互聯(lián)網時代檔案利用創(chuàng)新的若干思考

張嘉

摘要：互聯(lián)網時代下，現代化的檔案管理與利用工作，對于檔案管理者提出了更高的要求，我國檔案利用具有高效性和共享性的特點，管理者需要根據當前時代發(fā)展的具體形式，作出最有效的判斷。本文簡單介紹了傳統(tǒng)方式下檔案管理中存在的問題，重點闡述了檔案利用創(chuàng)新策略，從理念、方式乖人才三個方面出發(fā)進行分析，希望提高檔案利用和管理的整體水平。

關鍵詞：互聯(lián)網時代；檔案；創(chuàng)新管理

大數據背景下，檔案信息平臺的建設以及檔案網絡化的管理逐漸被運用到實際的工作中，傳統(tǒng)的檔案管理工作中對于檔案的利用率較低，無法實現統(tǒng)一化的查詢。為了更好的適應時代的發(fā)展，管理人員應該意識到檔案利用創(chuàng)新的必要性，檔案管理人員也要充分發(fā)揮自身的管理職能，在管理工作上進行適當的創(chuàng)新，促進傳統(tǒng)檔案管理向大數據檔案管理的轉變。

一、傳統(tǒng)方式下檔案管理存在的問題

（1）利用的效率較低

如果檔案的使用人要想在短時間內了解到相關的檔案信息，往往需要提前幾天就進行預約，甚至是親自去檔案館進行登記說明，然后通過長時間的等待，才能享受到人工服務。這種傳統(tǒng)化的管理方式，雖然也是按照相應的規(guī)定程序，但是在花費的時間較多，且利用的效率也比較低。

（2）無法實現統(tǒng)一化的查詢

隨著時代的發(fā)展，信息化技術的進步，人們的需求在一定程度上也產生了一定的變化，對于檔案的需求等級不同，其需求內容也是不同的。由于需求的不同，檔案館也無法在短時間對大部分人需要的檔案信息實行統(tǒng)一化的查詢與管理。總的來看，傳統(tǒng)的管理方式，效率與質量都比較低，已經無法與時代的發(fā)展相互統(tǒng)一，所以必須作出一定的創(chuàng)新和改變。

二、互聯(lián)網時代檔案管理的創(chuàng)新策略

（1）管理理念方面的創(chuàng)新

首先是在管理理念方面的創(chuàng)新，傳統(tǒng)的檔案管理方式在于儲存，而現代化管理的中心思想在于服務，所以在管理的過程中強化服務意識，深化改革服務的發(fā)展方向。結合實際的工作情況，運用好檔案資源，管理者也應該及時向有關部門提供一些實用性較強的檔案，要發(fā)揮檔案對社會經濟的積極影響。構建檔案的信息化管理，掌握先進的信息技術，制定完善的檔案信息安全管理制度，維護好網絡環(huán)境下電子檔案的安全。例如某圖書檔案館，在管理理念上，致力于建立一個全社會的工藝文化服務平臺，以此來推進綜合化的檔案館建設，讓廣大讀者可以免費的查閱檔案。應用先進的檔案管理理念，真正的實現將檔案工作服務與人們聯(lián)系在一起。通過開展各種個陛化的服務活動，積極向全社會開展檔案宣傳，秉承著“以人為本”的思想與開放型的理念，利用信息技術手段，促進檔案管理工作的順利進行。

（2）管理方式上的創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要是以紙質性的文件作為保存手段，并且是通過人為操作的方式，來完成對檔案的整理與歸納，這種方式太過于繁瑣，且工作量較大。互聯(lián)網時代下，這種傳統(tǒng)的方式已經不適應現代的檔案利用與管理，所以，應該充分利用網絡技術，在管理方式上進行創(chuàng)新。構建一個檔案網絡化的管理模式，在檔案收集與儲存方面，利用多種載體進行收集與處理，這樣也能節(jié)省大量的人力和物力，實現檔案利用服務的創(chuàng)新。例如，某檔案館運用RFID技術對檔案實行智慧化庫存管理，這是一種自動化的識別技術，可以通過設屏信號，直接識別目標對象，并獲取到相關的數據信息。目前這項技術已經實現了對婚姻資料、文書和公證等檔案的智能化管理。通過該技術的有效運用，不僅實現了檔案實體的有序擺放，工作人員可以隨時對檔案實體的存放進行定位，方便清理與存放，而且讓管理人員對檔案可以無屏障閱讀，在檔案實體被覆蓋的情況下，也能有效的讀取相關檔案信息。

（3）管理人員培養(yǎng)上的創(chuàng)新

檔案管理人員所要掌握的不僅僅是理論上的知識，還應該加強對工作上的綜合訓練與網絡技術的培訓工作。為了更好的融入到互聯(lián)網時代檔案管理中，要做一名優(yōu)秀的檔案管理員，就要善于對檔案信息進行有效的分析與研究，主動利用各項信息技術，及時的發(fā)現問題，處理問題，探索出新的方式方法。通過培訓的方式，改變檔案業(yè)務人員傳統(tǒng)的檔案管理模式，掌握互聯(lián)網技術，管理者需要以多種方式實現檔案的綜合利用率提升。讓實體檔案利用向社會化方面轉變，管理人員可以借助微博、微信以及其他社交軟件，進行大范圍的推廣。通過二維碼的方式，就可以向群眾推動各種信息，還可以在微信或者是微博上注冊公眾號，形成定期信息的更新與傳達，讓群眾可以及時的掌握檔案信息，進行查詢和匹配。

結束語

隨著互聯(lián)網信息技術的發(fā)展與完善，檔案管理工作也愈加重要，大數據背景下，對檔案利用進行創(chuàng)新是時代發(fā)展的客觀需求。通過對管理理念、管理人員和管理方式上的創(chuàng)新，實現互聯(lián)網與信息技術的安全性提升，保證檔案在被利用過程中能夠創(chuàng)造更大社會價值，發(fā)揮其應有的社會效益。

（作者單位：廣州圖書館）