高職院校人才培養工作評估與檔案工作關系研究

葛春蕾

【摘要】教育部從2004年開始正式啟動高職高專院校的人才培養水平評估工作，并形成5年一輪的教學評估制度，來推動高職高專教育持續健康發展。高校檔案直接記載學校教學歷史，反映學校教學工作全貌，記錄學校人才培養的全過程，在人才培養水平工作評估中具有重要作用。

【關鍵詞】高職院校；評估；檔案工作

高職院校的評估既是對院校整體工作的全面檢查，又能對院校的各項工作起到“以評促改、以評促建、以評促管、評建結合、重在建設”的積極作用。評估的結果，直接關系到學院的生存和發展，如果沒有檔案材料作為支撐和佐證，就不可能有效地開展高職院校人才培養工作評估。因此，高職院校人才培養工作評估與高職院校檔案工作具有密不可分的關系。

一、高職院校檔案工作對人才培養工作評估的作用

高職院校檔案，是指高職院校在辦學活動中形成的具有查考保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄，是高職院校評估的基礎和依據。檔案為學院匯編材料提供第一手資料，隨后又為專家通過系統查閱院校發展的原始檔案資料來搜集學校教育的主要信息。

（一）為高職院校人才培養工作評估提供材料支撐。高職院校檔案是高校在各項活動中歷史面貌的真實記錄，是高職院校評估中最直接的資料。學院的歷史變遷、學院歷屆領導班子的基本情況、學院機構和專業設置、師資隊伍建設、普通高等學?；鶎訄蟊?、黨政會議記錄、在學院的發展進程中所形成的重要錄音帶、錄像帶、光盤等都屬于檔案，是高職院校檔案的組成部分，它可以把學院的一些重大活動通過多種形式生動地再現，都是提供給高職院校評估的最可靠的第一手資料。

（二）為評估專家進行科學決策提供參考依據。檔案的參考依據作用就在于它的可靠性，而真實性正是檔案的特征之一。高職院校檔案記錄了學院員工在各項活動中的思想發展、經驗教訓，以及創造性成果，比如評估中準備的教學建設與改革佐證材料中，如專業設置、教學大綱、教學計劃等，都是學院教職工智慧和經驗的結晶，是學院教學工作的真實反映。提供完整、準確、系統的檔案資料都能為評估專家組了解過去、研究現在、預測未來做出科學評價，為科學決策提供重要依據。

二、高職院校人才培養工作評估對檔案工作的影響

（一）推動檔案工作良性發展。1.明確了檔案工作的地位。評估之前，教職工缺乏對檔案工作的了解，認為檔案部門是一個無足輕重的崗位。有些高職院校領導也沒有給予檔案工作足夠的重視和支持。通過評估，院領導站在一個全新的角度看待新形勢下的檔案工作，認識到高職院校檔案工作是辦好學院的重要基礎工作之一，同時也是衡量學院教育教學質量和管理水平的一個重要標志，檔案工作才能真正納入學院計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍；做到在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作。2.有利于提高教職員工的檔案意識和檔案工作人員的服務意識。檔案工作中最常遇到的問題就是檔案材料收集困難，文件材料的不齊混亂而造成案卷質量不能達到要求。主要原因是群體檔案意識薄弱。有些職能部門或個人，將一些具有查考利用價值的檔案材料或是散存在承辦部門，或是留在個人手中不愿交到檔案部門統一管理。通過評估，學院廣大教職員工能夠深切體會到檔案的重要性，為提高檔案工作地位打下良好的思想基礎。在評估實施過程中，專家組不僅進行實地考察，而且要對教學各項指標體系所需的資料進行查看，很多材料需要我們檔案部門提供。因此，學院檔案部門必須能夠滿足高職院校評估專家們方便快速地檢索、調取并有效利用檔案信息的要求，這在無形中強化了檔案部門的服務意識。3.改善了檔案管理條件。長期以來，高職院校忽視對檔案基礎配套工作的重視，使高職院校檔案事業發展相對滯后。高職院校人才培養工作評估是檔案部門加快檔案基礎設施建設的良好契機，添置先進實用的現代化辦公設備，計算機、掃描儀以及購置專業的檔案管理軟件，實現檔案管理現代化。

