基于文檔一體化管理探究高校檔案信息化建設

黃華

【摘要】本文基于文檔一體化管理，探究高校檔案信息化建設，并提出具體的建設策略，希冀促進高校的教學服務質量，能夠貫徹落實教育資源共享化。

【關鍵詞】文檔一體化；高校檔案；信息化建設；檔案管理

利用現代化技術優勢，加強文檔一體化管理體系，有助于高校實現檔案工作的現代化發展，對高校的信息化建設有著極為重要的意義。目前我國高校檔案一體化管理處于初級發展階段，在推進并完善高校檔案信息化建設的征途上，我們任重而道遠。隨著科學技術的進步，信息技術已經成為時代發展所缺，在高校的檔案管理方面，與時代接軌加強文檔一體化建設，能夠有效促進檔案信息化管理。

一、高校文檔一體化建設現狀

隨著我國信息技術的逐步發展，高校信息化檔案管理工作進一步改革創新，使得高校的檔案管理水平有了一定程度的提高。雖然高校文檔一體化管理發展在初步取得了較好的成果，但是在發展過程中仍有部分問題，我們必須加強探討與創新。

（一）缺乏以文檔一體化為導向的信息管理意識。由于我國信息技術發展起步晚，接觸文檔一體化的時間較少。而現階段高校年齡較大的教師數量居多，對于信息化管理方式難以較好的適應，思維并未充分轉變，管理水平有所差距。當前高校的工作主要集中在教學與科研兩方面，部分陳舊的教學資料損毀嚴重。所以高校必須加強信息化水平與數字化水平的深入發展，能夠有效的實現高效信息一體化管理，能夠將文檔信息錄入網絡終端，防止文檔損壞老化。但是部分高校的領導層卻并未認識到檔案信息化管理的重要性，缺乏管理意識，也限制了高校信息化管理的有效發展。

（二）文檔一體化為導向的高校信息化管理建設力度不足。由于我國部分高校的信息化管理建設水平較低，與國外的發達國家有較大的差距，主要是由于我國技術水平較弱，專業人員數量不足，使得信息化建設能力較低。我國高校歷史久遠，有珍貴的紙質材料，但是很多都隨著時代的發展而損耗了，對于剩下的資料，必須運用正確的方法來保存好。所以運用信息化技術，將這些資料錄入電腦能夠解決文檔的保管與存放。

（三）專業人員能力有待提高。高校的檔案資料管理是工作量繁雜的事情，對于相關人員的專業要求較高。但是我國現有的人才專業水平不足，在高校的文檔管理上，會出現各類的問題，容易造成檔案資料管理混亂，或者是管理效率較低，難以高效建設信息化管理資源庫。

二、高校檔案信息化建設的具體策略

為了進一步提高我國高校信息化管理水平，運用信息化手段，加強文檔管理與利用，學校應當采取正確的措施，扭轉教職工的思想，能夠有效提高檔案管理水平，將具有價值的紙質資料保存下來，有助于院校的日后發展與建設。

（一）加強高校檔案信息化建設的重視程度。基于文檔一體化管理高校檔案信息化建設是信息化推進的重要部分，也是高校進行信息化建設的重要趨勢。高校全體職工能夠扭轉傳統的文檔管理思想，學習信息化管理技術，保證教學文檔管理更具條理性，能夠根據學校的相關提示輕易找到文檔資料，有助于加強高校的學校教育工作。

（二）提高文檔管理從業人員的專業水平。高校可以通過定期培訓與教育提高文檔管理從業人員的專業水平，加強文檔管理隊伍建設，由于部分文檔管理人員年齡較大，接受新鮮事物的時間較慢，對于電腦信息系統與操作能力掌握不足，這也給學校檔案管理帶來了困難。對于這一問題，學校應當加強專業人員對檔案管理從業人員的培訓，使從業人員能夠正確認識信息化檔案建設的重要性，能夠扭轉工作，著力提高專業技術與水平，并勝任文檔管理工作。文檔管理老員工責任心較強，可以讓老員工帶領新員工共同學習，有助于新員工學習老員工的工作經驗，老員工也能夠學習到新員工的先進思想與技術，兩者優勢互補，取長補短，利于高校信息化建設工作的有效開展。

（三）制定并完善管理規定。學校不僅要調動文檔管理人員的工作積極性，也應當制定并完善管理規定，通過成立管理機構，對高校文檔信息進行統一管理，投入必要的人力、物力與財力。通過制定完善的管理規定，使得文檔管理從業人員能夠正確認識自己的工作內容，加強自身的思想建設，提高管理能力。高校采購辦公用品時，也應當根據國家的規定，對于辦公文件進行科學正確的分類，能夠嚴格的遵守管理規章制度。

（四）定期對文檔系統進行更新。高效進行信息化管理系統建設，能夠對文檔信息進行定期更新，有效加強文檔管理工作，便于管理人員或者教職工在教學過程中迅速找到學習資料，以此來促進教學工作的有效開展，有助于體現高效文檔的信息化發展優勢。

（五）提升辦公自動化程度。在各高校中，信息技術已經在各領域取得了廣泛的應用，有效提高了工作效率與質量。隨著時代的發展，檔案與文件也不再是單一的文字形式，種類逐漸變得豐富多樣，也極大程度上擴展了利用范圍，能夠滿足不同類型用戶的多元化需求。所以高校利用辦公自動化系統，能夠調用檔案，避免重復工作，以此來滿足各職能部門的多元化需求，節省了辦公時間，進一步提高辦公自動化程度，使得高校檔案信息化建設工作有效拓展和延伸。

三、結束語

綜上所述我們看出，隨著我國信息技術的快速發展，以文檔一體化為導向的高校信息化管理建設，已經成為了重要的發展趨勢，高校不僅要培養文檔管理人員，也應當加強管理系統的建設與規范，通過規范文檔管理等具體行為為高校教學鋪墊良好的工作基礎，有助于推動高校信息化建設水平。

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