淺談信息時代檔案中介服務的現狀與發展路徑

何艷平

【摘要】信息時代檔案工作無論是在業務流程、管理手段還是歸檔范圍、服務方式等方面，都發生了很大的變化，而檔案中介服務機構特色項目的缺乏、相關規章制度的不完備以及專業隊伍的不穩定性都影響其進一步的發展，只有針對檔案工作領域的新情況以及行業的現狀，及時找到相應的對策，才能在信息化的大環境下找到新的突破點。

【關鍵詞】信息時代；檔案中介；現狀；發展；路徑

隨著信息時代的來臨，大量電子數據的產生以及信息技術的運用，檔案工作無論是從管理還是從利用上都發生了巨大的變化，向多元化與社會化方向發展，傳統的檔案管理部門僅僅依靠自身的技術力量已經很難適應社會對檔案信息需求的高要求與高標準，需要注入大量的跨專業的技術力量與專業化隊伍，檔案中介機構也隨之不斷發展壯大，其服務由最初的檔案整理、檔案寄存、數字化加工到現在的應用軟件的開發及數據中心的建設，范圍也不斷擴大，檔案中介服務已成為檔案事業發展中不可或缺的重要助手。信息化建設給檔案中介機構的發展帶來了機遇，也帶來了挑戰，只有針對新的問題及時尋求新的對策與措施，才能使檔案中介機構在服務檔案信息化建設中發揮更大作用。

一、信息時代檔案工作的變化

（一）檔案業務工作流程發生變化。檔案工作業務流程的變化主要體現在三個方面，即“收集、管理、利用”。在信息化時代，檔案“收集”由原來的各部門業務檔案的移交發展為大數據環境下檔案數據全程、實時、自動地歸檔；檔案“管理”由以前的手工與管理軟件管理發展為采用云平臺進行檔案儲存、計算與分析；檔案“利用”是用現代信息技術進行檔案開發、編碼、轉換、傳輸及二次加工發展為對檔案信息進行智能分析、發現與預測。

（二）檔案管理技術手段發生變化。當今信息時代，在互聯網技術的輔助下，檔案管理對象發生了巨大變化，即由紙質檔案為主向電子檔案管理為主轉變或者兩者并存，在大數據時代，檔案信息在云平臺上實現云存儲。所以，在檔案信息化建設中，如何將各類有價值的檔案信息資源進行整合、分析、挖掘，形成檔案的智慧分析庫，更精確、更有效率地實現“提取、過濾”過程，為社會各界提供有效服務，為各科研、教學、企業單位的查詢借鑒提供服務，成為大數據時代檔案工作的新挑戰。

（三）歸檔范圍擴大及智慧服務出現。大數據時代背景下，檔案將呈現兩個發展趨勢：一是“全納入”，即逐步將一切具有保存價值的文件、數據、視頻、實物都視為檔案，納入到檔案的歸檔范圍。二是智慧服務，大數據時代檔案服務將朝著社會化、多元化、開放性和先進性發展，檔案服務要以使用人的需求為導向，采取提供網絡化、智慧型的服務。所以，在檔案信息化管理中，面對“大而全”的少量信息數據，如何向檔案利用者提供“及時、快速、準確”的檔案資源服務，完成檔案大數據的篩選、提取、挖掘、輸出過程，已成為檔案工作者必須面對的一個新形式，如果不及時跟上時代的步伐僅僅滿足于對檔案的整理與保管已遠遠不夠。

二、檔案中介服務的現狀

檔案中介機構主要是為社會組織提供檔案保存、檔案整理、檔案信息咨詢服務等，檔案中介服務經歷了從無到有、由少到多的發展過程，在這一過程中也暴露了一些不足之處，如業務發展不均衡、市場不規范、人員結構不合理等。

（一）目前我國檔案中介服務發展方向基本相似，缺乏特色項目。以前檔案中介機構多以文件整理、檔案修復、數字化處理、檔案文件寄存等業務為主，隨著信息化的進一步深入，很多檔案中介機構開始介入到檔案管理系統的開發，試圖在信息化的大潮中分得一杯羹。但這個管理系統很多機構都在做，有檔案行政部門委托計算機專家進行開發，也有高校檔案館與技術員進行合作開發，現在很多協同辦公系統也都附帶了檔案管理的一些基本功能。中介機構自己獨立開發的管理系統成本較高，無論在操作、管理、功能上都缺乏特色，廣泛推廣還有一定難度。此外，檔案中介機構由于不擁有檔案的所有權，僅局限于檔案的整理與寄存及檔案數字化處理，在檔案信息開發與提供利用服務上能力有限，由于檔案效益的滯后性，中介機構也不會投入太多的精力對托管的檔案進行深入的信息開發，無法主動為托管的用戶提供及時有效的檔案信息。因此，檔案中介機構在服務方式、特點、業務范圍上沒有自己的品牌，主要局限于中低層次的服務。

