淺析人事檔案管理在人力資源管理中的效用

王慧

【摘要】在日常工作中需要重視人事檔案管理工作，進(jìn)一步拓展人事檔案服務(wù)職能，以此來促進(jìn)人力資源事業(yè)的健康發(fā)展。文中分析了人事檔案管理在人力資源管理中的效用，并進(jìn)一步對提高人事檔案管理在人力資源管理中效用的具體措施進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】人力資源管理；人事檔案；作用；措施

人事檔案將個人的政治面貌、學(xué)習(xí)工作情況及相關(guān)工作信息都涵蓋在內(nèi)，是用人單位選拔和任用人才的重要依據(jù)，其在各行業(yè)發(fā)展過程中具有非常重要的作用。人事檔案的性質(zhì)決定了其具有真實性、全面性、流動性、現(xiàn)實性和機(jī)密性等特點。其是人力資源管理和開發(fā)的重要依據(jù)。當(dāng)前有部分單位人事檔案存在缺檔、斷檔和死檔等現(xiàn)象，這對人事檔案信息的正確使用帶來了較大的影響，因此需要重視人事檔案管理工作，更好地發(fā)揮人事檔案在人力資源管理中的效用。

一、人事檔案管理在人力資源管理中的效用

人事檔案是對單位員工各類信息的真實、全面記錄，通過查閱人事檔案，能夠更全面地了解員工的具體情況，從而實現(xiàn)人力資源的合理配置。通過強(qiáng)化人事檔案管理工作，可以促進(jìn)單位更好地利用人才，全面提高人力資源配置的效率。同時在單位人力資源管理工作中，獎懲和晉升都需要通過人事考核、績效評估和薪酬分配來實現(xiàn)，而通過做好人事檔案管理工作，可以將員工在工作中的具體表現(xiàn)和能力充分反映出來，能夠為單位對員工進(jìn)行素質(zhì)和能力的評估提供重要參考信息，從而做出合理的決策。當(dāng)前單位的競爭歸根到底是人才的競爭，因此在單位發(fā)展過程中，需要全面了解和預(yù)測人力資源的狀況，這就離不開人事檔案。通過全面提高人事檔案管理水平，能夠?qū)挝蝗瞬欧矫娴膬?yōu)劣情況進(jìn)行了解，進(jìn)一步實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化，為單位的發(fā)展做好人才儲備，全面提高人力資源管理水平。

二、提高人事檔案管理在人力資源管理中效用的措施

（一）充實檔案內(nèi)容，開發(fā)信息資源。在人事檔案管理工作中，對檔案材料進(jìn)行收集和補(bǔ)充是最為基礎(chǔ)性的工作，同時也是提供檔案服務(wù)和實現(xiàn)人事檔案作用的基本條件。因此在具體工作中，需要針對單位人力資源管理的需要和流動人員的特點來有針對性地充實檔案材料，全面提高人事檔案的全面性、準(zhǔn)確性和動態(tài)性，更好地發(fā)揮出人事檔案的使用價值，為人才成長提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

（二）規(guī)范檔案管理，強(qiáng)化人事檔案管理在人力資源管理中的作用。在人事檔案管理工作中，通過對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范，可以有效開發(fā)人事檔案信息資源，實現(xiàn)人事檔案的重要作用。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人員具有較強(qiáng)的流動性特點，因此在人事檔案管理工作中，需要對檔案材料的形成、審核、整理、保管和傳遞等方面給予充分的重視，以便于為檔案的利用打下堅實的基礎(chǔ)。同時在當(dāng)前人事檔案管理工作中，還需要加快管理觀念的轉(zhuǎn)變，可以通過擴(kuò)大存檔范圍，建立人才數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)對人事檔案的動態(tài)管理，及時對人事檔案信息進(jìn)行更新，從而為人力資源開發(fā)提供重要的依據(jù)。

（三）建立健全人事檔案管理體系。在當(dāng)前很大一部分單位人事檔案管理工作中，由于對人事檔案管理改革認(rèn)識不深，因此還將主要精力放在實體檔案管理工作上面，這對人力資源的利用和優(yōu)化配置帶來了較大的影響。在這種情況下，需要建立健全人事檔案管理體系，加快推動人事檔案管理工作的改革進(jìn)程，構(gòu)建單位內(nèi)部員工人事檔案數(shù)據(jù)庫，將所有員工的基本信息都納入數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)對員工信息的快速調(diào)閱和檢索，全面提高人事檔案管理水平，為人力資源管理工作打下堅實的基礎(chǔ)。

（四）加快推動人事檔案管理信息化的進(jìn)程。在當(dāng)前的信息化社會，信息技術(shù)在各行各業(yè)得以廣泛應(yīng)用。在人事檔案管理工作中，通過與信息技術(shù)的有效結(jié)合，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對人事檔案信息的有效存貯，還能夠有效避免人事檔案信息損壞和丟失的情況發(fā)生，對提高檔案信息處理速度具有非常重要的意義。因此在當(dāng)前人事檔案工作中，需要配備完善的軟硬件設(shè)施，實現(xiàn)對人事檔案的統(tǒng)一化和便捷化的管理，更好地滿足單位對信息的需求，為人力資源管理工作提供重要的信息支持。

三、結(jié)束語

在當(dāng)前各行業(yè)發(fā)展過程中，人事檔案發(fā)揮著非常重要的作用。因此需要對人事檔案管理工作的重要性有一個正確的認(rèn)識，進(jìn)一步完善人事檔案管理體系，加快推動人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，實現(xiàn)人事檔案信息資源的高效利用，使其為人力資源管理工作提供重要的信息支持，為人力資源管理工作的正常開展奠定良好的基礎(chǔ)。

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