如何加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的意見

趙朝紅

摘 要：在我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督體制改革不斷深化的前提下，必須充分重視衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作，為相關(guān)執(zhí)法的工作提供完整的資料，規(guī)范衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督工作的順利進(jìn)行。本文通過分析衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的問題，提出具有針對(duì)性的措施，為實(shí)際工作提供一定的借鑒與參考。

關(guān)鍵詞：衛(wèi)生監(jiān)督；檔案管理；問題分析；解決措施

1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案的基本概述

衛(wèi)生監(jiān)督檔案指的是國(guó)家衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)在日常工作過程中形成相關(guān)的檔案資料，通過對(duì)資料的搜集、整理、歸檔、保管，對(duì)后續(xù)工作形成必要的借鑒與參考。與其他類型的檔案相比，衛(wèi)生監(jiān)督檔案具有很廣的范圍，而且時(shí)間周期長(zhǎng)，所以在實(shí)際的保管和存檔過程中比較復(fù)雜。

在衛(wèi)生監(jiān)督工作中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作具有非常重要的地位和作用。第一，在衛(wèi)生監(jiān)督管理活動(dòng)中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案是最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)記錄，對(duì)其他監(jiān)督工作的順利開展奠定了基礎(chǔ)，使衛(wèi)生監(jiān)督人的合法權(quán)益得到最大程度的保障，保證衛(wèi)生監(jiān)督工作的公平、公正、公開；第二，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作效率的提高很大程度上是由衛(wèi)生監(jiān)督工作的質(zhì)量決定的，對(duì)其他監(jiān)督工作的有序開展起著重要的推動(dòng)作用；第三，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督人員進(jìn)行考核的時(shí)候，衛(wèi)生監(jiān)督檔案的原始數(shù)據(jù)是重要的參考指標(biāo)，在很大程度上代表了對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督人員的素質(zhì)與工作效果。

2 當(dāng)前我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中存在的問題

2.1 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員素質(zhì)不高

當(dāng)前，我國(guó)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員素質(zhì)普遍不高，很多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，道德素質(zhì)差，不具備強(qiáng)烈的責(zé)任心，對(duì)檔案管理工作不重視，并且有很多監(jiān)督所聘請(qǐng)兼職人員，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)很多現(xiàn)實(shí)問題，崗位設(shè)置的不嚴(yán)謹(jǐn)、人員的冗雜、保存方式的落后、管理制度的不健全等各種各樣的問題使檔案管理人員對(duì)檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)知。檔案管理人員工作態(tài)度消極，收集和整理資料時(shí)不嚴(yán)謹(jǐn)，不能認(rèn)識(shí)到資料的真正價(jià)值，管理過程中存在很大的漏洞，一系列不良現(xiàn)象在實(shí)際工作中表現(xiàn)的非常明顯。除此以外，有些檔案是電子檔案，一些檔案管理人員由于管理觀念落后，不能及時(shí)學(xué)習(xí)新知識(shí)，對(duì)技術(shù)的使用不熟練，對(duì)電子文檔進(jìn)行保存時(shí)，很容易出現(xiàn)丟失的情況，最終導(dǎo)致檔案管理工作效率受到嚴(yán)重影響。

2.2 已完檔資料的管理不嚴(yán)謹(jǐn)

衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理，包括監(jiān)督過程中的一系列內(nèi)容和材料，涉及的環(huán)節(jié)很多，資料的整理是一項(xiàng)非常重大的工程，整個(gè)過程呈現(xiàn)出材料多、信息雜亂、延續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、連貫性弱等特點(diǎn)，對(duì)檔案管理人員的耐心程度提出了較高的要求。在信息化不斷發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，從環(huán)節(jié)的開始到結(jié)束，會(huì)儲(chǔ)存大量的文件，包括電子文檔、圖片、音頻、視頻等，以各種各樣的形式出現(xiàn)。完檔資料的保管對(duì)于之后的正常運(yùn)用起著最基礎(chǔ)的作用，但是有些管理人員在工作過程中由于自身的疏忽或者專業(yè)技術(shù)的不到位，往往對(duì)資料的保管出現(xiàn)不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)默F(xiàn)象，出現(xiàn)問題時(shí)相互推諉，不同的材料分散在不同的人員手中，在歸檔的時(shí)候非常雜亂而且不完整，削弱資料的實(shí)際價(jià)值。

2.3 衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料系統(tǒng)化程度不高

種類多、范圍廣、周期長(zhǎng)是衛(wèi)生監(jiān)督檔案的基本特點(diǎn)，工作起來特別復(fù)雜，因此，對(duì)資料的保存和歸檔存在很大的困難。從檔案計(jì)劃制定到最后的完成歸檔，中間需要經(jīng)過很多環(huán)節(jié)，需要在很多步驟下進(jìn)行，由于人員的人散以及機(jī)構(gòu)設(shè)置的不合理，在檔案材料歸檔的時(shí)候，往往出現(xiàn)系統(tǒng)化較低的情況。具體表現(xiàn)如下：由于工作人員的疏忽或者工作的不到位，檔案資料無法在規(guī)定時(shí)間按時(shí)形成，歸檔的速度和質(zhì)量也隨之受到很大的影響，導(dǎo)致材料非常分散，在需要的時(shí)候無法在第一時(shí)間進(jìn)行調(diào)取。另外，由于單位人員的流動(dòng)性較大，會(huì)出現(xiàn)崗位頻繁交接或者交接工作不到位的現(xiàn)象，在很大程度上破壞了檔案管理工作的連貫性，影響了衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法的規(guī)范化建設(shè)。

