學(xué)校檔案管理規(guī)范化的探索

陳艷芳

【摘 要】本文從義務(wù)教育學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析入手，以學(xué)校具體的檔案工作為例，從“加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建章立制”“加大資金投入，提高學(xué)校檔案管理工作水平”“規(guī)范學(xué)校檔案管理工作過程”三個(gè)方面闡述加強(qiáng)義務(wù)教育學(xué)校檔案規(guī)范化管理的見解。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案 規(guī)范化管理 建章立制

【中圖分類號】G 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A

【文章編號】0450-9889（2018）02B-0089-02

學(xué)校檔案是指分類保存以備查考的學(xué)校文件和材料，記錄學(xué)校行政管理、教職工管理、學(xué)生管理、教育教學(xué)管理、安全管理、校園管理、財(cái)務(wù)及資產(chǎn)管理、黨建工作和工會工作等方面的情況。《廣西壯族自治區(qū)義務(wù)教育學(xué)校常規(guī)管理規(guī)定 42 條》第一款項(xiàng)第 8 條規(guī)定，義務(wù)教育學(xué)校要“抓好檔案資料管理”。本文專門就義務(wù)教育學(xué)校檔案的規(guī)范化管理，提出一些粗淺的看法。

一、義務(wù)教育學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

如前所述，抓好學(xué)校檔案管理工作，是落實(shí)自治區(qū)義務(wù)教育學(xué)校常規(guī)管理規(guī)定的重要內(nèi)容之一。在各級教育行政主管部門的督導(dǎo)下，經(jīng)過幾年的努力，義務(wù)教育學(xué)校越來越重視學(xué)校檔案管理工作。一些規(guī)模較大的學(xué)校設(shè)有檔案室，一般學(xué)校也都有專門檔案柜。然而，廣西義務(wù)教育學(xué)校三分之二以上在農(nóng)村，很多學(xué)校的檔案管理并沒有走上規(guī)范化管理的正軌。近幾年，義務(wù)教育均衡發(fā)展的督導(dǎo)檢查評估活動(dòng)，也確實(shí)在一定程度上縮小了學(xué)校、城鄉(xiāng)、區(qū)域間教育發(fā)展水平的差距。幾乎所有學(xué)校都能在督導(dǎo)檢查評估時(shí)，提前做好各種迎檢的檔案資料。筆者在學(xué)校從事檔案管理工作，在諸多的校際往來、相互學(xué)習(xí)中，筆者深刻體會到學(xué)校檔案管理工作之重要及艱辛。深入各類學(xué)校調(diào)查了解之后，也深刻地認(rèn)識到，單就學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀而言，學(xué)校、城鄉(xiāng)、區(qū)域間也還存在差距。有些學(xué)校檔案管理意識不強(qiáng)，檔案管理手段落后，甚至連迎檢材料都是臨時(shí)抱佛腳，拿好的學(xué)校做樣本，靠迎檢前夕加班加點(diǎn)“做”出來的檔案資料。

學(xué)校檔案涉及學(xué)校常規(guī)管理工作的各個(gè)方面，如果不加強(qiáng)學(xué)校檔案的規(guī)范化管理，就勢必影響到學(xué)校常規(guī)管理工作的貫徹實(shí)施，最終影響到一所學(xué)校的辦學(xué)水平的提高。

二、加強(qiáng)義務(wù)教育學(xué)校檔案的規(guī)范化管理策略

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建章立制。學(xué)校檔案管理工作要步入規(guī)范化管理的正軌，需要在組織領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)章制度兩個(gè)方面予以保障。

