網絡背景下民辦高校行政秘書隊伍建設再思考

趙佳玉

民辦高校行政秘書在整個民辦高校發展，建設中承擔著日常普通事物的管理和執行，不僅需要熟悉各項高效管理工作的流程，還要做好貫徹各項指令，溝通上下級關系，協調民辦高校資源分配等繁瑣行政事務。特別是21世紀以來，全球網絡信息化、信息化在各行各業中的普遍運用，為民辦高校行政秘書工作也帶來了新的機遇和挑戰，為民辦高校行政秘書隊伍建設提出了新的方向。

1 民辦高校行政秘書崗位定位

民辦高校行政秘書是民辦高校行政管理事務的主要承擔者和執行者，不僅要做好民辦高校的日常管理事務，還要配合學校主要領導做好領導與教師之間的溝通協助工作。所以民辦高校行政秘書既是領導身邊的重要參謀人員，又是上傳下達的橋梁窗口。

民辦高校行政秘書主要工作組成部分有：（1）文案工作。各項工作的計劃總結、通知報告、會議記錄、草擬文件、簽發文件、整理檔案等;（2）協調工作。充分發揮綜合、協調、服務作用，完成學校職能部門安排的各項工作。（3）后勤服務保障工作。負責辦公室的環境衛生打掃，采購各種辦公設備、用品、電腦耗材等。同時還做好行政印章使用管理工作，做到使用有登記，不隨意外借、濫用印章等行為發生。

2 網絡化、信息化帶來的巨大挑戰

相對上個世界來說傳統的秘書工作主要是圍繞整理紙張文字信息為主要內容，主要方式離不開文字書寫、印藍紙的使用。但是伴隨著網絡化、信息化時代的來臨，各行業也包括各民辦高校正在被辦公自動化、數字化的信息收集、文件下發、結果反饋的過程被互聯網絡轉為替代，作為民辦高校主管領導的重要助手，行政秘書所面對的信息處理工作內容相比上個世紀更為豐富，行政秘書的地位日益突出，文秘人員原有的工作模式、工作環境和使用操作工具、教育、管理、決策等活動都面臨全新的挑戰。

2.1信息工作復雜化

傳統的行政秘書文案信息工作主要分為：草擬文件、整理書籍、報刊、做好會議記錄、制作工作簡報等書面形式的資料。隨著計算機網絡化、電子技術的普及，如各種電子圖書、電子期刊、光盤文獻、磁盤和光盤數據庫、多媒體資料，也成為現代行政秘書搜工作中收集信息的重要渠道。同時，網絡的出現使得信息源由傳統的紙質文字向虛擬電子型過渡，現代信息技術無論從技術手段還是從，承載媒體技術或者從信息的收集、檢索、傳遞，規模都有了前所未有的提升。

2.2媒介技術的多樣化，缺乏有效的兼容機制

在現在的秘書工作中關于文件、通知的傳達可以大致分為：電話、網絡QQ、電子郵箱、微信、電子辦公平臺、傳真等技術手段。但是不同的領導、不同的單位，不同的受眾有著不同的終端使用手段，例如：一份紙質的傳真文件就很難把它再變成一份Word文件進行修改或者再次傳遞。同樣，受到電子技術、網絡媒介的使用知識的局限性，有的領導、受眾也很難接受所謂的“無紙化”辦公。當然，也有各方面的資料，信息存在不兼容等技術手段限制使得傳達效果不一，不利于提高行政秘書的工作效率。

3 民辦高校行政秘書隊伍網絡化素質的提升空間

計算機網絡信息化技術發展速度極快，行政秘書隊伍建設只有不斷通過學習新的信息網絡技術知識，不斷提高計算機操作水平和數據處理能力，才能跟上發展的速度，工作效率、應用能力才能得到顯著的提高。

3.1轉變傳統觀念，營造學習氛圍

民辦高校的行政秘書隊伍建設必須用發展變化的眼光來看待這一工作崗位的性質，轉變傳統觀念，主動掌握運用計算機網絡技術手段，要對網絡環境下自己在組織中的角色以及自己在組織中所發揮的作用進行重新認識。積極營造出學習計算機網絡技術的學習氛圍，培養整個隊伍教師員工對信息數據、技術敏銳的感受力、持久的學習能力和對信息價值的洞察力、判斷力。有效的學習氛圍是提升民辦高校行政秘書最快的融入網絡化背景渠道的有效方法之一。同樣也是提升工作效率的重要保證之一。

3.2營造良好的網絡環境，提高運用信息工具的技能

應努力改善民辦高校行政秘書的網絡硬件條件，通過信息技能的教育和訓練，使其能夠不斷獲取新知識、新信息，結合行政手段和刺激機制，鼓勵秘書自身信息化素質的提升。民辦高校行政秘書一方面要全面掌握網絡技術。另一方面要熟練運用基本的軟件，如熟練操作Office辦公自動化軟件，包括文字處理工具、多媒體工具、網頁制作工具等;習慣運用 E-mail 的傳送管理，遠程信息查詢，上傳與下載等。只有熟練掌握這些技能，才可能迅速抓住所需要的信息，更好地做好本職工作。

3.3強化民辦高校行政秘書隊伍準確處理信息的能力

科學化決策要求信息質量更優化，民辦高校行政秘書要具有能夠根據工作任務發現和捕捉信息，搜集、整理信息的能力。從大量零散的看上去帶有偶然性、苗頭性、動態性的信息中，捕捉到必然性、傾向性、規律性的東西。努力培養民辦高校行政秘書的篩選、鑒別、綜合利用和輸出信息的能力，使得能夠從豐富的信息中選擇和鑒別自己所需要的信息，將有效傳遞有用信息給他人。

3.4建立適應網絡環境下民辦高校行政管理的規章制度

有必要在保留傳統媒介的基礎上，建立有關制度以要求、指導民辦高校行政秘書更多地使用基于網絡技術的各種媒介開展管理工作。例如辦公信息網絡、電子政務（OA）系統、教學管理系統、學生管理系統、校園卡管理系統等信息系統使用的規章制度，使得網絡環境下的民辦高校行政管理實現規范化、標準化以及程序化。

4 結論

隨著信息化和網絡化的發展，高校行政秘書的工作面臨著挑戰，同時也迎來了提高工作效率和素質提升的新機遇。高校行政秘書應正視網絡環境下的新問題，增加知識面、創新思想觀念，熟練掌握運用網絡技術。保持對新事物特殊的感受力和濃厚的興趣，以追求卓越的良好精神狀態，爭取成為高效率復合型的行政秘書人才。

（作者單位：長春大學旅游學院）