他部門的工作、提高各部門工作效率等。其次相關人員可以利用醫院行政管理部門保存的重要資料，分析重要醫療事件及其他單位的信息。例如醫院行政管理人員可以通過調查其他單位的檔案管理方式，從而提高自身所在單位檔案部門的工作效率。除此之外，醫院行政檔案管理工作在科技發展的推動下，已經利用互聯網的手段保存重要的影像視頻，對我國未來醫療事業的發展進步有關鍵性作用。

2 醫院行政檔案管理工作現存問題

2.1 檔案管理人員專業水平不高

醫療事業屬于服務行業，因此在醫院行政檔案管理工作中，離不開為人民服務。首先在各大醫院工作的醫務人員，都承載著保障人們生命安全的使命，因此需要不斷提升自身的專業技術水平。同樣在醫院行政檔案管理部門工作的醫務人員，他們的工作使命也與保護人們生命安全有關。因此醫院檔案管理工作人員也要具備良好的專業素質，但目前很多相關管理人員在工作中缺乏責任意識，對自身的素質水平沒有過多的要求，從而使醫院檔案管理工作效率得不到有效提高。在醫院檔案管理工作中如果工作人員能力有限，會使他們在工作中缺乏信心，并且有可能造成難以彌補的工作失誤。

2.2 管理檔案信息形式不完善

醫院行政檔案管理在工作中主要以整理并保存相關信息檔案為主，但長久以來存在信息保存分散的問題。出現該問題的根本原因主要是由于檔案管理部門在檔案保存工作中存在不足，例如保管信息不統一等。現代科技的發展使醫院檔案管理逐漸進入信息化時代，因此在檔案管理工作的保存問題上增添了難度。首先表現在信息整理方面，由醫院各個科室收集的信息資料，在整理方式上如果不統一，會為檔案管理部門增加工作難度。另外在醫院中有很多特殊病例在治療方式上都需要檔案管理部門保存。因此在醫院檔案管理工作中，無論是紙質版或電子版的檔案保存方式都需要統一的信息管理形式。

2.3 管理機制不完善、缺乏服務意識

在很多醫院行政檔案管理工作中，主要存在的問題都是檔案管理機制不完善，從而導致醫院內部行政檔案管理工作效率得不到有效提高。例如經常會發生管理機構重疊的問題，使相關工作人員不知道在工作上以何種方式為重點，導致管理形式出現多樣化。在很多醫院檔案管理機制創建中，都會以服務醫院其他管理部門為主，如人事部門等。由于檔案管理機制不完善，導致在管理方式以及管理內容上都存在問題，使檔案管理部門的工作效果不夠理想。實踐證明檔案管理工作在醫療事業中不僅具有保存信息資料的作用，而且要使保存的資料能有效為其他部門服務。除此之外，現階段在醫院行政管理部門中，存在相關管理人員責任意識較低的現象，最主要的是缺乏服務精神。

3 醫院行政檔案管理的創新途徑

3.1 加強醫院檔案管理人才隊伍建設

在有效提高醫院行政檔案管理部門的創新途徑中，為有效適應現代科技的發展帶動醫療事業的發展，首先應積極提高檔案管理部門的人才隊伍建設。有效使醫院檔案管理人員在工作中積極為醫療事業作出貢獻。同時研究調查顯示，目前在很多醫院中，都缺少專業技術水平較高的檔案管理人員，從而使醫院檔案管理的整體工作效率得不到有效的提高。因此，在探究醫院行政檔案管理的創新途徑中，要對相關工作人員進行專業培訓，使在培訓的過程中個人能力水平得到不斷的提升。并且在很多醫院中，由于檔案管理的方式都與互聯網相關，因此也要提高工作人員的網絡技術。相關培訓人員要將需要的專業知識進行整理，通常情況下要從基礎知識開始，使檔案管理人員對自身的工作有足夠的了解。除此之外，在對檔案保存整理方面，也要對相關管理人員進行培訓，使其在整理信息的過程中提高效率。提高檔案管理人員的人才隊伍建設在其創新道路上是必不可少的。

3.2 提高醫院檔案管理方式

在對醫院行政檔案管理進行研究中發現很多管理人員在管理方式上都存在一些問題，使檔案資源信息不全面。主要原因在于沒有完善的信息資源庫，并且在保存方式上不統一。為有效解決這一問題，應提高醫院檔案管理方式，統一信息保存手段，并且在條件允許的情況下，建立檔案信息資源庫，使相關人員在尋找時節約時間。在各大醫院收集信息檔案時，應摒棄傳統的方式，拓寬收集渠道。在對檔案管理方式進行重新制定時，要根據醫院的具體情況，使各個科室在保存信息資源時用同樣的方式，提高保存人員的責任意識。除此之外，建立信息資源統一保管庫在一定程度上也要有提高檔案管理部門的工作效率，并減小其工作難度。在新的創新途徑中，也可以建立檔案管理資源共享平臺，使各大醫院在檔案管理方式上相互評價，相互借鑒。

3.3 完善醫院檔案管理機制

任何部門在提高工作水平的過程中，都離不開完善的管理制度。因此在探索醫院行政管理部門的創新途徑中，首先要為其制定一套完善的檔案管理機制，使該機制在相關人員的工作中起到一定的制約作用。通過調查研究發現，在很多醫院檔案管理部門中，都缺乏嚴格的管理機制，是相關工作人員在工作中過于隨意。為有效提高該部門的工作效率，在檔案管理機制重新制定的過程中，要依照管理中現存問題進行改正，在原有的基礎上進行改革創新。其中在檔案管理機制制定的過程中，首先要遵循檔案管理固定的工作模式，從收集信息資料到整理信息資料上都要有具體的管理制度。擁有一套完善的檔案管理機制，可以使該部門在發展的過程中逐漸實現規范化。

3.4 提高醫院檔案管理人員服務意識

根究對目前醫院行政管理部門現存問題的研究中可以發現，制約該部門發展進步的因素與管理人員缺乏責任意識與服務意識是分不開的。為有效提高醫院檔案管理部門的工作效率，要根據問題存在的根本原因尋求使其創新發展的途徑。首先在提高管理人員的責任意識途徑中，可以建立有效的評價機制以及獎懲機制。使檔案管理人員在枯燥乏味的工作中提高動力，并且根據評價結果對自身存在的不足進行改正。醫院領導也應鼓勵檔案管理部門的工作，為其樹立正確的思想觀念，使相關管理人員認識到自身工作的重要性。除此之外，醫院檔案管理部門隨著信息化的發展已經逐漸加入服務咨詢工作，因此在創新檔案管理的途徑中，也應該積極提高管理人員的服務意識，使其工作得到更多人的認可。

4 總結

綜上所述，醫院行政檔案管理工作的發展對醫療事業的進步有關鍵性作用。并且醫院行政檔案管理是一項涉及范圍較廣且內容較多的工作。為使其得到良好的發展并實現創新，需要相關人員的配合。通過實踐證明，有效提高醫院行政檔案管理的工作效率，首先要在管理模式、服務理念等方面進行創新，提高相關人員對該部門工作的重視程度。

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（收稿日期：2018-01-13）