信息化浪潮下基層檔案室建設轉型的討論

彭韻楊 石繼輝

摘 要：檔案的信息化建設是檔案管理發展的必然趨勢，然而不同級別的檔案機構有著不同的角色定位，基層檔案室圍繞完成機構內部形成的文件材料的收集與歸檔工作這一最重要任務，依據自身的實際，建立檔案信息化管理的目標。在案信息化建設戰略部署的要求、OA系統的普及和電子文件歸檔的需求、用戶需求的轉變升級及檔案價值利用的需要等背景下，切實做好參與組織機構內部OA系統的建設構建、規范檔案管理系統軟件的使用、人員的培訓及硬件設備升級等基層檔案室信息化建設工作。

關鍵詞：檔案 檔案室 信息化 電子政務系統 轉型

1 信息化浪潮對檔案事業的沖擊

第三次科技革命浪潮是信息技術的高速發展時期，互聯網+、大數據、物聯網、云計算、智能網、移動互聯網、電子政務、數字化及數據化等各類新技術新科技層出不窮，信息技術正全面滲透，甚至顛覆了各個行業。檔案管理事業同樣受到了信息化的沖擊，檔案管理面臨著從傳統的手工紙質作業向信息化作業轉型的新挑戰。檔案學界在此方面做出了理論與操作方面的多種探索，然而大多探索是對檔案事業整體信息化的研究，并未細分到不同層次、不同級別檔案管理機構的信息化需求。

本文認為，基層檔案室是檔案收集與整理的一線部門，是檔案資源體系的基石根本，角色定位的差異決定了基層檔案室與檔案局（館）等部門有著不一樣的檔案信息化發展需求。因此，基層檔案室必須立足自身，認清實際，從而分析基層檔案室信息化建設的需求與方向。

2 基層檔案室的信息化現狀

在國家推行檔案信息化的大背景下，基層檔案室的信息化進程得到了快速的發展，部分檔案室甚至甚至進行創新性的探索，大大提升了檔案智能化利用的程度。然而，必須要認識到的是，大部分的基層檔案室仍然處于低信息化的程度，甚至是零信息化的現狀。

基層檔案室信息化發展難主要表現在如下幾個方面。一是領導層面的重視程度不足，檔案室缺少資金投入，信息化設備不足；二是檔案人員缺乏信息化建設的專業知識支持；三是檔案信息化管理規范還有待梳理建立。因此，基層檔案室的信息化建設目標定位應該循序漸進的，扎實地推進檔案信息化過程中的每一步，切勿“大躍進式”地提出過于高級的目標。

3 信息化技術對基層檔案室轉型建設提出的要求與挑戰

3.1 檔案信息化建設戰略部署的要求。存量數字化、增量電子化的信息化戰略是我國推動檔案信息化建設的重要抓手，也是我國檔案工作適應大數據時代的部署。基層檔案室應該響應國家發展，在技術與能力范圍內，積極探索開展基層檔案信息化工作。一是按“存量數字化”的要求，擴寬檔案保存載體形式，采用掃描儀等數碼設備對紙質檔案進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁盤、光盤、膠片等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本。二是按“增量電子化”的要求，全面開展原生電子文件的接收歸檔，按照國家電子文件歸檔和電子檔案管理規范，規范電子文件歸檔。

3.2 OA系統的普及和電子文件歸檔的需求。目前，電子政務系統、辦公自動化系統（Office Automation System，以下簡稱OA系統）等辦公系統以其高效、規范、透明的優點已經廣泛的應用于各企事業組織機構內部，電子文件工作已成為日常工作的常態，OA系統已經實現工作的程序化、流程化，并產生大量的元數據，OA系統公文歸檔以及電子文件歸檔成為檔案管理工作的重要內容。然而，電子文件歸檔與紙質版文件歸檔間的制度過渡、OA系統的網絡系統屬性與檔案軟件的單機屬性之間的聯通、OA系統的流程設計與電子文件在線歸檔的標準化建設之間的銜接、OA系統權限設置與電子檔案的安全與保密性要求之間的平衡等都是基層檔案室在組織機構信息化轉型中必須面對的新常態、新問題、新挑戰。