（二）在人才培養工作評估中發現檔案工作存在的問題。1.制度不健全，管理人員操作不規范。一方面，很多高職院校是由中專升格而來，檔案管理思路還留有中專痕跡，檔案工作運作相對比較落后，通過評估，發現檔案管理還存在管理制度不夠健全完善的問題；另一方面，由于操作不規范，高職院校教學中的許多資料由形成部門保管，如教師的授課計劃、任課安排、工作量核算、課堂教學材料、課程進度表、學生實習報告、期末試卷等，這些資料均由各系部或教務處保存，不向學院綜合檔案部門移交，因此，在很多高職院校這部分檔案是長期處于放任自流的狀態，而在人才培養水平評估工作中，這部分教學檔案資料是重要的佐證材料。2.檔案工作人員不足，專業素質不高。一方面，檔案部門人員配備少，由于很多高職院校檔案室隸屬于院辦公室，專職檔案員還承擔了大部分辦公室的工作，缺乏對各部門兼職檔案員的業務指導；另一方面，兼職檔案員各自承擔了大量的日常工作和教學任務，無暇整理檔案，并且各部門兼職檔案員只是掛一個虛名，他們中不少人沒有經過專業理論知識的學習培訓，缺乏必要的實踐經驗，影響檔案整理進度和質量。3.檔案管理現代化水平較低。很多高職院校還停留在紙質檔案管理階段，查閱方式也基本是人工調閱、翻閱。院校在辦學歷程中形成了豐富、珍貴的紙質檔案資料，這些檔案若不加以信息化處理，一旦檔案原件損壞，利用價值就會大打折扣。

三、以評估為契機加快檔案工作建設步伐

在高職院校人才培養工作水平評估動力（下轉第186頁）（上接第180頁）作用下，高職院校檔案部門要以此為契機加強高職院校檔案工作建設。

（一）健全檔案管理制度，建立監督和考核機制。建立健全檔案工作規章制度，使工作有章可循，有據可依。完善檔案的保管、利用、借閱、安全保密、歸檔范圍和保管期限、鑒定等制度。加大檔案部門對兼職檔案員的指導，各部門兼職檔案員要按照《中華人民共和國檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》的要求，及時將散存于各部門或個人手中的有重要保存價值的文件材料進行歸檔，加強對兼職檔案員的業務指導和考核，獎懲結合，提高兼職檔案員工作的主動性。

（二）加強檔案工作隊伍建設，建立檔案管理網絡。只有建設一支能力強、素質高的檔案工作隊伍，才能保證高職院校檔案工作正常開展。首先，要確保一定數量的專職檔案人員，檔案人員在專業結構、業務水平和年齡結構等方面構成要合理。其次，建立檔案管理網絡，發揮各部門兼職檔案員的作用，將各部門兼職檔案員的管理納入檔案管理體系中，增強兼職檔案員的檔案意識、責任意識，凝聚檔案工作的向心力。

（三）加強檔案信息化建設。以評估為契機，為保證專家在短時間內進行有效的檢索和便捷地調閱各門類檔案，高職院校必須要加強檔案信息化建設，加快檔案整理和檔案條目的掃描錄入、用檔案管理信息化、數字化、網絡化的新思路、新方法，把高職院校檔案管理工作從實物管理轉向信息管理，提高高職院校檔案管理的效率，為高職院校進一步發展創造必要條件。

四、結語

通過對高職院校人才培養工作評估與高職院校檔案工作關系進行分析，得出高職院校檔案管理對評估具有提供材料支撐和提供決策依據的作用，良好的檔案管理有利于推動高職院校進一步發展。同樣通過評估也可以提高檔案工作地位，改善檔案工作環境，提高檔案工作人員的服務意識，發現檔案管理中存在的問題。高職院校檔案工作要以人才培養工作評估為契機，針對檔案管理中存在的不足，通過多種途徑及時解決。

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