（二）檔案中介機構還沒形成一個行業體系，沒有統一的行業標準，處于一種無序與隨意狀態，在運行中缺乏相關法律制度的保障。檔案中介機構沒有明確的收費標準與服務標準，主觀隨意性比較大，企業和單位與檔案中介機構簽訂合同時對業務中可能涉及的服務價格亦沒有一一明確，拿不出詳細的成本核算清單，從而容易導致雙方成本失控。對外包服務過程中各項行為規范，雙方所負義務和責任，數據資料內容的保密和檔案實體的保護要求也沒有作出清晰規定。此外，合同執行過程中碰到如遭遇外界環境災害時應采取的應急措施與責任認定等情況應如何約定，對于檔案外包期間發生的諸如丟失、損毀等賠償條款都沒有詳細的可執行的規定與責任追究制度，一些檔案中介機構只是向客戶口頭上提供承諾，存有“檔案一定不會丟失損毀”的僥幸心理，而真的發生此類事件時，中介機構根本無力賠償，這些弊端容易導致企業陷入糾紛和訴訟。

（三）檔案中介沒有自己相對穩定的專業隊伍，包括技術開發、維護以及檔案管理方面的專業人員，流動性很大。檔案中介服務機構發展的瓶頸是人才缺乏，中介機構為了節約勞資成本，其聘用的檔案整理人員大多是剛畢業的大中專畢業生，并且絕大部分并非檔案管理專業，真正檔案專業方面的人才很少，軟件開發方面的員工也是如此，因此員工的業務素質一直處于一種參差不齊的狀態。此外員工的流動性較大，一方面，檔案整理工作由于工作的特殊性，很難讓員工長期穩定地從事此項工作。另一方面，目前程序員是當今社會的香餑餑，沒有足夠的待遇很難讓人穩定下來，除非其持有公司的技術股份，與公司的命運同發展。這些因素的存在也導致檔案中介機構無論在檔案管理還是軟件開發方面很難形成自己的特色。

三、關于檔案中介服務發展路徑的思考

（一）加強檔案中介服務法律制度建設，使檔案中介服務走向規范化、法制化。目前，我國對檔案中介服務的管理還處在探索階段，其服務行為、權利與責任以及各種服務標準、收費標準，都缺乏相關法律制度與規定進行約束。檔案是國家與社會的財富，檔案工作具有一定的政治屬性，不同于普通的管理工作，建議各級政府將檔案中介服務納入經濟社會發展中，并對其發展進行專項規劃與規范。將檔案信息化建設中的大量事務性工作，按照公平、公開、公正的原則，逐步交給檔案中介服務機構去承擔，為檔案中介服務創造公開、平等、和諧的競爭環境，這需要盡快制定相關的法規政策，明確中介機構應有的法律職責、服務范圍以及對從業人員的具體要求，同時對其服務質量有機構進行監管，有相應的評價體系與一致的檢測標準。

（二）拓寬服務項目，延伸服務鏈，加強信息技術與檔案管理利用的深度融合。由于檔案數量的激增、尤其是大量電子數據的出現，用戶對檔案中介服務的需求不再滿足于紙質檔案的整理及數字化處理，他們需要考慮如何將海量的電子數據匯集到一起，如何對這些數據進行有效管理與利用，因此，檔案中介機構必須在提供傳統服務的基礎上，不斷拓展新的服務項目，并選擇其中一至兩項作為切入點，做出特色，做成行業內的標桿。很多機構都在做大數據管理方面的系統，但如何將各種業務管理軟件中的數據融會貫通到一個大數據中心，如何將大數據切割成一個個小的單元供人們檢索利用，如何主動向人們推送有效的檔案信息，都還在探索之中。檔案中介機構應抓住這一機會延伸服務鏈，與檔案行政管理部門及信息管理部門進行聯手，主動參與到大數據中心的建設與架構中來，使信息技術與檔案管理利用深度結合，在檔案信息的匯集、開發、利用上做出特色，才能在大數據背景下找到突破口。

（三）堅持優質服務理念，正確處理好檔案中介服務機構與客戶“互利互贏”的關系。堅持公平誠信原則，完善相關制度，價格透明公正，在合同簽訂中，對業務中可能涉及的服務項目一一列出價格，同時要中介公開承諾，在承包檔案信息化服務中每丟失一件檔案應承擔的法律責任，以確保重要檔案原件的存儲安全。檔案中介服務機構和用戶，不僅僅是兩個企業之間的關系，從某種意義上說，檔案中介服務機構相當于用戶的一個常設機構，由于充分的信任，用戶將自己重要信息資源交給檔案中介機構進行處理，并將長期合作，因此，檔案中介機構更應從長遠目光規范自己的服務標準、收費標準，盡量減少工作中的隨意性，讓用戶有實惠感與安全感。

（四）加強隊伍建設，為檔案中介服務機構培養復合型人才。檔案中介服務機構的專業技術人員不僅要有過硬的檔案專業知識，還要有較強的計算機操作技術能力和信息化管理素養，只有精通計算機軟件操作及應用的檔案管理人員，才能應對大數據時代檔案信息化的挑戰。為此，要重點加強計算機專業技術人員的檔案業務知識培訓，才能使檔案管理科學化、提供檢索快捷化、操控手續簡單化，讓檔案管理軟件成為網絡化、智能化的信息輔助決策工具。

【參考文獻】

[1]蘭祝剛，惠英，李剛.大數據時代下的檔案工作[J].中國檔案，2013（9）.

[2]歐其健.如何發展檔案中介服務機構[J].檔案時空，2005（6）.

[3]王郁萍，劉曉春.檔案中介組織規范發展芻議[J].中國檔案，2003（10）.