淺談如何做好新時(shí)期下檔案的保密工作

李紅艷

摘 要：新形勢下，事業(yè)單位要更好地發(fā)揮社會服務(wù)作用，就要做好檔案資源管理工作。檔案的特殊性要求檔案管理中要做好保密工作，避免信息泄露產(chǎn)生安全問題。事業(yè)單位的檔案管理人員就要具備一定的專業(yè)技術(shù)能力和安全意識，確保檔案保密到位，保證檔案的質(zhì)量。本論文針對新形勢下對檔案保密工作進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：新形勢 檔案 保密

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）05-00-01

引言

事業(yè)單位在發(fā)展進(jìn)程中會產(chǎn)生大量的資料。將這些資料收集并整理為檔案之后，就要做好安全保密工作，避免檔案信息丟失或者泄露，一旦發(fā)生泄露對事業(yè)單位工作的正常運(yùn)行造成不良影響。做好檔案的保密工作的作用在于提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。所以，事業(yè)單位的檔案資料要發(fā)揮其應(yīng)用價(jià)值，就要針對事業(yè)單位檔案的保密工作中所存在的問題進(jìn)行分析，采取有效的對策。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案保密工作中所存在的問題

1.檔案管理工作的安全意識不夠

事業(yè)單位的檔案信息要保持完整，就要做好檔案的保密工作。但是，從目前的事業(yè)單位的檔案管理情況來看，并沒有做到這一點(diǎn)。在進(jìn)行檔案信息的收集、分析、整理以及檔案資料的鑒定工作中，并將檔案資料保密性滲入其中。檔案管理人員的安全意識不足，就會存在涉密檔案保密工作不到位，沒有嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定執(zhí)行的現(xiàn)象。如果檔案的保密工作中存在問題，就必然會給檔案工作帶來一定的損失。特別是事業(yè)單位的多數(shù)人對于涉密檔案不持有安全意識，沒有采取技術(shù)防范措施，就會導(dǎo)致檔案資源沒有得到合理利用而造成資源浪費(fèi)。

檔案管理人員安全意識不夠，就難以從檔案管理實(shí)際出發(fā)進(jìn)行技術(shù)改進(jìn)。但是，部分檔案管理人員由于管理意識還停留在傳統(tǒng)的管理模式上，使得檔案管理存在滯后性。很多的檔案管理人員的檔案資料安全問題不高，沒有采取有效的安全防范技術(shù)，就使檔案信息安全能力無法跟得上實(shí)際的檔案管理工作需求。

2.信息環(huán)境下存在檔案保護(hù)隱患

科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的進(jìn)程中，檔案管理自動化方向發(fā)展，檔案已經(jīng)不再局限于紙質(zhì)資料，而是轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案。數(shù)字化檔案的優(yōu)勢在于，檔案資料存儲容易，而且可以永久存儲，但是在檔案保密工作中會存在各種隱患，在計(jì)算機(jī)技術(shù)環(huán)境和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案管理工作中會存在各種隱患。特別是黑客會對檔案資料攻擊，導(dǎo)致檔案信息泄露或者檔案文件遭到破壞，此時(shí)，對于安全技術(shù)的要求就會越來越高。

事業(yè)單位檔案的電子化管理所存在的不足在于，檔案信息都存儲在磁盤或者是光盤，如果沒有備份，就會導(dǎo)致檔案信息損壞，檔案信息不能夠正常使用。如果計(jì)算機(jī)所連接的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間沒有做好隔離工作，沒有對服務(wù)器安裝防火墻，一些不良人員就會通過外部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)盜取檔案信息。如果電子檔案的使用權(quán)限沒有得到有效控制，就會存在工作人員對電子檔案隨意更改的問題。

二、做好事業(yè)單位檔案保密工作的有效對策

事業(yè)單位的檔案管理工作中，由于檔案管理人員持有傳統(tǒng)的管理觀念，在檔案管理中往往重視資料的收集，沒有認(rèn)識到檔案資料管理的重要性，使檔案資料的價(jià)值沒有充分發(fā)揮。事業(yè)單位很多的檔案資料都被收藏起來，導(dǎo)致檔案資源沒有得到合理利用。事業(yè)單位的檔案很多是保密性非常強(qiáng)的，對于涉密檔案要做好保密工作，需要做到以下方面。

其一，嚴(yán)格區(qū)分檔案的保管期限與保密期限。事業(yè)單位的檔案保管期限要按照規(guī)定的原則進(jìn)行，對于檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用正確分析，對檔案的歷史要做好鑒別工作。對檔案的保存價(jià)值要根據(jù)事業(yè)單位的需要確定，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。檔案保密期限的確定，則要根據(jù)國家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)受國家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限確定。保證檔案資料在法定的保密期限內(nèi)不會存在安全問題，保證國家的合法權(quán)益得到維護(hù)。

其二，從目前的事業(yè)單位檔案管理情況來看，隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作也要做出相應(yīng)的調(diào)整。特別是涉密的檔案要按照相關(guān)的法律法規(guī)做好保密工作，還要進(jìn)行科學(xué)鑒定，做好資料的整理和檔案信息的審查工作。在對事業(yè)單位的審查在中，由專職檔案保密員定期對檔案保密工作巡視檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改措施。由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)也要定期對檔案的保密工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)與檢查。

