淺談矩陣式組織下的企業項目組績效評價管理

侯芳

摘 要：隨著現代化管理的推進，項目管理+職能管理相結合的矩陣式組織模式，以其靈活、有效的特點而被大多數組織所采用。職能部門與項目組成為企業主要生產活動的兩條主線，如缺乏對項目組的績效評價和激勵就難以充分發揮項目組統籌協調和橫向拉通的作用，如何建立和完善項目績效評價管理機制是企業亟需解決的問題。

關鍵詞：項目組；項目績效；評價指標

項目是指在一定約束條件下（主要是限定資源、限定時間、限定質量），具有特定目標的一次性任務，項目管理是指在項目活動中運用專門的知識、技能、工具和方法，使項目能夠在有限資源限定條件下，實現或超過設定的需求和期望的過程。

矩陣式項目管理組織，是職能部門與項目組相互結合結構形式呈矩陣狀的組織，項目管理人員由企業有關職能部門派出并進行業務指導，受項目經理的直接領導，矩陣管理中的員工是雙線匯報的模式。在矩陣式組織模式中起著橫向統籌協調的核心拉動作用。

項目組為臨時獨立機構，對外代表企業，對內代表用戶，是平衡客戶滿意與公司業績要求的核心載體。項目組配置專職人員、獨立承擔項目指標，是項目管理的主責單位，對項目進度、范圍、成本、質量、風險、溝通等負責；對項目各階段、各部門、各項工作進行橫向統籌、協調、監督、檢查和評價。

項目執行結果決定著企業經營業績，明確有效的項目組績效評價管理，有利于分解責任，增強項目組的凝聚力和執行力，提高管理效率，是企業項目管理提升經營業績和客戶滿意度的重要抓手。

項目組績效考評是由企業項目考核評價主體對項目組的項目管理行為，水平及成果進行考核并做出評價的過程。

一、主要目標

1.規范項目管理行為，鑒定項目管理水平，確認項目管理成果，對項目組的工作過程和結果進行全面考核和評價。

2.建立統一的項目組織績效評價體系（含項目過程與結尾評價）并對項目組進行評價，建立監督與檢查機制。引導促進項目組對項目執行中的各項關鍵指標嚴格管控，提高項目管理效率。

3.完善企業組織績效考評體系，將對項目組的考評納入企業組織績效考評體系范疇。

4.建立項目組、職能部門及項目管理人員對于項目整體指標的達成共同承擔責任的評價機制，通過對項目組成員的激勵，加強項目管理力度。

二、機構與職責

建立企業總體管控，項目組總體管理、職能部門分項管理相結合的管控考評機制。企業管理績效考評組織是項目組績效考評的領導機構和考評結果的最終裁決機構，項目管理辦公室為項目組績效考評的組織執行機構。

1.管理績效考評組織

為企業項目組績效考評的領導機構及考評結果的最終裁決機構，主要負責項目績效考評方案的審定，對項目組績效評價工作給予指導、監督和檢查，對項目組績效指標設置、考評結果審定與申訴的裁決以及對重大考評事項進行決策。

2.項目管理辦公室

項目管理辦公室（PMO）是在企業內部將實踐、過程、運作形式化和標準化的部門，在項目組績效評價管理中負責策劃項目組織績效考評的總體方案，建立項目組管控的管控體系，確定考評機制并設立相應的考評指標，項目組績效考評日常工作的組織與實施，并對考評指標進行持續跟蹤和完善。

3.項目組

項目組是項目管理的主責單位和項目執行的主體，是項目管理的歸口組織，承擔項目管理的各項指標，對外代表企業，對內代表用戶，是平衡客戶滿意與公司業績要求的核心載體。

項目組配置專職項目經理，職能部門派出職能經理，負責項目各階段、各部門、各項工作進行橫向統籌、協調、監督、檢查和評價；獨立承擔項目指標，負責項目進度、范圍、成本、質量、風險、溝通等管控，依據項目組績效評價結果，對項目組成員和職能部門進行獎勵或考核。

4.職能部門

各職能部門承擔項目管理的專業管理職能，接受項目組對項目計劃的調度、監督、檢查與考核；參與項目組績效評價，反饋項目組績效評價中有關指標的完成情況。

三、主要業務流程

1.項目組負責項目計劃編制、報批及過程管控。職能部門負責根據項目組的要求制定分解計劃并組織實施。

2.項目預算由項目組組織編制報企業財務部門評審通過后執行，項目組對項目預算實施過程管控，財務部門定期組織對項目效益進行分析評價，對項目執行全過程梳理，督促解決項目執行中存在的問題。

3.項目組負責項目風險的管控，組織各職能部門根據合同條款、計劃以及執行各階段可能存在的問題進行風險分析、評估和預警，在項目執行過程中不斷識別風險、評估風險、制定應對措施。