2.4 衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理制度不健全

在衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料整理、歸檔和保存的過程中，前期工作的不嚴(yán)謹(jǐn)往往導(dǎo)致后期檔案工作的不完整性，影響衛(wèi)生監(jiān)督工作的質(zhì)量。有些人員在查找相關(guān)資料和檔案的時(shí)候，不能及時(shí)有效的查閱出相關(guān)信息，或者在查閱的過程中不按照規(guī)定，運(yùn)用錯(cuò)誤的方法，對(duì)資料造成破壞，影響資料后期的正常使用。另外，有些人員在借閱檔案資料時(shí)，不按照規(guī)定流程進(jìn)行登記，缺乏時(shí)間觀念， 未在規(guī)定時(shí)間將資料返還，甚至有些人將資料丟失，這些現(xiàn)象在很大程度上嚴(yán)重影響了資料的完整性。因此，在進(jìn)行檔案監(jiān)督管理時(shí)，要針對(duì)實(shí)際存在的問題，不斷完善監(jiān)督管理制度，促進(jìn)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3 加強(qiáng)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作的措施

3.1 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)

檔案管理人員的素質(zhì)對(duì)檔案管理水平具有非常重要的影響，因此，必須將檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)放在一個(gè)突出位置。具體來說，可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員在日常工作中，必須以國(guó)家法律法規(guī)為依據(jù)，樹立踏實(shí)敬業(yè)、實(shí)事求是、全心全意為人民服務(wù)的思想，使檔案管理人員的政治素養(yǎng)得到提高。第二，建立科學(xué)的培養(yǎng)機(jī)制，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，一方面，安排專業(yè)人士，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)得到最大程度的提高，在工作中能夠及時(shí)解決存在的問題；另一方面，通過繼續(xù)教育，使各單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)得到完美的銜接，相關(guān)知識(shí)可以不斷更新和強(qiáng)化，在檔案管理工作中具備充實(shí)的文化基礎(chǔ)。

3.2 對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范

檔案收集工作是檔案管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，在檔案管理工作中起著基礎(chǔ)性作用。收集與整理工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間，在專業(yè)方法的指導(dǎo)下，最終形成檔案，對(duì)后續(xù)的編輯、統(tǒng)計(jì)、歸檔等工作提供一定的參考價(jià)值。檔案質(zhì)量的關(guān)鍵指標(biāo)是檔案的收集與填寫，所以在實(shí)際工作中必須借助科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行整理、歸檔和分類，保障檔案內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。依法行政、行政處罰、年度監(jiān)督監(jiān)測(cè)、預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督和專題調(diào)查著五種方式是衛(wèi)生監(jiān)督檔案中的主要內(nèi)容，在衛(wèi)生監(jiān)督改革的背景下，檔案的種類也會(huì)出現(xiàn)一定的變化與增長(zhǎng)，相關(guān)部門必須對(duì)資料進(jìn)行合理的整理與歸類，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的有效管理，加快衛(wèi)生監(jiān)督檔案規(guī)范化建設(shè)步伐。

3.3 提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料系統(tǒng)化程度

在衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中，隨著時(shí)間的發(fā)展，檔案管理方法明顯落后，與實(shí)際工作不相符，需要作出一定的調(diào)整。為此，需要投入一定的資金，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作中的軟硬件設(shè)施能夠進(jìn)一步完善，通過軟件和硬件的相互結(jié)合，及時(shí)形成檔案資料，為實(shí)際工作提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的整理和歸檔工作進(jìn)行一定的強(qiáng)化，防止檔案資料的分散，將資料按照一定的方式進(jìn)行整理和歸檔，保證資料的正確性與完整性。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行必要的指導(dǎo)和重視，領(lǐng)導(dǎo)部門需要充分發(fā)揮自身的帶頭作用，設(shè)置相應(yīng)的崗位，使各個(gè)部門、各部門人員能夠明確自身的職責(zé)，通過完善的獎(jiǎng)懲制度，充分調(diào)動(dòng)人員的工作積極性，使檔案管理工作能夠在單位中釋放出最大的活力。同時(shí)，要監(jiān)督檔案人員的工作，采取相應(yīng)的措施，不定期對(duì)業(yè)務(wù)成果進(jìn)行抽查。

3.4 優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理機(jī)制

為保障衛(wèi)生監(jiān)督管理部門的工作能夠落到實(shí)處，需要建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，做好檔案的收集、整理、分類、保密等工作，使檔案管理制度朝著規(guī)范化、科學(xué)化、合理化方向發(fā)展，在實(shí)際工作中能夠有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，使衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理工作能夠順利進(jìn)行。重視檔案管理工作的每個(gè)過程和環(huán)節(jié)，認(rèn)真審核每個(gè)細(xì)節(jié)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題，經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，才能按照規(guī)定嚴(yán)格實(shí)施，從而使檔案管理工作中的漏洞降到最低，保證檔案管理工作在高效率的情況下達(dá)到最好的質(zhì)量。另外，重視重大項(xiàng)目的檔案資料，保證資料的嚴(yán)密性、精確性、完整性，使檔案管理工作發(fā)揮出越來越重要的作用，從而增強(qiáng)整個(gè)單位工作的機(jī)密性。

4 結(jié)語

在衛(wèi)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)的日常工作中，衛(wèi)生監(jiān)督檔案資料占據(jù)著非常重要的位置，能夠促進(jìn)相關(guān)執(zhí)法部門的工作效率，提升衛(wèi)生監(jiān)督的管理水平。相關(guān)部門和人員必須高度重視衛(wèi)生監(jiān)督管理工作，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)衛(wèi)生監(jiān)督檔案的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范，提高衛(wèi)生監(jiān)督檔案材料系統(tǒng)化程度，優(yōu)化衛(wèi)生監(jiān)督檔案管理機(jī)制，通過一系列有效方式，充分發(fā)揮為甚監(jiān)督資料的作用，促進(jìn)我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的健康良性發(fā)展。

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