1.成立學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。義務(wù)教育學(xué)校檔案目錄繁雜，光是自治區(qū)頒布實(shí)施的學(xué)校常規(guī)管理工作就有七大款項(xiàng) 42 條內(nèi)容。如果學(xué)校沒有組建圍繞檔案管理開展工作的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，沒有專人專項(xiàng)的督導(dǎo)檢查，那么就難以讓千頭萬緒的學(xué)校檔案管理工作走上規(guī)范運(yùn)行之路。學(xué)校應(yīng)該由一名副校長以上職務(wù)的校級領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成立學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，成員包括各部門的負(fù)責(zé)人，還應(yīng)該有一名負(fù)責(zé)匯總?cè)n案資料的專職（或兼職）檔案管理員。小組成員要組織安排好本部門的檔案管理工作，并定期檢查、匯報(bào)各項(xiàng)檔案工作的進(jìn)展情況。例如，學(xué)校政教處主任要組織安排本部門的工作人員做好“加強(qiáng)思想品德教育”“加強(qiáng)學(xué)校、家庭與社會的聯(lián)系”“建立健全安全工作機(jī)構(gòu)和工作制度”“加強(qiáng)對師生的安全教育”“做好安全防范工作”“實(shí)行事故報(bào)告制度”等常規(guī)管理工作的年度檔案。此外，還要安排專人負(fù)責(zé)“國防教育”“普法教育”“禁毒教育”“防艾教育”“消防安全”“環(huán)境保護(hù)教育”等工作檔案。學(xué)校各部門都如此，由部門負(fù)責(zé)人督導(dǎo)、檢查本部門責(zé)任范圍內(nèi)的檔案管理工作。

從依法治校的層面來說，為了貫徹落實(shí)《中華人民共和國檔案法》，依法建檔、管檔，確保學(xué)校檔案完整與安全，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)也要高度重視，成立學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組。以此形成學(xué)校檔案管理的工作網(wǎng)絡(luò)，由校級領(lǐng)導(dǎo)牽頭，自上而下地齊抓共管。既有學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的督導(dǎo)、檢查，又有各部門工作人員的團(tuán)結(jié)協(xié)作。這樣才能確保學(xué)校各項(xiàng)檔案管理工作順利開展。

2.制定學(xué)校檔案管理制度。有些學(xué)校有檔案室或?qū)ｉT檔案柜，卻沒有制定學(xué)校檔案管理制度。這樣不利于學(xué)校檔案工作的規(guī)范化管理。學(xué)校檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)組織相關(guān)人員建立健全《學(xué)校檔案管理制度》并張貼上墻。這項(xiàng)制度應(yīng)包含“檔案建立”“檔案立卷”“檔案補(bǔ)充”“檔案轉(zhuǎn)遞”“檔案查閱”“檔案安全保密”等內(nèi)容。此外，檔案室還應(yīng)張貼《檔案員崗位職責(zé)》和《檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)》。首先把規(guī)章制度立起來，讓學(xué)校檔案管理工作人員有章可循。然后，檔案管理工作人員才有可能依章辦事，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案工作的規(guī)范化管理。

（二）加大資金投入，提高學(xué)校檔案管理工作水平。具體如下：

1.加大學(xué)校檔案管理人才培養(yǎng)力度。學(xué)校檔案管理人才的缺乏，在很大程度上制約了學(xué)校檔案管理工作水平進(jìn)一步提高。就筆者所能了解到的區(qū)域范圍來說，很多義務(wù)教育學(xué)校的校級領(lǐng)導(dǎo)和中層領(lǐng)導(dǎo)，雖然平時(shí)的工作都很忙，但是兼職分管學(xué)校檔案的管理工作，那是職責(zé)所在，也無法推辭。不過就算他們再勤政盡責(zé)，很多時(shí)候也是有心無力。他們力所能及的，大多是履行了行政職責(zé)而已。學(xué)校檔案管理工作是技術(shù)活，除了組織領(lǐng)導(dǎo)還得有技術(shù)人才。首先，專業(yè)的檔案工作人員應(yīng)該具有檔案學(xué)的理論基礎(chǔ)和專業(yè)知識；其次，專業(yè)的檔案工作人員還要具有駕馭現(xiàn)代辦公設(shè)備的能力。這些檔案專業(yè)的知識素養(yǎng)和工作能力，不是一年去開一兩次工作會議就能夠培養(yǎng)起來的。當(dāng)然，義務(wù)教育學(xué)校是很難申請配置專業(yè)的檔案工作人員的，那就只有加大學(xué)校檔案管理人才的培養(yǎng)力度，精心挑選適合做學(xué)校檔案管理工作的教職工去培訓(xùn)學(xué)習(xí)檔案工作的專業(yè)知識。有了專業(yè)人才，學(xué)校檔案的管理工作，才有自己的技術(shù)“教練”，學(xué)校在這一塊工作領(lǐng)域上才擁有真正的領(lǐng)軍人物。

