做好檔案管理安全保密工作的研究探討

白楊

【摘要】當(dāng)前檔案管理工作不僅要做好記錄和文檔保存工作，更要做好檔案安全及保密工作，因此將現(xiàn)代信息技術(shù)同檔案管理安全保密工作緊密結(jié)合是解決問題的有效措施。本文針對如何做好檔案管理安全保密工作進(jìn)行探討，提出檔案管理安全保密工作中的主要問題，并分析切實可行的改善策略，旨在為檔案管理安全保密工作提供參考。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；安全保密；改善策略

檔案管理工作是其他工作順利開展的基礎(chǔ)，其目的是服務(wù)于社會實踐，隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，檔案管理工作也告別了檔案管理“紙”時代，迎來了先進(jìn)的信息化管理，這就對檔案管理工作的安全保密性提出了更高的要求。檔案管理行業(yè)應(yīng)適應(yīng)新時代、新形式，發(fā)揮其在社會中的基礎(chǔ)性作用，更好地服務(wù)于社會實踐。檔案管理的安全保密問題是全社會各個組織機構(gòu)都要面臨的問題，提高當(dāng)前檔案管理工作的安全保密性刻不容緩。

一、當(dāng)前檔案管理安全保密工作存在的問題

（一）檔案管理水平相對落后。長期以來，企業(yè)始終把切實的經(jīng)濟(jì)效益作為最根本的出發(fā)點和落腳點，忽略了檔案管理工作的重要性，因此在檔案管理工作中的資金投入比例比較小，導(dǎo)致缺乏檔案管理人才和技術(shù)。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、檔案管理安全保密意識相當(dāng)薄弱，在檔案管理工作中難以實現(xiàn)檔案的查閱、管理和保密。此外，阻礙檔案管理安全保密工作正常進(jìn)行的另一個原因是信息管理系統(tǒng)普及率不高、檔案管理工作不統(tǒng)一。檔案管理工作不只是單純地將檔案錄入計算機系統(tǒng)，而是一個完整的系統(tǒng)性的過程。

（二）對檔案管理安全保密認(rèn)識不足。檔案管理安全保密工作自始至終是檔案管理工作的最重要環(huán)節(jié)，是檔案管理行業(yè)持續(xù)發(fā)展的直接保障，因此檔案管理安全保密工作意義重大。當(dāng)前檔案管理人員對檔案管理安全保密認(rèn)識不足，表現(xiàn)在以下兩方面：其一是將管理文件的方法運用到檔案管理工作中，嚴(yán)重阻礙檔案資源的開發(fā)利用。其二是不明確檔案管理工作性質(zhì)，檔案管理工作從最初的為單位人員提供資料支持到現(xiàn)在的檔案保管、查詢、保密和開發(fā)工作。

（三）缺乏檔案管理信息化理念。缺乏信息化理念是當(dāng)前檔案管理工作亟須攻克的難關(guān)。縱觀我國檔案管理行業(yè)，由于管理制度相對落后，實現(xiàn)信息化時間較短，導(dǎo)致檔案管理信息化程度較低，缺乏檔案管理信息化理念。要想做好檔案管理安全保密工作，信息化檔案管理建設(shè)是必經(jīng)之路。

二、改善檔案管理安全保密工作的策略

（一）提高檔案管理安全保密工作水平。第一，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，打造一支專業(yè)技能過硬、紀(jì)律嚴(yán)明的高水平管理隊伍，更好地管理檔案資料。第二，要加強機密檔案資料的安全保密工作，這就要求在企業(yè)發(fā)布檔案信息之前，嚴(yán)格審查所要發(fā)布的檔案信息，確保與企業(yè)機密或者知識產(chǎn)權(quán)相關(guān)的重要信息不被泄露，從而提高檔案管理安全保密工作水平。第三，相關(guān)部門還應(yīng)建立信息化檔案管理制度，并將檔案管理系統(tǒng)與檔案管理內(nèi)容相兼容，提高檔案管理效率，推進(jìn)檔案信息化發(fā)展，從而提高檔案管理安全保密工作水平。

（二）提高檔案管理安全保密意識。要想做好檔案資料的安全保密工作，必須要從檔案管理部門著手，管理機構(gòu)、管理部門和管理人員要加強對檔案管理工作的學(xué)習(xí)，提高安全責(zé)任心，時刻關(guān)注檔案行業(yè)發(fā)展動向，做好預(yù)防不法分子借用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)竊取檔案資料的準(zhǔn)備。此外，企業(yè)還應(yīng)完善檔案管理安全保密制度，對企圖盜取檔案信息的不法分子起到威懾作用。企業(yè)管理者要定期開展檔案行業(yè)管理安全保密課程，對檔案人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，為檔案管理人員提供先進(jìn)的檔案管理安全保密手段。企業(yè)還可以建立檔案管理與管理人員薪資結(jié)合的機制，充分提高管理人員對檔案管理安全保密工作的憂患意識。

（三）建立完善的檔案管理安全保密體系。當(dāng)前我國檔案管理安全保密制度還不完善，保密手段存在較多問題，容易讓不法分子有機可趁，致使檔案資料難以管理。現(xiàn)行檔案資料的管理手段主要以信息化為主，而對于信息方面的安全保密工作主要是通過加密技術(shù)。加密技術(shù)，即通過整合信息來實現(xiàn)只有收發(fā)雙方才能夠認(rèn)知信息的目的。這種技術(shù)包含雙鑰匙加密和單鑰匙加密兩種，在具體檔案管理安全保密工作中宜使用二者搭配的方式。

三、總結(jié)

綜上所述，檔案管理工作既是各種工作的歷史記錄，又是領(lǐng)導(dǎo)決策及工作考查的重要憑證。在信息化的今天，檔案管理的安全保密工作十分重要，要想做好檔案管理安全保密工作，必須從管理人員自身入手，加大檔案管理知識培訓(xùn)，強化管理人員的安全保密意識，同時建立完善的檔案管理安全保密體系，將檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，最終做好檔案管理的安全保密工作。

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