醫院電子信息檔案PFS管理模式探討

張晨燕

【摘要】醫院電子檔案是醫院的重要信息資源，對其進行有效的管理是保障電子檔案充分利用的必要措施。本文分析了電子信息檔案的概念、作用和意義，并提出了醫院電子信息檔案PFS管理模式，旨在為醫院電子信息檔案的管理提供參考。

【關鍵詞】醫院；電子檔案；PFS管理模式

隨著信息技術的不斷發展和進步，當前大部分醫院的檔案已經由傳統的紙質檔案轉變為電子信息檔案，并實現醫院各部門之間的信息共享，極大地提高了工作效率。在醫院電子信息檔案工作中，電子信息檔案管理是重要的組成部分，關系到電子信息檔案的完整性及其能否被充分利用。而正反饋閉環管理系統理論（PositiveFeedback Closed-Loop ManagementSystem，簡稱PFS）在醫院電子信息檔案管理中的應用，能夠提高電子信息檔案管理水平。基于此，筆者進行了相關介紹。

一、電子信息檔案的概念、作用和意義

（一）電子檔案的概念。電子檔案是時代發展的技術產物，是指通過計算機磁盤、光盤等設備進行儲存，和紙質的檔案相關聯的通用電子圖像、文件的集合，通常是以案卷為單位。它的特點是信息儲存具有高密性，信息和載體之間可以分離，以及多種信息的繼承性和系統依賴性等，可以通過網絡平臺進行檢閱、搜索和編輯。

（二）醫院電子信息檔案的作用和意義。1.電子信息檔案能有效提高工作效率。電子檔案是以數字信息化的方式儲存在計算機之中，利用計算機系統技術進行管理，形成一個信息數據庫，便于內部工作人員的搜索查看，實現信息共享。對于不同信息的搜索檢閱方便且快速，不用再手工編目，以及在紙質檔案中查找，節約了大量的時間，使工作更加快速地完成。而且對于診療記錄的查找，既提高了工作人員的工作效率，又節約了患者的時間，實現了工作效益的提升。2.電子信息檔案能提高信息的保護度。在檔案的重復使用過程中，傳統的紙質檔案很容易損壞或者遺失，不利于信息的長期儲存，而電子檔案就很好地解決了這個問題，重復的使用和查看并不會對檔案造成影響，有效地保護了檔案信息。而且對于人員隱私來說，紙質檔案對于人員隱私的保護程度不如電子檔案，使用電子檔案，就只限于信息內容的本身人員以及醫院工作人員可以看到，不會泄露出去，有效保護了檔案人員的隱私。3.電子信息檔案能提升經濟效益。紙質檔案的編寫和保存需要大量的紙張和空間，增加了成本，而且紙質檔案的保存還要避免受潮、蟲蛀、腐蝕和灰塵等，需要管理人員定期保護，增加了資金和人力的投入。而電子檔案既節約了紙質檔案的保存空間，又提高了工作效率，使醫院的工作效益大幅度提高，提升了經濟效益。

二、正反饋閉環管理系統理論

正反饋閉環管理系統理論（PositiveFeedback Closed-Loop ManagementSystem，簡稱PFS），是自然科學與社會科學相結合的過程中產生的新理論、新方法和新觀念，它的核心內容是通過導入一種新型激勵機制，即員工激勵經營者機制，構筑企業正反饋閉環管理系統。也就是指在傳統和現代企業的管理基礎上，構造具有約束和激勵性質的正反饋機制，把開環的管理系統變成閉環的管理系統，從而完善企業的系統管理，提高效率，增強內部的凝聚力和競爭力，并且使系統的本身產生自激發功能，形成良性循環。

