人力資源管理中人事檔案管理的具體作用

高小麗

【摘要】人力資源能夠把檔案作為高校日常工作需求及了解教職員工綜合工作能力的重要工具，從而對教職員工的個人工作能力、工作經驗及興趣愛好有一個清楚的了解，有利于高校中層教職員工的選拔、教職員工的定向性栽培等工作的順利開展，可是，人力資源檔案管理包含的內容十分豐富且比較復雜，在檔案管理工作當中，高校人員的流動對其造成了很大的影響，為此，針對人力資源管理中人事檔案管理的具體作用進行論述具有很大的現實意義。

【關鍵詞】人力資源管理；檔案管理；作用

一、人力資源管理中人事檔案管理的作用

（一）為人力資源管理提供真實可靠的信息。在高校的發展過程當中，要最大限度挖掘每一位教職員工的潛能，促使每一位教職員工的能力得到充分發揮，這樣才能夠使得每一個崗位的教職員工價值得到最佳的體現。為此，人力資源管理部門通過對人事檔案的調查來了解教職員工的具體情況，通過人員檔案內容的記錄，來進行高校各崗位人才的安排，按照每位教職員工的特長來進行崗位的安排，從而使得人力資源的作用得到充分性的發揮。

（二）為人力資源管理提供重要的依據。高校人力資源管理過程當中，人事檔案可為高校人力資源管理工作的開展提供充分的參考資料，在人力資源管理中，績效考核是非常關鍵的一方面內容，其與教職員工的薪金待遇、晉升空間等存在密切的聯系，高校績效考核過程當中，要有大量的考核記錄來作為重要依據，為此，人力資源管理部門需借助人事檔案信息對教職員工的個人業績、綜合素質等作出綜合系統性的評價，同時作出正確的決策。

（三）優化人力資源的合理配置。人力資源的科學合理性配置能夠促使高校中的人力、物力、財力得到充分性的有效利用，使得教職員工的個人潛能得到充分性的發揮，促使工作效率大大提升。人力資源屬于一種動態性的資源，具有顯著的流動性特征，為此，高校可通過人事檔案的系統化管理來達到對人力資源充分利用的效果。這樣才能夠實現充分利用人力資源的基本前提下，促使人力資源進一步得到科學合理的優化。

二、提高人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略

（一）充實人事檔案內容。人力資源管理過程當中，人事檔案信息及相關數據是具有重要價值的信息依據，作為高校的人力資源管理部門則可借助人事檔案了解每一位教職員工的個人成長及工作經驗，對人才資源進行深層次開發，從而促使人力資源管理水平得到顯著性地升高，為此，高校需對現有的人事檔案內容進行不斷完善，把更多的能夠展現教職員工個人信息的資料及時地補充到檔案當中，唯有如此，才能夠把握好高校教職員工的全面情況，同時可促使人事檔案管理的作用得到最大程度的發揮。

（二）增強人事檔案的真實性。真實性是人事檔案的基礎性特征，一般情況下，人事檔案管理工作具體涵蓋了對教職員工檔案的審查、個人信息真實性的調查、虛假信息的排除及對教職員工個人信息的進一步拓展，從而創建高校人才數據庫，需要指出的問題是，高校人才數據庫需要安排專業的人員進行管理，并且要做好個人信息的及時更新，針對高校的管理層及專業技術人才要將其個人信息搜集記錄完整。在現代化高校的人事檔案管理過程當中，要盡可能借助先進的多媒體計算機技術，通過影像資料的方式來對個人信息進行登記，從而拓展個人檔案的信息范圍，使得個人信息資料盡可能地完善化，使得個人檔案信息的可利用價值得到最大限度的提高。

（三）提高人事檔案現代化管理水平。在信息時代下，網絡化、信息化早已融入人們的日常生活及工作當中，怎樣才能夠在最短時間內挖掘到高校所需人才，想必是高校人力資源管理的重中之重。然而，實現個人信息的互聯網查詢，是解決時間、空間等問題的有效途徑，只有做到人事檔案資源的社會共享，才能夠促使高校人力資源部門在最短的時間內查找到高校所需要的人才，并且查找到其全部信息，進而促使高校人事檔案管理工作水平得到進一步提高。

（四）提高檔案人員素質和全員檔案意識。高校要大力提升檔案管理工作人員的專業技能和綜合素質，定期開展檔案管理人員的系統性培訓，作為一名優秀的檔案管理人員，要不斷地學習，不斷地豐富自己，學習更多的現代化檔案管理知識和管理理念，這樣才能夠促使人事檔案的作用得到充分發揮，此外，強化人事檔案政策上的宣傳，提升全社會檔案思想認識水平，這樣才能夠為檔案管理工作的開展創造良好的社會環境。

三、結論

人事檔案是高校每一位教職員工個人信息的詳細記錄，特別記載了其從參加工作到現在的所有表現，是高校進行人力資源科學合理性配置的重要依據，關系著高校的人才選拔與針對性培訓，為此，高校在開展人力資源管理工作當中，要根據高校教職員工的具體情況來選擇最為適合的人事檔案管理方案，根據高校現實需求進行人事檔案管理的實時性創新，從而促使人力資源管理的作用得到最大限度的發揮，體現出其固有的重要價值。

【參考文獻】

[1]劉倩.公益性事業單位人事改革問題研究[D].山東師范大學，2014.

[2]王蕾.人力資源管理中人事檔案管理出現的問題研究[J].吉林廣播電視大學學報，2015（03）：9-10.