3.3 用戶需求的轉變升級及檔案價值利用的需要。過去傳統的紙質環境下，檔案管理傳統的人工操作檢索慢、借閱不方便，已經不能滿足用戶的需求。隨著辦公無紙化信息化的普及，用戶對于工作資源利用的效率、便捷有了新的要求，對于檔案利用的需求同樣發生了改變。運用檔案信息系統，建立目錄數據庫，傳統載體檔案數字化成為基層檔案室信息化建設的重要內容。

檔案資源是待開發的寶貴資源，具有業務開展、輔助決策、科研、文化等價值[1]，然而要開發檔案價值，可以借助計算機信息技術，通過共享、統計、相關性分析、因果探索等方式，提升檔案的完整性，利用的便捷性，編研的精度與深度，輔助檔案價值的開發。

4 基層檔案室信息化建設的對策思考

基層檔案室檔案工作組織體系中最普遍、最大量、最基層的業務機構，是全國檔案工作的基礎。檔案室扎根于基層的特點決定了其自身的定位，決定了完成單位內部各部門形成的文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作監督和指導是基層檔案室的最重要任務。因此，在基層檔案室信息化建設過程中，加強完成基層檔案室基礎工作是前提，不應盲目地追求太高的信息化建設目標，如云平臺、智慧檔案館、數字檔案館等，應當量力而行[2]。

4.1 承擔業務指導職責，參與組織機構內部OA系統的建設構建 檔案室是承擔著對本單位檔案工作進行監督指導的責任，在OA系統與電子文件普及的辦公環境下，為了更好地貫徹落實檔案管理過程控制的任務，就需要檔案室實際參與到組織機構內部OA系統的建設中[3]，根據《電子公文歸檔管理暫行辦法》等國家及各上級領導部門制定的檔案收集與歸檔的標準，梳理與規范系統流程，由事后控制轉變為事中控制，促進電子公文歸檔的規范流程與OA系統有效結合。

4.2 規范檔案管理系統軟件的使用。檔案信息化管理，尤其是歸檔后的整理分類、編目、立卷、借閱等應當運用專業的檔案管理軟件進行。對于檔案管理軟件（系統）的選擇，于基層檔案室而言，應該選擇功能相對成熟、價格適中且能夠長期進行合作的應用系統，最好是與上級領導部門，如市、省檔案局相一致的系統軟件[4]，避免電子數據移交時可能出現的格式錯誤等問題。本文認為，基層檔案室在檔案管理軟件系統的選擇上應該切合自身實際量力而行，基于基層檔案室組織機構業務情況、檔案存量、檔案利用情況及經濟能力等實際綜合考慮，不應過分追求高級系統將脫離實際，以致事倍功半。

4.3 人員的培訓及硬件設備升級。檔案管理信息化建設過程中，持續出現檔案信息化的新問題新技術是常態現象，這就需要檔案人員不僅要有扎實的檔案業務知識與水平，而且有一定的計算機技術水平，更需要不斷的進行檔案知識的補充與更新。另一方面，檔案室需要承擔培訓及普及任務，對組織機構的兼職檔案員進行檔案管理新技術、新方法、新設備的教育與培訓，以全面適應檔案管理信息化的轉變。[5]同時，按照檔案信息化管理、數字化建設的需要，配備必要的計算機、掃描儀、打印機、復印機、相機、錄像機等設備，奠定信息化建設基礎。

參考文獻

[1]彭韻楊，熊建芳，石繼輝.數字化時代醫院綜合檔案資源開發的探討[J].現代醫藥衛生，2016，32（24）：3899-3900.

[2]朱妍霖，王琳.基層數字檔案室建設之我見[J].四川檔案，2016（03）：27-28.

[3]廖玉玲.“越位”之嫌引發的思考——兼談信息化條件下基層檔案室職能定位[J].機電兵船檔案，2014（04）：41-44.

[4]東曉華.檔案信息化建設應量力而行[J].蘭臺世界，2011（S1）：146.

[5]李婷，耿玲.淺議檔案管理信息化是基層醫院信息化發展的重要組成部分[J].科技風，2009（14）：99-100.

作者簡介

彭韻楊（1989-）；女，廣西梧州人，漢族，碩士；現有職稱：助理館員；研究方向：檔案信息化。