三、強(qiáng)化涉密要害部門的管理工作

1.由主要領(lǐng)導(dǎo)對檔案的保密工作做出強(qiáng)調(diào)和部署

由檔案部門的管理人員將對檔案、機(jī)要、傳真等要害部位展開專項(xiàng)檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施解決，防止和杜絕涉密檔案的泄密事件。

2.事業(yè)單位要做好檔案庫房的管理工作并采取相應(yīng)的保密措施

檔案的質(zhì)量要有所保證，就要做好檔案管理工作，這就需要做好庫房打理工作，并將相關(guān)的管理規(guī)定制定出來。

在庫房管理工作中，按照有關(guān)法律法規(guī)，對于檔案庫房要單獨(dú)建立。事業(yè)單位的檔案庫房通常是在辦公樓內(nèi)設(shè)立。檔案中的一些涉密檔案是需要采取保密措施的，如果產(chǎn)生泄露問題，后果是非常嚴(yán)重的。所以，對于這部分檔案的管理中，不可以隨意找一間辦公室保存檔案。如果將檔案庫房甚至在辦公室底層，就要加固好門窗。庫房與辦公室以及單位的圖書閱覽室之間都要分離。庫房的檔案工作要專人負(fù)責(zé)，并按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，無關(guān)的人員不可以進(jìn)入到庫房。一些絕密的檔案需要放在保險(xiǎn)柜中。對于庫房中的檔案要做好安全工作，就要制定科學(xué)的保密規(guī)范，確保檔案資料的安全。

關(guān)于庫房管理的規(guī)定，可以將網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分利用起來。建立、完善涉密網(wǎng)絡(luò)的保密管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部管理，配備必需的防范設(shè)備采用物理隔離技術(shù)。將物聯(lián)網(wǎng)和事業(yè)單位的局域網(wǎng)分離。如果計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)沒有采取有效的隔離措施，就要避免互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)同時(shí)運(yùn)行。對于辦公用的計(jì)算機(jī)和審計(jì)用計(jì)算機(jī)都要采取防范措施，確保網(wǎng)絡(luò)安全后才可以將互聯(lián)網(wǎng)接入。互聯(lián)網(wǎng)和局域網(wǎng)上不可以傳遞涉密檔案信息。只有本單位檔案管理的專業(yè)人員才可以登錄到局域網(wǎng)。對于存有涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)、光盤以及硬盤等等都要采用加密技術(shù)進(jìn)行安全處理，并按照有關(guān)法律法規(guī)采取安全保護(hù)措施，確保檔案資料得到妥善保管。

3.對于事業(yè)單位的檔案信息要采取有效的防范措施

對于檔案信息要做好安全防范工作，就要強(qiáng)化信息監(jiān)督工作，避免產(chǎn)生互聯(lián)網(wǎng)上傳遞涉密的檔案信息。對于檔案的安全保密工作要按照相關(guān)的規(guī)范執(zhí)行，涉密檔案還要建立專人負(fù)責(zé)制度。所有事業(yè)單位檔案管理人員都要接受專業(yè)訓(xùn)練，并具備安全意識，有關(guān)的監(jiān)督管理部門則需要對檔案信息進(jìn)行定期檢查工作，以避免產(chǎn)生檔案信息泄露問題。

對于檔案管理規(guī)范要做好維護(hù)工作，對于涉密檔案要采取有效的保護(hù)措施。如果存在檔案電子信息的介質(zhì)損壞或者檔案的信息丟失，就要有專業(yè)的技術(shù)部門進(jìn)行處理，有專業(yè)技術(shù)人員做好技術(shù)維護(hù)工作。

事業(yè)單位對于檔案資料采取保護(hù)措施，主要是從技術(shù)的層面落實(shí)。對于檔案信息要設(shè)置密碼進(jìn)行保護(hù)，如果是涉密檔案，就要使用專業(yè)性非常強(qiáng)的加密軟件對于檔案信息實(shí)時(shí)保護(hù)，而且還要定期地更換密碼。對檔案信息網(wǎng)絡(luò)安裝防火墻，避免遭到不良攻擊，安裝專業(yè)的殺毒軟件，對計(jì)算機(jī)的軟件系統(tǒng)和硬件系認(rèn)同進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測，可以避免黑客或者病毒入侵。檔案管理人員對于檔案資料的銷毀程序要嚴(yán)格執(zhí)行。在報(bào)廢數(shù)據(jù)儲存設(shè)備的過程中，要對需要銷毀的檔案資料進(jìn)行清點(diǎn)，做好登記工作，并進(jìn)行歸檔處理。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案具有保密性、真實(shí)性和服務(wù)性。由于所保留的是原始的資料，如果沒有做好保密工作，導(dǎo)致檔案資料缺損或者檔案信息丟失，就難以彌補(bǔ)。事業(yè)單位的檔案所記錄的是事業(yè)單位運(yùn)行中所產(chǎn)生的各種信息資料。新形勢下，對事業(yè)單位的檔案采取保密措施是非常必要的，不僅要發(fā)揮檔案的服務(wù)性，還要對檔案資料合理利用。此外，檔案管理人員做好檔案的保密工作，是保證檔案安全的關(guān)鍵。

參考文獻(xiàn)

[1]李彥杰.如何完善檔案保密管理工作[J].陜西檔案，2013（3）：33.

[2]伍秀絨，石霞， 楊亞妮. 如何做好新形勢下的保密工作[J].經(jīng)濟(jì)，2013，01.

[3]吳海燕.淺談高校文書處理與檔案管理工作[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2009，21.