2.加強(qiáng)配置學(xué)校檔案管理的硬件設(shè)施。俗話說，巧婦難為無米之炊。隨著科技的進(jìn)步，信息化、現(xiàn)代化成為學(xué)校檔案工作的發(fā)展方向。如果僅培養(yǎng)專業(yè)人才，而沒有配置必要的現(xiàn)代辦公設(shè)備，那么學(xué)校檔案的管理工作將始終要落后于時(shí)代發(fā)展的需求。在學(xué)校間互相往來學(xué)習(xí)的過程中，我們發(fā)現(xiàn)還有些義務(wù)教育學(xué)校的檔案佐證材料的照片是黑白且模糊不清的，沒有彩色打印的。這對于一些重要檔案資料來說是不合格的。還有的檔案工作人員在關(guān)鍵時(shí)候說存儲在硬盤上的資料讀取不了了，硬盤壞了。諸如此類的情況，追根究底都是學(xué)校沒有配備必要的專用設(shè)備所導(dǎo)致的后果。

檔案管理工作的專業(yè)人才培養(yǎng)和配置必要的現(xiàn)代辦公設(shè)備，都是學(xué)校檔案管理工作規(guī)范化不可或缺的條件。義務(wù)教育學(xué)校應(yīng)該加大辦公經(jīng)費(fèi)投入，在以上兩個(gè)方面予以資金保障。

（三）規(guī)范學(xué)校檔案管理工作過程。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。一般情況下，學(xué)校的各級各類工作檔案，首先要有“計(jì)劃、方案”類文件，然后是實(shí)施計(jì)劃、方案后的“工作過程文件或佐證材料”，最后是“總結(jié)歸檔和檢查評估”。

1.制訂計(jì)劃，明確任務(wù)和職責(zé)。義務(wù)教育學(xué)校的各項(xiàng)常規(guī)管理工作，一般都是按年度（或?qū)W期）來制訂計(jì)劃、開展工作的，學(xué)校檔案管理工作的計(jì)劃和實(shí)施過程也應(yīng)該與此同步。年度（或?qū)W期）初，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)召集學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員開會商討，參照學(xué)校的年度工作計(jì)劃，明確年度（或?qū)W期）學(xué)校檔案管理工作的任務(wù)、目標(biāo)。在這個(gè)基礎(chǔ)上，各部門負(fù)責(zé)人再安排好本部門各項(xiàng)工作的檔案責(zé)任分工。

學(xué)校各職能部門責(zé)任到人的具體工作，通常也是要制訂計(jì)劃的。例如，政教處某人分管“學(xué)生軍訓(xùn)”“國防教育”等工作內(nèi)容，那么，相關(guān)的檔案材料里，就要有“學(xué)生軍訓(xùn)計(jì)劃”和“學(xué)校國防教育工作計(jì)劃”。各級各類工作計(jì)劃的制訂，是開展各項(xiàng)工作的起點(diǎn)。而這些計(jì)劃作為檔案文件收集、保存，就可能是這項(xiàng)工作檔案的第一份文件資料。這份文件做好了，整個(gè)年度（或?qū)W期）的工作就能順利地開展、落實(shí)下去。

