提高會計檔案管理水平的思考

王瑋

摘 要：會計檔案是企事業單位業務檔案之一，其數量較多，是反映企事業單位經營活動情況最全面的資料，也是企事業單位檔案管理的重點內容。隨著大多企事業單位業務集約化和電子化的實施，會計檔案集中產生的成本和管理問題也日益凸顯，成為企事業實際經營管理中的一個重要的課題。本文結合新時代會計檔案建設的新需求，剖析會計檔案管理現狀，提出現實可行的對策。

關鍵詞：會計檔案；管理需求；現狀

作為企事業單位的一項基礎管理工作，檔案管理包含了企事業單位人力、財務以及物資采購等等涵蓋企業生產到服務一系列過程中形成的材料和單據等，這是企業以此作為依據制定策略的依據或參考。因此，做好企業檔案資料的管理，確保其真實、可行、保密和完整性是企業檔案管理工作的一項主要內容。

一、會計檔案的重要性

1.檔案管理是主營業務管理，具有不可分性

無論是信貸業務、會計業務、儲蓄業務，這都不能離開檔案的服務，因為不管是什么業務，在過程都會產生材料、憑證和賬簿等資料，而這些資料都要保管好。不管是什么金融業務活動，都要按照一定的原則和方針做事，而這些原則和政策又是基于檔案產生的。所以，檔案管理同金融業務管理之間是不可分割的關系。

2.檔案材料是業務決策的重要依據

企業的業務決策需要大量的、準確的數據和情況分析。這類數據和情況大部分來自檔案。假若提供的情況不真實、數據來的準確，就會造成決策上的重大失誤。因此檔案管理也是企業管理工作的主要內容，對企業的發展具有舉足輕重的地位和作用。

3.檔案是企業經營發展的基礎

企業的業務經營與發展需要由檔案部門及時準確地提供各種信息數據，以便對各項業務活動進行數理分析。因此，利用檔案材料加工、整理，然后輸入計算機整存。如果沒有可靠的原始記載和第一手材料，輸入的信息也不會準確。

二、會計檔案管理存在的問題

1.意識不強：會計檔案重視程度不夠

會計檔案與企業的各項工作“失聯”，存在檔案信息“孤島”問題。企業會計檔案人員習慣于守攤式地管理檔案工作，“兩耳不聞窗外事，一頭鉆進故紙堆”，忙忙碌碌無人知曉，和企業其他部門缺乏有效交流和溝通，人們對企業會計檔案的重要性了解不深。企業在應對市場的過程中，注重的是直觀經濟效益，看重的是與生產經營直接相關的部門或機構工作，檔案意識很薄弱，忽略文件收集、利用、歸檔工作，早期更是由于人員流動大，審批手續不齊全、不完整，造成檔案資料缺失現象。

當前會計檔案工作大都停留在收與管的層面，對企業整體會計檔案缺乏編研意識，很少結合工作實際和經營發展需要，認真分析研究，科學鑒定歸檔范圍，無論是否具有保存價值，都抱著萬無一失的狀態，寧愿增加檔案庫管壓力，將全部會計檔案都留檔保存。這導致大家長期普遍持有會計檔案管理工作持有厭倦、可有可無、無關緊要的心態。

2.邊界不清：檔案范圍同辦法規定不匹配

會計檔案的內容在擴充的過程中因為內容的增加會致使分類邊界不清楚，進而使得規范化管理受到影響。根據相關管理辦法，對其的定義為：會計憑證、財務報告以及賬簿等會計核算材料。企事業單位在業務創新的過程中，因為業務的拓展在不斷變化，業務資料也層出不窮，是否屬于會計檔案的范疇沒有明確的界定。比如，企業簽約的電話、手機和網上銀行的協議，從真正意義上來說，并不屬于傳統所說的會計核算材料。但這對后期會計處理產生一定的影響。因而，在是否要把其作為會計檔案保管在理解上就存在很大的差異。這樣不同企業就會在實際操作中各行其是，而且在管理上也會有不規范的問題出現。

3.設計不周：流程設計與檔案保管不匹配

從實際來看，會計業務的流程在設計的時候沒有考慮后期保管的需求，未在前端實現分期限裝訂，從而致使后期檔案銷毀瓶頸問題的出現，進而導致檔案保管壓力大。為了保障款及事項的完整性以及連續性，會計部門一般會要求按照業務辦理的順序來裝訂資料。但是，入庫按照這種順序來裝訂就會產生多個保管期限的問題。混期限裝訂不但會使得短期保管的檔案期限延長，還會在銷毀檔案的時候要進行分揀，這樣就加大了檔案銷毀的難度，使得檔案保管工作也面臨雙重的壓力。

4.保管不全：保管范圍與保管媒介不匹配

會計檔案制度要比其電算化發展落后，尤其是不能明晰紙質和電子檔案的對應關系，這樣就容易出現重復保管、保管缺失的問題。在實際的工作當中，企業的會計制度中僅有對紙質資料的管理，但是對于電子數據的保管大多只是提及下，并沒有嚴格的從檔案角度做出規定，這就導致電子數據還是沒有歸于檔案的統一管理中去。會計業務系統的設計對業務需求也有考慮，但忽視了檔案管理功能模塊，常常出現數據出口不暢通的問題。

