長安大學學生秘書素質培養現狀分析

張欣宇

摘 要 本文基于長安大學學生秘書素質培養現狀，通過調查問卷法、查詢資料法、案例分析法等一系列科學研究方法，旨在糾正大眾對秘書工作的錯誤認識，給未來想從事秘書工作的長安大學學生提供切實有效的參考建議。

關鍵詞 長安大學 秘書 培養

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkz.2018.01.074

1 研究背景

秘書，是職務名稱之一，是領導人的參謀，是掌管文書并直接輔助上司處理事務的工作人員。我國現今秘書的主要職責是協助領導人處理綜合情況、調查研究、聯系接待、辦理文書和交辦事項等。近些年來，隨著形勢的發展，秘書工作內容越來越豐富，工作領域越來越寬廣，工作要求也越來越嚴格。

長安大學作為教育部直屬的理工類全國重點大學，暫無秘書學專業院系，但政治學院、文傳學院部分專業設置了秘書學課程。在校院組織及社團中，大多設置了秘書處這一部門，為學生提供了大量的秘書工作實踐機會。

2 現狀分析

2.1 認識現狀

對于秘書職業發展前景，同學們普遍認識較為樂觀。超過半數的同學認為秘書是積累經驗的事業，是通向管理層崗位的途徑，29.51%的人表示經濟越發達，秘書需求越旺盛，所以秘書是一個有前景的職業。而僅有10%左右的同學認為“秘書就是打雜跑腿的，沒什么前途”或者“秘書是一個過渡性職業，沒什么專業性可言，只是謀生手段”。

關于秘書工作的內容認識，調查問卷統計結果如圖1所示：

按照票數由低到高，秘書工作內容在大眾心中重要性遞減順序，依次是文書撰寫、日常領導交辦工作、接待工作、會務工作、上傳下達、應酬交際、輔助決策提供意見、其它。

2.2 培訓現狀

根據問卷調查結果顯示，共計122名受訪同學中，僅有38人接受過有關秘書工作方面的培訓。而51人則表示有過秘書工作經驗，在組織與生活中擔任過與秘書相關的工作。由此可見，長安大學的秘書素質培養，理論上稍有欠缺，但實踐上卻為同學們提供了大量的工作機會。

在校學生會中，按照慣例，秘書處一般每年組織兩次部門全體會議，內容主要是給大一干事提供有關秘書工作的培訓，主要涉及新聞稿撰寫，會議記錄，公文寫作等文案工作。如果干事工作中出現問題，會選擇專門再給該干事進行單獨的培訓和指導，因而進行專門的秘書工作方面的培訓是非常必要的。

2.3 崗位現狀

2.3.1 職工崗位

以長安大學校長辦公室人員設置為例，分析長安大學秘書崗位設置情況，其情況如圖2所示：

其中秘書科主要承擔文書工作，接待與會務工作有行政秘書承擔，秘書主任主在秘書科與校長之前進行上傳下達與溝通。秘書科與秘書主任兼具輔助決策職能。秘書總管對秘書主任進行總管，類似秘書長。

秘書工作職責則分為以下部分：

（1）負責起草學校工作計劃、總結、報告、領導講話等有關文字材料；

（2）協助辦公室主任組織安排校務會議、校長辦公會議等行政會議，并做好相關的資料整理和紀要文書工作；

（3）負責校務會議、校長辦公會議決定事項的督查督辦工作；

（4）負責公文的登記、流轉、發送、督辦工作；

（5）負責審核以學校名義印發的行政公文；

（6）負責指導校內各單位的公文處理工作；

（7）負責學校信息公開工作；

（8）負責學校重要會議、活動文字材料的審核工作；

（9）負責學校行政信息的管理和報送工作，組織編印相關信息資料；

（10）負責學校公章、校長印章、合同章及事業法人證書的管理及使用；

（11）負責以學校名義對外的介紹信、證明信的管理工作；

（12）負責校領導及校辦報刊的管理工作；

（13）負責公文的保管、整理、立卷歸檔及校辦文件材料的歸檔工作；

（14）負責校長辦公室有關文字材料的起草工作；

（15）負責學校機關公文材料的打印工作；

（16）負責復印機、傳真機等文印設備的維護更新和耗材購置工作；

（17）完成領導交辦的其他工作。

2.3.2 學生崗位

學生的秘書工作崗位主要分為校級學生組織秘書處、院級學生組織秘書處、社團秘書處三大部分。

經保守估計，全校共計約680人在組織或社團中擔任過秘書工作。其中公路學院、經管學院等學生基數較大的院，由于舉辦活動較多，秘書工作需求量大，每院約有六十人參與相關工作。其余各院參與秘書工作人數也應其院人數多少而有所變化，如馬克思主義政治學院，外語學院等約有十人負責院內各單位秘書工作。在一級學生組織，如校學生會、學生社團聯合會、青年志愿者總隊中，秘書崗位約有20人。此外，二級學生組織與學生社團中，也存在著大量的秘書崗位。

