中小學校檔案管理信息化建設的路徑探討

李睿

【摘要】中小學校檔案信息化建設屬于現代教育信息化的重要內容，教育信息化的發展給各中小學校檔案管理工作帶來了新的機遇和挑戰。我們必須要充分認識到，中小學校檔案管理信息化建設是新時代的必然要求，實現檔案信息化管理能夠在很大程度上推動中小學校持續健康發展。本文結合筆者實際工作，對此問題進行了探討。

【關鍵詞】中小學校；信息化建設；檔案管理

檔案信息化建設可以確保各類文件資料得以有效保存，確保檔案信息的準確性和完整性，降低其他因素對檔案的破壞和影響。在實際工作中我們應當努力推進檔案管理信息化建設，為學校教學教研工作提供更好的服務。

一、中小學校檔案信息化建設的意義

第一，檔案管理工作屬于中小學校教學管理工作的重要內容，檔案信息化建設也能夠在很大程度上推動教育現代化，確保中小學校教育教學工作的規范化開展，促進各類教學資源得以高效利用。第二，檔案管理工作是中小學校做好其他工作的重要前提，檔案管理信息化建設也是學校其他工作有序開展的基礎。所以，進一步深入推進檔案信息化建設，構建系統完善的檔案信息管理體系，可以有效優化中小學校的教育教學活動，有效提升中小學校辦學水平的提升。第三，檔案材料屬于學校珍貴的教育資源，加強檔案管理信息化建設能夠幫助學校管理者更加高效地開發和利用這些教育資源，它不但能夠更加便捷地對中小學校內部師生、基礎設施等全部內容的日常動態進行管理，同時還能夠借助于互聯網實現各個學校之間的信息資源共享，構建更大的管理網絡，促進地區教育水平的提升。

二、中小學校檔案管理信息化建設的路徑

（一）健全檔案管理信息化體系。通過上文的分析，我們已經認識到中小學校檔案管理信息化建設的重要意義，因此我們應當從思想上予以充分重視，采取各種有效措施推進檔案信息化建設。中小學校檔案管理工作人員應當結合學校發展的具體情況展開深入調查分析，健全檔案信息化管理體系，制定相應的標準，對信息化管理規章制度予以完善；學校管理人員需要結合信息化管理要求購置各種設備，配備充足的專業技術人員，不斷優化學校檔案管理工作環境。為確保檔案資源信息的準確性與完整性，必須要對各類檔案材料進行合理的分類歸檔，因為檔案信息往往會具有一定的變動性，因此需要定期對信息管理系統進行更新，確保數據資源準確，促進檔案信息化管理效率的提升。

（二）提高檔案管理規范化水平。現階段，檔案自動化系統的建設依舊存在標準化、規范化滯后以及應用軟件多而雜亂的問題，在很大程度上降低了整個檔案管理系統的使用效率。因此我們應當進一步促進中小學校檔案管理規范化水平的提升，將我們的視野從過去的計算機系統拓展到整個檔案信息管理上來。檔案管理信息化建設可以說包含了學校檔案工作的所有環節，其中最為關鍵的便是確保檔案業務的規范性，檔案標準需要進一步完善，保證其在實際工作中得以落實。標準與規范的制定是一個長期性的工程，要確保檔案信息化建設與配套的標準規范建設共同進行，二者相輔相成。

（三）加強檔案管理信息化監管。若中小學校的檔案管理人員始終沿用過去的檔案管理手段予以操作，就無法確保檔案管理的規范化，所以必須要真正做好檔案信息化的監管工作。檔案工作人員應當主動樹立監管意識，將其放在所有工作的關鍵地位，應當對檔案信息化管理的特性予以明確，結合具體情況制定出更加合理的管理方案，確保檔案信息化建設與學校實際情況相符合。另外，還需要熟練應用各類信息技術來確保資源的優化整合，推進檔案管理工作的科學化發展，同時做好對檔案信息的開發利用工作，積極主動地和其他中小學校聯系溝通，實現資源共享，共同促進檔案信息化建設水平的提升。

（四）拓展檔案信息化服務途徑。檔案管理人員應當積極拓展檔案管理信息化服務途徑，主動利用學校已有的網絡系統，把檔案管理活動真正面向所有師生，確保檔案相關的業務活動、政策規定都可以在學校網站中查閱。結合學校檔案信息化建設的具體情況，面向社會招收相應的人才，或者吸納一些兼職人員，上崗前開展好業務培訓活動，促進其專業能力的提升。提供更加完善的檔案信息服務，使用者能夠在網站中非常方便地獲得自己需要的檔案材料，讓檔案服務變得更加人性化與便捷化。另外，學校師生也能夠通過網站提出自己的意見，促進信息交流，提升信息時效性。

（五）建立檔案信息資源數據庫。一方面應當建立學校教師教研成果數據庫，確保學校教研成果得以科學管理，這是促進中小學校教育教學水平提升的重要途徑。通過建立數據庫能夠讓教研檔案資料得以有效推廣，能夠從應用市場中尋求教研成果的落腳點，借助學校的人才資源與科技資源，推動教研成果的轉化。比如說可以對師生申請的發明專利建立專門的檔案，直接實現成果轉化，依靠各個專業教研室開發新技術的教研檔案，提供更好的技術服務。另一方面是要做好檔案資源建設工作，進一步豐富學校檔案室資源，深入挖掘、有效收集、科學整理各類檔案信息材料，緊密聯系學校教育工作，做好檔案編研，努力開發具有特色的專題檔案數據庫。

三、結語

總之，進一步強化檔案管理信息化建設工作，有助于推動中小學校各項教育工作的更好開展，有助于使用者更加便捷地查閱和使用檔案。實踐說明，唯有真正開展好中小學校檔案管理工作，才能夠充分發揮出檔案資源的價值，促進學校的持續健康發展。

【參考文獻】

[1]高永安.中小學檔案管理信息化建設初探[J].辦公室業務，2016（07）：38.

[2]楊小梅.中小學檔案管理信息化對策[J].成功（教育）， 2013（03）：157.