關(guān)于檔案管理信息化的思考

梁佳音

摘要：檔案作為社會一種基礎(chǔ)性信息資源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分。因此，要加快檔案信息資源的信息化進(jìn)程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，讓檔案工作更有效地服務(wù)于政務(wù)信息公開和物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)。本文就如何提高檔案信息化建設(shè)水平、促進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行了闡述。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；思考

檔案管理信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個長期的發(fā)展過程，在這一過程中，檔案管理部門要積極適應(yīng)檔案管理工作新趨勢，加大應(yīng)用多媒體在檔案管理信息化建設(shè)中的應(yīng)用，從而提高檔案管理和服務(wù)的現(xiàn)代化水平。

一、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題

1.缺乏具體的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息化建設(shè)中，要確保各項工作順利地展開，就要將相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)制定出來，使檔案管理人員在工作中能夠做到有章可循。在開展檔案管理工作中，采用信息技術(shù)的同時，也會按照相應(yīng)的規(guī)范展開各項工作，以保證檔案管理工作質(zhì)量，提高檔案服務(wù)效率。檔案信息化是建立在檔案電子化管理的基礎(chǔ)上的，應(yīng)用計算機信息技術(shù)，在網(wǎng)絡(luò)平臺上收集檔案信息，并對檔案信息進(jìn)行歸納、分析和整理。這就需要將檔案文件的紙質(zhì)文檔數(shù)字化處理，以使得檔案信息能夠在網(wǎng)絡(luò)上傳遞，且用戶能夠通過網(wǎng)絡(luò)查詢和應(yīng)用自己所需要的信息。所以檔案管理要按照一定的程序進(jìn)行，以提高檔案管理工作效率。

2.管理人員專業(yè)技術(shù)水平低。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)是實現(xiàn)檔案管理信息化的關(guān)鍵。檔案管理信息化要求從業(yè)人員必須是既具備檔案管理專業(yè)知識，又熟悉計算機、網(wǎng)絡(luò)技能的一專多能型復(fù)合人才。從目前檔案管理工作人員隊伍來看，既懂專業(yè)又掌握技術(shù)的人才很少，大部分檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)單一，專業(yè)技術(shù)水平偏低，綜合素質(zhì)不高，不能很好地適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需要，直接阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的開展。

3.缺乏信息安全意識。檔案信息化建設(shè)對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理并實施相應(yīng)的管理工作。信息技術(shù)可以優(yōu)化檔案管理，但是網(wǎng)絡(luò)管理平臺具有的信息共享性和信息開放性，會導(dǎo)致檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)倪^程中，存在檔案信息被篡改或者信息丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了檔案信息的安全性。因此，檔案信息化建設(shè)中，要對網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)予以高度重視，從檔案信息管理的角度針對檔案信息化建設(shè)安全的相關(guān)問題進(jìn)行深入研究，并針對經(jīng)常出現(xiàn)的安全問題采取必要的防御措施，以保證檔案信息準(zhǔn)確而完整。

4.工作效益、服務(wù)效率需要提升。檔案管理已經(jīng)被納入管理范疇，隨著信息技術(shù)的滲入，使得檔案管理成為了系統(tǒng)化的工程。隨著檔案信息化管理工作的展開，需要投入的人、財、物越來越多，就需要檔案信息化建設(shè)提高工作效益。隨著檔案管理信息化操作轉(zhuǎn)向，檔案的服務(wù)程度就會有所增強。檔案管理人員的基本操作就是將檔案資料采用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，之后對檔案信息管理內(nèi)容根據(jù)工作需要不斷地完善，以使得檔案資料的服務(wù)效率有所提升。

二、推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的措施

1.樹立檔案信息化理念，增強檔案管理責(zé)任感。俗話說“思路決定出路”。管理理念的“信息化”是檔案管理信息化的核心，檔案管理信息化的第一任務(wù)就是要實現(xiàn)管理思想的“信息化”，只有讓檔案管理人員思想觀念上實現(xiàn)“信息化”，正確認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重大意義，才能激發(fā)他們的工作熱情，才會關(guān)心、熱愛他們的檔案管理事業(yè)，進(jìn)一步增強檔案管理信息化建設(shè)工作的責(zé)任感和使命感。

2.強化管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理專業(yè)人員是檔案管理信息化建設(shè)的主體，對檔案管理信息化建設(shè)的效果和質(zhì)量起著決定性的作用。因此，要堅持以人本，始終把培育專業(yè)人才，建設(shè)專業(yè)人才隊伍，提高專業(yè)人員綜合素質(zhì)放在首位。相關(guān)部門要為檔案管理人員提供更多的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機會，讓檔案管理人員及時了解檔案管理信息化建設(shè)方面的發(fā)展趨勢，掌握最新的信息化方面的知識和技能，通過提高自身的綜合素質(zhì)達(dá)到檔案管理信息化建設(shè)的要求。同時，相關(guān)部門還要建立一套科學(xué)的獎懲機制，從而調(diào)動人員工作的積極性。另外，還要不斷引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，逐步調(diào)整檔案管理人才隊伍結(jié)構(gòu)，從而優(yōu)化人才隊伍結(jié)構(gòu)，提高檔案管理效率。

3.構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化管理模式和技術(shù)體系。檔案管理從傳統(tǒng)的文本管理向現(xiàn)代的信息管理轉(zhuǎn)向，不僅管理模式發(fā)生了變化，還需要適應(yīng)檔案管理的新要求，構(gòu)建全新的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理模式。首先，將檔案信息化管理規(guī)范制定出來，并確定相應(yīng)的操作規(guī)范和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)；其次，實現(xiàn)檔案信息化管理，就是要將檔案管理工作以網(wǎng)絡(luò)為載體滲入到各個職能部門，以建立相互之間的溝通、協(xié)調(diào)途徑，以使檔案管理部門能夠獲得準(zhǔn)確的檔案信息。而這其中規(guī)范的技術(shù)體系，是保障檔案管理效率必要環(huán)節(jié)。統(tǒng)一檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，必須要依靠國家行政部門的力量，打破各個部門分散管理的局面，統(tǒng)一檔案歸檔、統(tǒng)計、鑒定、保管、服務(wù)等各項技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范的、統(tǒng)一的技術(shù)體系，從而實現(xiàn)檔案信息資源的共享。同時，要建立健全檔案管理信息化制度，對檔案信息的收集、鑒定、保存、利用等各項管理流程進(jìn)行規(guī)范和控制，落實檔案管理安全責(zé)任制，防止泄密事件的發(fā)生，確保檔案信息資料安全，提高檔案管理效率。

4.重視元數(shù)據(jù)的安全管理。檔案信息化建設(shè)中，要提高檔案信息使用效率，就要在完善檔案信息的檢索功能，做好元數(shù)據(jù)管理工作是非常必要的。檔案管理工作在信息管理平臺上完成，所應(yīng)用的數(shù)字化技術(shù)包括XML信息包、圖像信息處理技術(shù)等。為了確保檔案資料的安全性，還要應(yīng)用媒體技術(shù)、條形碼技術(shù)以及MD5加密運算方法，以提高檔案資料管理的安全可靠度。

綜上所述，檔案管理中對信息技術(shù)的應(yīng)用，促使檔案管理模式有所改變。檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，可以使檔案資料管理更為安全、規(guī)范。此外，還要針對檔案信息管理與檔案管理工作采取有效的措施，以提高檔案管理的實效性。

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