5.保管與利用不匹配

會計檔案保管主要目的是為了維護企業權益需要以及滿足內外部查詢的需要。從我國法律環境的現狀來看，債權債務關系的資料需要有紙質形式外，在高度電子化的背景的環境中，其他資料也要實現電子歸檔來滿足查詢需要，實現保管目的。然而，因為相關制度的規定，有的企事業單位還是有大量紙質檔案，并且在業務發展過程中，呈幾何倍數增長，這就給檔案庫房帶來很大的壓力。檔案庫房建設的支出屬于低彈性費用，如果一直處于持續高速增長的狀態，對企業來說并不合理，會給企業的成本管理帶來壓力，甚至影響其競爭力的提高。

另外，會計檔案管理缺少專職管理人員，極易造成檔案保管分散。一家單位的會計檔案，一般分為文書和業務檔案，僅僅文書檔案就分為系統內文件、簽報、系統外收文、其他重要文件資料等，但收集難度大，除OA文件可控制外，其他大部分分散于各部門管理。會計檔案是“各人各理各家賬”這樣分散式管理體制缺乏有機的聯系與制約，造成檔案保管難度加大。基層機構人員流動性較大，檔案人員更換相對頻繁，如果交接雙方沒有端正思想、明確責任，就無法保證檔案交接工作按照規定辦理，容易出現漏洞。檔案高級、專業的管理人才更是缺乏。高級檔案管理專業人是指具備高政治理論和政策水平、高文化素質、高現代管理技術水平的檔案人員。但是，大多基層單位檔案管理工作中沒有足夠的能夠掌握現代化技術的管理人才，這就使得新技術、新方法在檔案管理工作得不到使用、推廣，甚至也不能解決工作中的新情況、新問題，在一定程度上對單位各項工作的順利開展造成了影響。

三、完善會計檔案管理的現實對策

1.思想上高度重視：專崗專責

檔案管理是一項基礎性工作，專業性強，政策性強，有一定的特殊性，沒有正確的思想認識，是無法做好檔案管理工作的。各級領導要高度重視檔案管理工作，要把檔案管理當作內部基礎管理工作來抓，納入崗位考核內容，明確分管領導及工作職責，做到專人管理，權責明確；加大對檔案管理上的投入，在人力、財力上給予足夠的支持，扎實推進檔案管理工作。同時，思想上高度重視是前提，健全會計檔案制度才是必要之舉。

2.理念上保持先進：前端控制、全程管理

檔案管理工作應當具備依靠新技術的新的管理觀念，具備與時代合拍的創新意識，改變傳統檔案管理中的重管理輕利用的思想觀念，從被動式服務向主動式服務轉變，從封閉式的服務向開放式的服務轉變，使檔案工作能夠更好地為企業發展服務。

檔案管理要求沒有在業務管理的全過程中得到貫徹，這也是致使檔案管理出現問題的一個根本原因。事實上，國內外很多先進的企業都把檔案管理歸納到業務管理中，然后嵌入到業務流程，同時在信息系統設計中也有安排。雖然事先測定的工作量比較大，不過只要確定好標準，后期的管理就簡單，這能夠在很大程度上提升檔案管理的規范性以及效率。所以，把全部流程控制理念引入進來，將檔案管理同業務流程融合，把文件生成到銷毀等作為完成的生命周期過程來統籌規劃和管理，這樣對于檔案中分類不清或重復歸檔等問題來說就能得到處理，最終有利于實現企業成本節約的目標。

3.素質上需再提升：同步科技

科技的進步促進檔案管理手段發生變化，檔案的載體形態、管理程序、技術方法也相應發生了變化，而這些變化對檔案管理人員提出了新的要求，要求其具備較高的知識層次和先進的技術水平。檔案管理人員應該不斷加強學習，用現代科學技術武裝自己，提升能力，適應新時期的檔案管理工作。對此，各基層單位要根據檔案工作的需要對檔案工作人員進行業務培訓，優化其的知識結構，培養其創新精神，使其具備一定的政治理論水平、業務水平，擁有廣博的知識、強烈的進取精神，掌握一定的計算機理論和操作技能，實現企事業單位檔案管理工作的現代化。

4.保管上更加規范：統一標準

對于企業來說，統一的電子文件管理標準的建立是十分必要的。首先，要做好文件管理和檔案管理的領導和規劃，兩者要同步伐發展；其次，將文件管理前期指導歸到檔案部門職責，使得文件形成到最終歸檔能夠得到監督；其次，要制定科學統一的管理標準；最后，接收電子文件時，鑒定歸檔的電子文件內容的原始性和真實性。

會計檔案現代化管理是新時代不可逆轉的趨勢，要對其進行科學、有效的管理勢在必行。會計檔案工作面臨著新的挑戰，但也有了新的發展機遇。作為檔案管理人員，不僅要增強緊迫感，解放思想，轉變觀念，還要提高素質、業務水平和管理意識，利用現代化管理設備，建立全新的現代化檔案管理模式，使會計單位檔案管理工作邁上新的臺階。

參考文獻

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