新時期職業學院檔案管理工作創新研究

摘要：新時期對職業學院檔案管理工作提出了全新的要求，此時就需要職業學院從自身的實際情況出發，來探究檔案管理工作創新的相關措施，從而更好地提高檔案管理工作效率，提高職業學院管理水平。本文將會從職業學院檔案管理的意義及特點出發，來對職業學院檔案管理工作創新的基本策略進行介紹，為職業學院的發展奠定良好的基礎。

關鍵詞：新時期；職業學院；檔案管理工作；創新策略

檔案工作屬于一項系統性的工作，其能夠最客觀、最直接、最真實地對經濟、社會、文化和政治情況給予反映。而職業學院的檔案主要包括教學檔案、文書檔案、基建設備檔案和學籍檔案等多個部分的內容，通過開展職業學院檔案管理工作不僅可以更好地推動職業學院管理工作的開展，而且還可以為學生的學習、生活奠定良好的基礎，更好地滿足新時期教育事業的發展需求。

一、 職業學院檔案管理工作概述

1. 檔案管理工作的重要性

通常情況下，檔案管理工作不僅具有查考憑證的作用，而且還具有一定的參考依據作用。同時，檔案管理工作也是宣傳教育的形象素材，科學研究的重要資料，權益維護所必需的法律證書。這里所提及的職業學院檔案管理通常是管理學生的學籍檔案，對學生的整個學習過程進行全面的記錄，這些內容對社會、學校和個人來說都是非常重要的。檔案管理屬于職業學院日常管理工作的重要組成部分，檔案管理水平的高低將會直接決定學校管理水平的高低。因此，科學、合理的檔案管理工作，不僅能夠使學生更好地融入社會之中，而且還可以更好地推動職業學院的發展。

2. 檔案管理的特點

與其他普通高校相比，職業學院在生源、學制、學生培養等方面存在明顯的差異性。職業學院所開展的檔案管理工作，不僅包含高校檔案管理的基本特點，而且還涉及其他方面的特點。如學生學業程度存在差異性、學生入學渠道廣，從而導致檔案內容存在較大的差異，且檔案來源廣，對檔案管理人員的綜合能力水平提出了較高的要求。實際上，檔案管理的周期一般為2-3年，因此在對檔案內容進行收集和整理的過程中要具備針對性和時效性，以更好地提高職業學院檔案管理工作的效率。

二、 新時期職業學院規范檔案管理創新策略

1. 構建科學發展理念，促進檔案管理工作創新：對于職業學院而言，檔案管理工作的開展，主要是為了使職業學院的教師和學生獲得更好的發展機會，從而使學生的整體素質和教師的教學水平得到有效的提升。要想更好地推動職業學院規范檔案管理創新，就需要構建科學發展理念，將各個院系和部門的檔案進行系統的歸納和整理，這樣不僅可以有效提高師生對于檔案管理的重視，而且還可以有效提高檔案管理工作的效率，促進檔案管理工作的創新。職業學院所開展的各項管理工作中，既要對各項科研工作給予高度的重視，又要對檔案管理工作給予重視，并把各個方面、各個環節的工作有效地協調在一起，從而推動職業學院檔案管理的有效創新，提高檔案管理工作的效率。

2. 創新檔案管理工作模式：在職業學院發展過程中，傳統的檔案管理工作存在或多或少的缺陷和不足，要想更好地滿足新時期發展需求，就需要職業學院對檔案管理工作模式進行大膽的創新，在檔案管理的現代化、信息化、服務化方面下功夫，構建一套管理科學、反應敏捷、運行靈活的管理體制，以更好地推動檔案管理工作朝著多元化、社會化和高效化的方向發展。同時，還需要培養師生的參與和互動意識，并圍繞職業學院的實際情況來開展檔案管理工作，以更好的滿足職業學院、教師和學生對檔案信息的需求，從而有效提高檔案管理工作的效率，推動職業學院更好、更快的發展。職業學院為了更好地適應新時期的發展需求，則需要創新現有的檔案管理工作模式，可以對一些具體操作手段和檔案工作管理環節進行創新，如工作手段的創新，立卷改革，立卷歸檔周期的縮短，立卷部門的創立等。

3. 創新服務型檔案管理部門：新時期，檔案管理部門要擺脫傳統等人來找的工作狀態，嘗試著去主動出擊，并積極地參與到職業學院的各項活動之中，為其提供有效的信息，從而確保職業學院檔案管理工作的順利進行。在校園文化建設過程中，還需要檔案管理部門發揮其豐富文化資源的優勢，以更好地服務于校園文化建設。通過對校園歷史資料進行收集、分析和整理，來開展校園文化專題展，這樣可以有效提高全校師生的集體榮譽感和文化底蘊。在職業學院檔案管理過程中，服務型檔案管理部門還可以通過開設優秀學生先進事跡檔案、名師檔案等宣傳活動，來提高職業學院師生對檔案建設的重視。學生的檔案是職業學院檔案管理工作的重點，而且也會對學生日后的就業產生一定的影響，此時就需要對職業學院檔案管理部門進行創新，為廣大師生提供更加周到、全面的服務，以促進學生的全面發展，提高學生的綜合素質水平，使他們成為社會發展所需要的專業型人才。

4. 創新和完善檔案管理制度：（1）補充和完善各項檔案管理規章制度。作為職業學院，在進行檔案管理工作創新的過程中，要根據本校的實際情況來對現有的檔案管理規章制度進行針對性、系統性的補充和完善，并根據《高等學校檔案管理辦法》中所提出的相關要求，來對檔案管理辦法和實施細則進行制定，其是確保檔案管理工作得以順利進行的關鍵，以更好地滿足新時期的發展需求。（2）構建復合型綜合檔案館。在經濟社會快速發展過程中，要根據職業學院自身的特點，來構建一套多元化、復合型的綜合檔案館，樹立大檔案意識，優化檔案資源結構，建立社會化檔案館，以更好地滿足綜合檔案館今后的發展方向。通常情況下，復合型綜合檔案館屬于傳統檔案館發展的延續，其是在傳統檔案館的基礎上，依托現代技術來使數字檔案館融合、并存、內聯、共生的統一整體。復合型檔案館即傳統檔案館與數字檔案館為一體，更好的滿足新時期發展需求。

三、 結束語

綜上所述，檔案管理工作屬于職業學院管理體系中比較重要的組成部分，是推動職業學院發展壯大的關鍵，是確保職業學院高效、有序推進的前提。因此，為了更好的滿足新時期發展需求，則需要從職業學院的實際情況出發，來對檔案管理工作進行創新，以更好地發揮檔案管理工作的重要性。

參考文獻：

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作者簡介：王澤利，山東省濱州市，魯中高級技工學校；山東省濱州市，魯中中等專業學校。