基于文檔一體化管理探究高校檔案信息化建設(shè)

黃華

【摘要】本文基于文檔一體化管理，探究高校檔案信息化建設(shè)，并提出具體的建設(shè)策略，希冀促進(jìn)高校的教學(xué)服務(wù)質(zhì)量，能夠貫徹落實(shí)教育資源共享化。

【關(guān)鍵詞】文檔一體化；高校檔案；信息化建設(shè)；檔案管理

利用現(xiàn)代化技術(shù)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)文檔一體化管理體系，有助于高校實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展，對(duì)高校的信息化建設(shè)有著極為重要的意義。目前我國(guó)高校檔案一體化管理處于初級(jí)發(fā)展階段，在推進(jìn)并完善高校檔案信息化建設(shè)的征途上，我們?nèi)沃囟肋h(yuǎn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，信息技術(shù)已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展所缺，在高校的檔案管理方面，與時(shí)代接軌加強(qiáng)文檔一體化建設(shè)，能夠有效促進(jìn)檔案信息化管理。

一、高校文檔一體化建設(shè)現(xiàn)狀

隨著我國(guó)信息技術(shù)的逐步發(fā)展，高校信息化檔案管理工作進(jìn)一步改革創(chuàng)新，使得高校的檔案管理水平有了一定程度的提高。雖然高校文檔一體化管理發(fā)展在初步取得了較好的成果，但是在發(fā)展過程中仍有部分問題，我們必須加強(qiáng)探討與創(chuàng)新。

（一）缺乏以文檔一體化為導(dǎo)向的信息管理意識(shí)。由于我國(guó)信息技術(shù)發(fā)展起步晚，接觸文檔一體化的時(shí)間較少。而現(xiàn)階段高校年齡較大的教師數(shù)量居多，對(duì)于信息化管理方式難以較好的適應(yīng)，思維并未充分轉(zhuǎn)變，管理水平有所差距。當(dāng)前高校的工作主要集中在教學(xué)與科研兩方面，部分陳舊的教學(xué)資料損毀嚴(yán)重。所以高校必須加強(qiáng)信息化水平與數(shù)字化水平的深入發(fā)展，能夠有效的實(shí)現(xiàn)高效信息一體化管理，能夠?qū)⑽臋n信息錄入網(wǎng)絡(luò)終端，防止文檔損壞老化。但是部分高校的領(lǐng)導(dǎo)層卻并未認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性，缺乏管理意識(shí)，也限制了高校信息化管理的有效發(fā)展。

（二）文檔一體化為導(dǎo)向的高校信息化管理建設(shè)力度不足。由于我國(guó)部分高校的信息化管理建設(shè)水平較低，與國(guó)外的發(fā)達(dá)國(guó)家有較大的差距，主要是由于我國(guó)技術(shù)水平較弱，專業(yè)人員數(shù)量不足，使得信息化建設(shè)能力較低。我國(guó)高校歷史久遠(yuǎn)，有珍貴的紙質(zhì)材料，但是很多都隨著時(shí)代的發(fā)展而損耗了，對(duì)于剩下的資料，必須運(yùn)用正確的方法來保存好。所以運(yùn)用信息化技術(shù)，將這些資料錄入電腦能夠解決文檔的保管與存放。

（三）專業(yè)人員能力有待提高。高校的檔案資料管理是工作量繁雜的事情，對(duì)于相關(guān)人員的專業(yè)要求較高。但是我國(guó)現(xiàn)有的人才專業(yè)水平不足，在高校的文檔管理上，會(huì)出現(xiàn)各類的問題，容易造成檔案資料管理混亂，或者是管理效率較低，難以高效建設(shè)信息化管理資源庫。

二、高校檔案信息化建設(shè)的具體策略

為了進(jìn)一步提高我國(guó)高校信息化管理水平，運(yùn)用信息化手段，加強(qiáng)文檔管理與利用，學(xué)校應(yīng)當(dāng)采取正確的措施，扭轉(zhuǎn)教職工的思想，能夠有效提高檔案管理水平，將具有價(jià)值的紙質(zhì)資料保存下來，有助于院校的日后發(fā)展與建設(shè)。