4.項目組對用戶負責，確保產品質量滿足用戶要求，通過過程控制提高產品質量。

5.項目分項計劃按照各部門職能分工，由各職能經理根據總體計劃的節點要求，結合本部門的資源配置等實際情況制定和組織實施，并向項目組反饋計劃的執行情況。

6.項目可交付成果交付完畢，項目組績效評價前，項目組應對項目執行過程、指標評價結果、最佳實踐，管理不足及改進措施等內容進行總結，形成項目總結報告，為新項目的開展提供參考和指引。

四、評價方式

項目組績效評價可采取項目過程評價和項目結尾評價相結合的方式。過程評價是指在項目執行過程中根據設定指標及標準進行的檢查與評估，意在提高項目執行的過程管控能力；項目結尾評價對已經完成的項目依據各項目標實現情況及項目管控過程、執行表現等情況所進行的系統、客觀的分析評價。

1.項目過程評價

（1）基本流程

執行時間在一年以上的項目，由項目管理辦公室組織財務部、審計部等相關部門成立考評工作組，實行每年一次（或多次）定期考評。

（2）指標設置

根據項目管理承擔的責任，項目績效評價指標分為進度指標、成本指標、產品質量指標、項目質量等指標幾個部分。

進度指標可考評里程碑節點完成率、產品按期交付率等指標；成本指標可考評項目的費用使用率、貨款回籠率等指標；產品質量可依據產品特點考評客戶投訴率、售后費用發生率、產品故障率、廢品率等指標；項目質量指標可考評項目文件質量、項目重大風險識別及管控、項目管理質量等方面情況；其他指標可考評項目人才培養、項目戰略目標實現等企業認為項目組應實現的目標的完成情況。

2.項目結尾評價

（1）基本流程

項目組成立起一個月內，項目經理與企業負責人簽訂正式的根據《項目目標責任書》，明確項目組承擔的主要考評指標。項目管理辦公室在項目結束后一個月內組織職能部門組成考評工作組，收集整理各項指標完成情況，評價結果經企業管理績效考評組織審議通過后，報人力資源部門作為項目人員績效評價的依據。

（2）指標設置

結合企業項目的特點，在過程評價指標的基礎上增加項目結束后才能出具結果的指標，如項目毛利率、項目原材料庫存剩余等。

五、考評結果運用

1.年度績效結果

非結尾年度。項目過程評價得分作為項目年度績效評價結果。計算公式為：年度績效得分=過程評價得分

結尾年度。項目結尾評價得分作為項目年度績效評價結果。計算公式為：年度績效得分=結尾評價得分

根據年度績效得分情況將考評結果分為四類，并設定獎勵系數，具體情況如下：

2.項目績效結果應用：

項目組的年度績效結果報人力資源部門，應用于項目專職兼人員、職能部門的年度績效結果，具體如下：

（1）項目年度績效指標評價結果直接影響項目經理的年度績效評價，項目組評價作為項目經理的年度績效評價的主要輸入，權重原不低于80%，起到正向激勵效果，并將項目組績效與其職業發展直接掛鉤。

（2）項目組兼職人員的年度績效主要考慮其所承擔的項目考評指標的完成情況，由項目組和職能部門共同評價。

（3）對于職能部門的部門績效，采用扣分制，對每個未達標的項目均在部門績效評價中扣除分數，不同分類的項目扣除分值一致，避免小項目被忽視。

3.項目獎勵

為加強項目管理的牽引作用，可在企業原有分配模式下，引入項目專項獎勵機制。項目專項獎勵和項目年度績效結果掛鉤，專項獎勵按照項目時長分攤到每年執行，計算公式如下：

項目獎勵基數可根據企業薪酬情況調整，項目執行時間超過3年時，超出年度按照項目獎勵基數的一定比例核發。

六、注意事項

1.項目組是項目績效評價指標承擔主體，但在矩陣型組織中項目組并不能完全掌握資源的分配權。企業應注意理順組織中部門績效與項目績效之間的關系，將項目指標分解到職能部門，與其組織績效結果掛鉤，促使項目組與職能部門目標一致，以提高項目執行的效率和效果。

2.評價指標的設置是項目績效評價重點和難點，需要各部門充分的思考和論證，同時應根據項目的執行情況和企業對項目管理的需求對其進行調整和逐步完善，充分體現出項目評價指標的牽引作用。

3.使用統一的標準對項目組進行考評，需企業在提高項目的標準化管理程度，對項目管理過程的關鍵流程、項目文件等進行標準化管理，提高項目組績效評價的公正性。

4.項目績效考評涉及較多的項目基礎信息和數據，企業應建立的與之相應的項目管理信息化系統，提高數據的及時性和準確性。

七、結束語

有效的項目績效評價管理，能夠提升項目組的話語權，實現績效牽引作用，保證職能部門與項目組目標、關注點一致，有利于突破部門墻，實現工作協同，提高管理效率，同時也需要組織需要不斷的探索和完善，持續修正評價指標，完善項目績效評價管理。

參考文獻：

（美）Project Management Istitute.《項目管理知識體系指南》（PMBOK指南：第五版）[M].電子工業出版社，2013年.