三、醫院電子信息檔案PFS管理模式

（一）醫院電子檔案的管理現狀。醫院電子信息檔案的內部管理，多數是對信息進行收集、管理以及歸檔處理，對于電子檔案系統進行安裝維護以及功能模塊的建設，對于內部查閱檔案目錄進行管理維護等工作。多數是局限于檔案管理部門內部工作，管理制度不夠完善，致使對于電子信息檔案的不足之處了解不夠，主要包括以下幾點：1.電子信息的系統性能。電子信息檔案的管理人員和檔案的應用人員，是站在兩個角度看待電子信息系統的。這就使得檔案的應用人員對于信息系統的性能和管理人員的看法不一致，而檔案管理人員又無法了解到具體使用的性能問題，使得系統的應用性能受到影響。即使有檔案應用人員反饋到檔案管理部門，檔案管理部門再進行分析處理也需要大量時間，降低了電子信息系統的高效性。而檔案管理部門人員有限，不能安排工作人員進行系統性能問題的調查問卷，這使得電子信息檔案的作用不能全面發揮出來，制約了電子信息檔案的管理建設。2.電子檔案的資料利用。檔案管理人員對于資料的利用情況了解不夠，所以無法及時地建設和完善相關資料，對于一些具有關聯性的資料沒有設置鏈接，使得資源的利用率不高，也致使電子信息檔案的優勢沒有有效發揮。3.檔案應用人員對于電子信息檔案的要求。電子信息檔案管理人員對于檔案應用人員的需求了解不夠，檔案應用人員對于系統功能模塊、系統設置以及系統資源的要求，不能有效地反映到檔案管理部門，使得檔案應用人員對于電子信息檔案的建設滿意度不高，不利于電子信息檔案的建設發展。電子信息檔案的使用過程中，還有很多的其他問題，但是由于電子信息系統的設置，使得檔案應用人員無法及時地反饋這些信息；而電子信息管理的工作人員有限，無法對全院的使用人員進行調整跟蹤，促使信息系統的問題不能及時創新改進。只能等待檔案應用人員反饋，再進行調整分析，然后制定解決措施進行處理，這種方式大大延長了解決問題的周期，制約了電子信息檔案系統的發展建設。

（二）醫院電子信息檔案正反饋閉環管理的作用和意義。1.正反饋閉環管理的操作流程。首先，分析醫院電子信息檔案使用過程中的問題。對院內的檔案應用人員進行隨機調查，讓他們提出電子信息檔案使用過程中遇到的問題，或者對電子信息檔案系統的要求或建議，及時了解他們的需求。檔案管理人員再根據調查的資料信息進行篩選，找出做得好和需要改進的地方。針對檔案應用人員不滿意的地方進行歸納分類，分析主要是什么方面的問題。然后，進行反饋整改。檔案管理負責人對每月的調查人數、檔案應用人員不滿意的例數、電子信息系統出現的問題和形成問題的原因進行分析計算。每月定期開展本部門會議，以上個月的隨訪調查信息作參考，對統計信息進行分析比較。然后根據問題產生的原因制定解決措施，技術難點就請專業人員進行解決，盡量縮短解決問題的時間；對于檔案應用人員比較滿意或表揚的方面進行統計，并對相關人員進行表揚。最后，進行跟蹤整改。對于每月、每季度的隨訪調查，都和上月、上季度的結果進行比較，對于達到整改效果的問題就改為常規反饋，沒有達到效果的就繼續深入分析，改進解決措施，直到問題解決。使檔案應用人員提出的問題得到有效解決，提升電子信息系統的滿意度。2.正反饋閉環管理的作用和意義。正反饋閉環管理系統引入到電子信息檔案的管理中，把原來的開放式管理模式改變成閉環的管理系統。PFS 管理模式，在不使用大量人力、物力和資金的情況下，可以快速有效地找到電子信息檔案管理的不足之處，并迅速根據問題制定解決方針，科學合理地解決問題。PFS管理模式的運用，可以有效提高電子信息檔案質量，提高工作效率，促使電子信息檔案的管理更加高效。醫院電子信息系統的建設和運用，對醫院的內部管理和經營發展具有重大意義。但是電子信息系統的使用過程中，缺乏科學合理的管理模式，對于系統運行中的問題不能及時發現和解決，所以影響了電子信息系統的質量和效益。PFS管理系統就能很好地解決這些問題，它的反饋及時，而且能有效跟蹤，對于信息系統的使用問題能更全面反映到檔案管理部門，比如電子信息資源不夠全面、關聯性不夠等，這一類非技術性的問題，對電子信息系統影響很大，但是檔案應用人員又不好上報；PFS管理就能把所有的問題都快速反饋回去，使得檔案應用人員的問題更高效地解決，完善了電子信息檔案的管理制度，促進電子信息檔案的建設和發展。

四、結語

綜上所述，醫院電子信息檔案管理關系到醫院管理工作的整體水平，并對醫院各項工作的開展具有十分重要的影響。而醫院電子信息檔案PFS管理模式能夠改善管理系統功能，提高管理效率，增強醫院內部凝聚力和競爭動力，從而提高電子信息檔案工作質量，促進醫院的良性發展，具有良好的推廣價值。

【參考文獻】

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