（一）加強(qiáng)高校檔案信息化建設(shè)的重視程度。基于文檔一體化管理高校檔案信息化建設(shè)是信息化推進(jìn)的重要部分，也是高校進(jìn)行信息化建設(shè)的重要趨勢(shì)。高校全體職工能夠扭轉(zhuǎn)傳統(tǒng)的文檔管理思想，學(xué)習(xí)信息化管理技術(shù)，保證教學(xué)文檔管理更具條理性，能夠根據(jù)學(xué)校的相關(guān)提示輕易找到文檔資料，有助于加強(qiáng)高校的學(xué)校教育工作。

（二）提高文檔管理從業(yè)人員的專業(yè)水平。高校可以通過定期培訓(xùn)與教育提高文檔管理從業(yè)人員的專業(yè)水平，加強(qiáng)文檔管理隊(duì)伍建設(shè)，由于部分文檔管理人員年齡較大，接受新鮮事物的時(shí)間較慢，對(duì)于電腦信息系統(tǒng)與操作能力掌握不足，這也給學(xué)校檔案管理帶來了困難。對(duì)于這一問題，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)專業(yè)人員對(duì)檔案管理從業(yè)人員的培訓(xùn)，使從業(yè)人員能夠正確認(rèn)識(shí)信息化檔案建設(shè)的重要性，能夠扭轉(zhuǎn)工作，著力提高專業(yè)技術(shù)與水平，并勝任文檔管理工作。文檔管理老員工責(zé)任心較強(qiáng)，可以讓老員工帶領(lǐng)新員工共同學(xué)習(xí)，有助于新員工學(xué)習(xí)老員工的工作經(jīng)驗(yàn)，老員工也能夠?qū)W習(xí)到新員工的先進(jìn)思想與技術(shù)，兩者優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，利于高校信息化建設(shè)工作的有效開展。

（三）制定并完善管理規(guī)定。學(xué)校不僅要調(diào)動(dòng)文檔管理人員的工作積極性，也應(yīng)當(dāng)制定并完善管理規(guī)定，通過成立管理機(jī)構(gòu)，對(duì)高校文檔信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，投入必要的人力、物力與財(cái)力。通過制定完善的管理規(guī)定，使得文檔管理從業(yè)人員能夠正確認(rèn)識(shí)自己的工作內(nèi)容，加強(qiáng)自身的思想建設(shè)，提高管理能力。高校采購辦公用品時(shí)，也應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家的規(guī)定，對(duì)于辦公文件進(jìn)行科學(xué)正確的分類，能夠嚴(yán)格的遵守管理規(guī)章制度。

（四）定期對(duì)文檔系統(tǒng)進(jìn)行更新。高效進(jìn)行信息化管理系統(tǒng)建設(shè)，能夠?qū)ξ臋n信息進(jìn)行定期更新，有效加強(qiáng)文檔管理工作，便于管理人員或者教職工在教學(xué)過程中迅速找到學(xué)習(xí)資料，以此來促進(jìn)教學(xué)工作的有效開展，有助于體現(xiàn)高效文檔的信息化發(fā)展優(yōu)勢(shì)。

（五）提升辦公自動(dòng)化程度。在各高校中，信息技術(shù)已經(jīng)在各領(lǐng)域取得了廣泛的應(yīng)用，有效提高了工作效率與質(zhì)量。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案與文件也不再是單一的文字形式，種類逐漸變得豐富多樣，也極大程度上擴(kuò)展了利用范圍，能夠滿足不同類型用戶的多元化需求。所以高校利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，能夠調(diào)用檔案，避免重復(fù)工作，以此來滿足各職能部門的多元化需求，節(jié)省了辦公時(shí)間，進(jìn)一步提高辦公自動(dòng)化程度，使得高校檔案信息化建設(shè)工作有效拓展和延伸。

三、結(jié)束語

綜上所述我們看出，隨著我國(guó)信息技術(shù)的快速發(fā)展，以文檔一體化為導(dǎo)向的高校信息化管理建設(shè)，已經(jīng)成為了重要的發(fā)展趨勢(shì)，高校不僅要培養(yǎng)文檔管理人員，也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理系統(tǒng)的建設(shè)與規(guī)范，通過規(guī)范文檔管理等具體行為為高校教學(xué)鋪墊良好的工作基礎(chǔ)，有助于推動(dòng)高校信息化建設(shè)水平。

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