2.督導(dǎo)落實(shí)，注重工作過程的檔案管理。計(jì)劃做好了，就要實(shí)施、開展活動(dòng)，否則無法取得工作成效。實(shí)施工作計(jì)劃的過程，也是建立各種工作文件、收集整理工作檔案佐證材料的過程。筆者在此還是以學(xué)生軍訓(xùn)活動(dòng)為例，在軍訓(xùn)活動(dòng)開展之前，要印發(fā)“××學(xué)校學(xué)生軍訓(xùn)告家長書”和“××學(xué)校學(xué)生軍訓(xùn)體質(zhì)調(diào)查表”，這兩份工作文件是需要收集、存檔的檔案材料。請駐地官兵擔(dān)任學(xué)生軍訓(xùn)的教官，與駐地部隊(duì)聯(lián)絡(luò)、商討的場景要有照片存檔。召開行政領(lǐng)導(dǎo)、年級組長和班主任參加的軍訓(xùn)工作布置會議，會場前邊要有醒目的會標(biāo)，如“2017 年××學(xué)校學(xué)生軍訓(xùn)工作布置會”。軍訓(xùn)活動(dòng)還會有“軍訓(xùn)動(dòng)員大會”和“軍訓(xùn)授旗儀式”，會場前邊也要有醒目的橫幅會標(biāo)，如“2017 年××學(xué)校學(xué)生軍訓(xùn)動(dòng)員大會”。以上活動(dòng)都要有照片存檔。接下來幾天的軍訓(xùn)活動(dòng)，一直到軍訓(xùn)會操結(jié)束，軍訓(xùn)工作的分管領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)班主任一起協(xié)助教官，全程監(jiān)控軍訓(xùn)活動(dòng)，確保軍訓(xùn)活動(dòng)能夠按計(jì)劃順利完成。這幾天的活動(dòng)過程，要按不同的時(shí)間段，從不同的角度，全方位地拍照存檔。總之，這項(xiàng)工作的落實(shí)過程，也是檔案責(zé)任人撰寫、收集、整理、保管檔案資料的過程。

3.總結(jié)歸檔，檢查評估。一項(xiàng)工作按計(jì)劃完成后，一般都要撰寫工作總結(jié)。這份工作總結(jié)，也是這項(xiàng)工作的檔案文件之一。具體工作檔案的總結(jié)歸檔，是指此項(xiàng)工作的直接責(zé)任人，對所撰寫、收集的原始材料進(jìn)行鑒定、整理，按學(xué)校檔案管理工作的要求編制目錄，逐項(xiàng)歸檔，裝訂成冊，裝在專用的檔案袋或者檔案盒里，并貼上檔案標(biāo)簽，如“2017 年××學(xué)校國防教育——學(xué)生軍訓(xùn)活動(dòng)”等。這樣才算完成該項(xiàng)工作檔案的總結(jié)歸檔。

為了確保每一項(xiàng)工作檔案都能及時(shí)、規(guī)范地歸檔，在每一項(xiàng)工作的始終，都要有一個(gè)學(xué)校檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的成員對應(yīng)地跟蹤督導(dǎo)、檢查。當(dāng)某一部門主管的一項(xiàng)工作檔案完成歸檔后，該部門的負(fù)責(zé)人要查閱工作檔案，進(jìn)行評估，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)解決。

跟制訂計(jì)劃相反，檢查評估是自下而上進(jìn)行的。首先是部門內(nèi)具體工作的檔案責(zé)任人自行檢查，然后是部門主管對各項(xiàng)工作檔案的檢查評估。到了期末或者年度末期，是校級分管領(lǐng)導(dǎo)對學(xué)校各職能部門工作檔案的檢查評估。

綜上所述，義務(wù)教育學(xué)校在貫徹落實(shí)義教均衡政策的同時(shí)，客觀上促進(jìn)了學(xué)校檔案管理工作的開展。但是，要將學(xué)校檔案管理工作水平推上一個(gè)新的臺階，還需加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)、完善規(guī)章制度、加大資金投入、規(guī)范學(xué)校檔案管理工作過程。只有這樣，才能逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理規(guī)范化。

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（責(zé)編 盧建龍）