以校級學生組織學生社團聯合會為例，其秘書處以“協調”與“溝通”為工作中心，是學生社團聯合會的“窗口”與“紐帶”，扮演社聯“管家”的身份。在平時的工作中主要負責日常會議的籌備，發言稿的撰寫，組織，主持與記錄；文檔的收集與歸納，日常會議記錄的整理；起草工作計劃，工作報告，編寫工作結束后的總結；協助校團委完成青年馬克思主義培訓學校的工作；組織籌劃社聯內部干事培訓等相關內容，完善社聯內部各項規章制度；搜集團省委最新動態，為社聯對外交流提供信息支持。

在校會，秘書處是學校一級組織中的第一個部門，它的主要職責是上傳下達，溝通左右。與上級的聯系比較緊密，與其他部門的溝通交流也是最多的。

3 存在的問題

3.1 教學不足

作為理工科院校，長安大學秘書學的課程培養和實踐培養上存在著一定的局限性。其并未設置秘書學專業。對于秘書素質人才培養方面的不足，競聘秘書一職的中文系畢業生馬同學坦言：“不足挺多的。我校除了開了一門秘書學課程其實就沒有其他的培養了。不過不是文科院校，可以理解。學校的王牌專業畢竟是路橋那些，對文科院系不是很重視。”

針對問題“您認為本校在秘書教學工作中存在的問題”調查結果如圖3所示：

由圖3可知，課程設置范圍小、教學方法不夠先進、師資力量有限、未開設秘書學課程這四項問題的比例均占40%以上，說明以上教學問題普遍存在。

3.2 培訓不足

校長辦公室秘書張女士稱，就職沒有經過系統培訓，要求來到崗位就能上任，新上任的員工需要自己私下學習以達到崗位要求。但會有適應期，剛來時不會給大的稿件任務，日后會在所寫稿件中進行針對性的修改，直至達到稿件要求。

3.3 認識偏差

在“長安大學學生對秘書工作的認識”的問卷調查中，超過半數的同學將秘書職業定位為對領導有重要影響的管理層、上傳下達的傳聲筒，而分別有14.75%、13.11%的同學則將其看作小蜜情婦、打雜小妹。校學生會秘書處副秘書長也表示：“未來應該不會從事秘書工作，在我看來，可能女生更加適合這個職業，這也符合大眾的一般認知。”對于“秘書”這一職業，學生們的認識仍然存在一定的誤區。

4 解決辦法

4.1 完善課程設置

調查結果顯示，59.84%的同學認為應該開設可提高學生秘書素養的選修課程，而僅有12.3%的人認為不應開設。作為一所以綜合性為目標，培養素質全面大學生的高等院校，未必非要開設秘書專業，但可以適當開設秘書學選修課程，以此給對秘書行業感興趣或未來打算從事該行業的同學以秘書專業技能的培養和素質的提高。

在受訪同學中，過半同學認為秘書學課程可以增強自己的辦公能力、有助于日后從事秘書工作，還有二十余名同學表示對秘書學很有興趣或者受周圍從事秘書專業人的影響。

4.2 提高自身修養

對于秘書而言，團隊溝通能力、扎實的專業能力、組織協調能力、過硬的人脈關系、辦公設備使用能力等專業素養都是必要的。

4.2.1 學習

學習是溫暖人一生的一盞燈，它雖然給不了外在的東西，卻可以給予內在的力量，即幫助立心，所以不要停止學習。

（1）理論知識的學習：關于秘書工作必備知識的學習如應用文寫作、秘書學等理論知識，端正態度，準確定位，清晰認識。（2）工作領域方面的學習：秘書要代言整個單位，為單位與領導發聲、負責起草許多文件等，這要求秘書了解（下轉第175頁）（上接第166頁）國家方針政策、所在單位實際狀況、領導行文行事風格。（3）人文情懷培養：一方面注重知識的儲備，如文學作品的閱讀等，雖然不會有直接的效用，但寫文章時會調動你的知識儲備；另一方面培養自己的人文情懷，寫有溫度的貼近實際與大眾的又符合領導意圖的文章。

4.2.2 寫作

鍛煉對文字的把握掌控能力，要多寫多練，同時應去閱讀大的稿件，如國家重要稿件之類。

4.2.3 創新

創新話語范式，文字撰寫與時俱進，用詞用語不拘泥于傳統，不僅僅使用陳詞濫調而是能結合時代流行詞語等；創新工作方式，不局限于傳統紙質文稿，應不斷創新、更新方式，如對電子媒體的使用。

4.2.4 凡事預則立

對于自己的工作，要積極著手準備，不應是被動承擔。對于那些自己早已知道要做的工作，要提前去準備與思考。如學校開學典禮校長講話，即可提前準備，給自己一個修改完善的時間與可能。